Inköp och upphandlingar planeras noggrant. Du behöver exempelvis veta hur stor åtgång det är på den produkt eller tjänst som ska köpas in. Därför behöver du samarbeta med andra avdelningar, som produktions- eller försäljningsavdelningar och upphandlare med olika enheter inom en kommun eller myndighet. Inköpsprocessen inom handel och industri till exempel är numera ofta automatiserad i alla detaljer från urval och inköp till lagerhållning.
Som inköpare och upphandlare ansvarar du för att välja leverantör utifrån de upphandlingsregler som gäller för verksamheten. Numera är handeln mer global och leverantörerna i många sammanhang kan finnas över hela världen. Där spelar transportavstånden in. Som inköpare har du kontakt med befintliga leverantörer och söker nya. I arbetet ingår att utvärdera leverantörerna, utifrån kvalitet, pris och ofta miljöaspekterna i produktion och transport. Du följer också upp och utvärderar tidigare avtal. När analysen av behovet är klar och du vet vilka leverantörer som är aktuella är det dags att begära in offerter eller anbud.
I dessa beskriver leverantören produkten eller tjänsten, priset och villkor för hur den ska levereras och betalas. Inom storskalig verksamhet görs beräkningar av data automatiskt med hjälp av AI baserad teknik så att inköparen kan fatta ekonomiskt optimala beslut. Efter utvärdering av offerterna eller anbuden beslutas vilken eller vilka leverantörer som ska anlitas och skriver avtal med dem. Innan avtalen skrivs är det vanligt med förhandlingar om exempelvis pris och leveransvillkor.
Inköpare eller upphandlare i offentlig sektor måste ta särskild hänsyn till att arbetet styrs av flera lagar, till exempel lagen om offentlig upphandling (LOU), som reglerar hur en upphandling ska gå till.
I storskalig handel samordnar aktörer gemensamma upphandlingar och inköpsnätverk där flera går samman för förmånligare avtal.
.
