Så hanterar vi dina personuppgifter

Vi på Arbetsförmedlingen vill att du ska känna dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Denna sida är till för att ge dig övergripande information om vad vi gör med dina personuppgifter. Här kan du bland annat läsa om vad en personuppgift är, på vilket sätt vi behandlar dem och vilka rättigheter du har.

Allmänt om personuppgifter

Personuppgifter är all information som på något vis kan kopplas till en person som är i livet. Det kan röra sig om namn och personnummer men även uppgifter som endast indirekt kan kopplas till en person såsom användarnamn, folkbokföringsadress och IP-nummer.

Vi behandlar personuppgifter för olika ändamål och i olika delar av vår verksamhet. Det behöver vi göra för att kunna fullgöra vårt uppdrag att förmedla arbeten men även för att efterleva vår roll som myndighet och arbetsgivare. Arbetsförmedlingen, såsom personuppgiftsansvarig, är ansvarig för att hantera dina personuppgifter på ett korrekt sätt och i enlighet med lagar och förordningar.

Personuppgifterna som behandlas hos oss hanteras i enlighet med Dataskyddsförordningen och lag med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Reglerna innebär ett förstärkt skydd för dig som privatperson när myndigheter och företag behandlar dina personuppgifter. Vår behandling av personuppgifter är även reglerat i en lag och förordning som bara gäller Arbetsförmedlingen. De brukar kallas för registerlagstiftning.

Dataskyddsförordningen (imy.se)

Lag med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (riksdagen.se)

Lag (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten (riksdagen.se)

Förordning (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten (riksdagen.se)

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (riksdagen.se)

När, hur och varför vi behandlar dina personuppgifter

För att vi ska få behandla personuppgifter så krävs det att det finns en så kallad rättslig grund. En rättslig grund finns till exempel när behandlingen sker inom vår myndighetsutövning eller när vi utför uppgifter av allmänt intresse. Vi behandlar majoriteten av personuppgifter under denna rättsliga grund. Men vi kan även behandla personuppgifter om det finns rättsliga krav eller avtal med den registrerade som kräver behandling av personuppgifter.

Vi behandlar bara personuppgifter för särskilda ändamål. Vi behandlar arbetsgivare, arbetssökande, leverantörer samt anställdas personuppgifter bland annat för att vi ska kunna handlägga ärenden, utvärdera vår verksamhet, bedriva tillsyn och på annat sätt utöva vår arbetsmarknadspolitiska verksamhet. Vi kan även behandla personuppgifter av samhällsnyttiga anledningar såsom arkivändamål av allmänt intresse, statistiska eller historiska forskningsändamål.

Nedan beskrivs hur vi behandlar dina personuppgifter i några vanliga situationer.

Arbetsförmedlingen säkerställer att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Du bestämmer själv, tillsammans med oss, vilka uppgifter om dig som får lämnas till andra aktörer. Det är enbart särskilt utsedda handläggare på Arbetsförmedlingen som hanterar dina personuppgifter när du har skydd.

För att kunna arbeta effektivt och säkerställa att du som söker arbete får bäst anpassad hjälp så använder vi oss av arbetssökandes personuppgifter för att utföra så kallad profilering. Profilering innebär en form av automatisk behandling av personuppgifter för att bedöma och förutsäga vissa personliga egenskaper om en individ. Vi använder oss av profilering i syfte att hjälpa våra arbetsförmedlare att bedöma vilken insats som passar bäst för en viss arbetssökande.

Denna behandling sker enligt den rättsliga grunden allmänt intresse och/eller som ett led i vår myndighetsutövning.

Bedömning och profilering

För att vi ska kunna handlägga ett ärende så behöver vi behandla vissa personuppgifter. Personuppgifter inhämtar vi oftast direkt från dig via t.ex. inskrivning eller aktivitetsrapportering. Vid inskrivningen efterfrågar vi vissa personuppgifter, till exempel namn, personnummer och folkbokföringsadress. Men vi behöver även behandla uppgifter som rör din möjlighet till att få ett arbete såsom utbildning, kompetenser, arbetslivserfarenhet och andra uppgifter som har betydelse för ditt ärende. Vi behandlar även uppgifter som rör vilka aktiviteten du som arbetssökande genomfört för att komma närmre ett arbete såsom antal sökta arbeten och deltagande i aktiviteter. Vi får även behandla de personuppgifter som behövs för den ersättning som du får eller som behövs för de program eller insatser som du tar del av. Detta innebär att de personuppgifter som behandlas varierar beroende på din specifika situation.

Denna behandling sker enligt den rättsliga grunden allmänt intresse och/eller som ett led i vår myndighetsutövning.

Vi har en skyldighet att se till att ersättningar och andra typer av insatser endast betalas till de arbetssökande och arbetsgivare som uppfyller kraven för den aktuella insatsen, samt till fristående aktörer som har fullgjort sina skyldigheter enligt avtal med Arbetsförmedlingen och enligt lag. Detta innebär bland annat att vi granskar avvikelser och aktivitetsrapporter för att motverka felaktiga utbetalningar. Vi kontrollerar även löpande uppgifter om arbetsgivare och fristående aktörer, samt deras funktionärer för att göra riskbedömningar och säkerställa att stöd utgår från korrekta grunder och till rätt mottagare.

Denna behandling sker enligt den rättsliga grunden allmänt intresse och/eller som ett led i vår myndighetsutövning.

När vi hanterar fakturor för våra leverantörer använder vi personuppgifter i vissa fall. När det gäller fakturor som avser köpta tjänster utförda av en specifik person kan vi behöva registrera och lagra personnamn i vårt ekonomisystem.

För olika former av utbetalningar och skuldhanteringsärenden registrerar vi kunduppgifter som även omfattar privatpersoner om bolaget är en enskild firma. I vår programverksamhet, där du som programdeltagare är den formella kunden, förekommer inga personuppgifter om dig i vårt ekonomisystem.

Vi använder personuppgifter för att framställa avidentifierad statistik. Detta innebär att vi sparar dina uppgifter på ett särskilt ställe, och använder dessa personuppgifter för att ta fram statistik där din identitet inte röjs. Vi använder denna avidentifierade statistik för bland annat planering, redovisning av resultat till regeringen och för att utvärdera vår verksamhet.

Denna behandling sker enligt den rättsliga grunden allmänt intresse och/eller som ett led i vår myndighetsutövning.

När du loggar in på Mina sidor för att ta del av våra elektroniska tjänster behandlar vi dina personuppgifter på liknande vis som vid en fysisk identitetskontroll. Vi behandlar ditt namn och personnummer i samband med inloggning och signering för att kontrollera att din e-legitimation är äkta och gällande.

Denna behandling sker enligt den rättsliga grunden allmänt intresse och/eller som ett led i vår myndighetsutövning.

Arbetsförmedlingen kommer att använda dina personuppgifter för att utforma och skicka målgruppsanpassad information till dig. Det är information som vi tror att du kan vara intresserad av.

De uppgifter vi använder oss av kan exempelvis vara bostadsort, födelsedatum, tidpunkter, händelser och innehåll i kontakter med Arbetsförmedlingen och leverantörer som utför arbetsmarknadspolitiska insatser på uppdrag av Arbetsförmedlingen. Är du arbetsgivare använder vi oss av företrädarens e-postadress, län där företaget är verksamt, bransch/SNI-kod, antal anställda samt organisationsnummer. Vi samlar också in och använder information om hur du har öppnat meddelandet och klickat på bifogade länkar.

När du kontaktar oss så behandlar vi de uppgifter du lämnar för att kunna ge dig den hjälp du efterfrågar. Detta innebär bland annat att vi behandlar dina kontaktuppgifter såsom telefonnummer eller mail du kontaktar oss ifrån och IP-nummer för de fall du kontaktar oss via chattfunktionen. Om identifiering krävs, så behöver vi även behandla de personuppgifter som behövs för att säkerställa din identitet. Beroende på vilken kontaktväg du väljer så kan du få fråga om du vill delta i en frivillig utvärdering efter din kontakt med oss.

Denna behandling sker enligt den rättsliga grunden allmänt intresse och/eller som ett led i vår myndighetsutövning.

Så hanterar vi personuppgifter när du kontaktar oss

Vi använder kakor på arbetsformedlingen.se för att förbättra webbplatsen för dig som besökare. En kaka är en liten textfil som lagras på din dator och innehåller information om hur du använder vår hemsida. Vi använder sedan ett program för att visa information om hur besökare använder webbplatsen, för att kunna utveckla vår webbplats och våra tjänster.

Din data är alltid anonymiserad

För att kunna analysera besökares användning av vår webbplats behandlar vi besökarens IP-nummer. Den data som samlas in är anonymiserad så att man aldrig ska kunna identifiera en enskild individ. Vi delar heller aldrig med oss av denna data till tredje part. Alla tjänster som används för datainsamling är driftade i miljöer inom Sveriges gränser och som är dedikerade till Arbetsförmedlingen. Denna behandling sker enligt den rättsliga grunden allmänt intresse och/eller som ett led i vår myndighetsutövning.

Om kakor och hur du stänger av dessa

Vi behandlar dina personuppgifter i rekryteringsprocessen för att kunna genomföra en korrekt och effektiv rekrytering. De personuppgifter vi behandlar är de som du själv lämnar i din ansökan, antecknas vid intervjutillfällena och resultat från tester (testresultat). För att du ska kunna söka jobb hos Arbetsförmedlingen måste vi behandla dina personuppgifter. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss kan vi inte ta emot din ansökan. Behandlingen av dina personuppgifter i en rekrytering är nödvändig av två skäl. Dels för att bedöma din förtjänst och skicklighet, dels för att leva upp till kraven på offentlig rekrytering, enligt lagen om offentlig anställning, som Arbetsförmedlingen är skyldig att leva upp till. Arbetsförmedlingen hanterar således dina personuppgifter på den rättsliga grunden ”allmänt intresse”.

Arbetsförmedlingen är enligt offentlighetsprincipen skyldig att bevara handlingar som kommer in till myndigheten i ett rekryteringsärende. Handlingarna bevaras i 24 månader. Om du söker andra jobb hos oss inom sex månader kan vi komma att återanvända testresultatet vi har om dig från tidigare rekrytering eftersom problemlösningsförmåga och personlighet är egenskaper som visat sig vara relativt stabila över tid och för att förhindra eventuella träningseffekter och för att öka träffsäkerheten.

Med fyra undantag kommer vi inte att skicka dina personuppgifter till någon annan organisation under rekryteringsprocessen. Dina personuppgifter kommer att finnas hos Varbi som levererar vårt rekryteringssystem, Aon´Assessment Solutions som är leverantör av testverktyg, Refapp som är leverantör av referenstagningsverktyg samt Realcruit som är leverantör av mätningsverktyg för kandidatupplevelse. Inget av dessa företag har rätt att föra dina personuppgifter vidare.

Mer information om vår rekryteringsprocess finns under länken nedan.

Vår rekryteringsprocess

Var dina personuppgifter kommer ifrån och vilka vi delar dem med

De flesta uppgifter samlar vi in direkt från dig som registrerad. Detta sker till exempel vid inskrivningen eller aktivitetsrapportering. Ibland får vi uppgifter om dig från andra aktörer. Vi tar till exempel del av folkbokföringsuppgifter från Skatteverket och uppgifter om närvaro på inplanerade aktiviteter från våra kompletterande aktörer.

I vissa fall behöver vi dela dina personuppgifter med andra aktörer. Ibland så sker det för att vår verksamhet ska kunna bedrivas på bästa sätt. Men ibland så delar vi personuppgifter om uppgifterna behövs i mottagarens verksamhet. Detta gäller för vissa uppräknade aktörer, nämligen:

  • Försäkringskassan
  • Centrala studiestödsnämnden
  • Arbetslöshetskassor
  • Skatteverket
  • Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen
  • Kronofogdemyndigheten
  • Socialnämnder
  • Migrationsverket
  • Våra kompletterande aktörer

Vi behöver även dela uppgifter med andra aktörer om vi är skyldiga att göra det enligt lag. Detta gäller främst mot andra myndigheter.

Eftersom vi är en myndighet så är vi också skyldiga att följa offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att Arbetsförmedlingen måste lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar om någon begär att få se dem om uppgifterna är offentliga. Om uppgifterna omfattas av sekretess kommer Arbetsförmedlingen inte att lämna ut dem Sekretessen styrs av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I Arbetsförmedlingens verksamhet gäller bestämmelserna i 28 kapitlet, 11, 12 och 12a §§.

Så här länge sparas dina personuppgifter

De personuppgifter som vi behandlar ingår ofta i allmänna handlingar. Detta innebär att vi i många fall, enligt lag, måste bevara personuppgifter i viss utsatt tid. I huvudsak så ska arbetssökandes personuppgifter och handlingar som innehåller personuppgifter om arbetssökande tas bort ur våra datasystem senast tre år efter att ärendet avslutats. Härefter så separeras personuppgifterna och kan användas för framtagande av statistik i ytterligare tio år. Allmänna handlingar om arbetssökande ska sedan, enligt lag, arkiveras i syfte att användas för framtida forskning och görs då oåtkomliga för Arbetsförmedlingens handläggare.

Dina rättigheter

Dina rättigheter enligt detta kapitel rör bara behandling av personuppgifter. Vill ta del av en allmän handling så använder du istället nedanstående formulär. Är du inte nöjd med ett beslut du har fått från oss eller har du andra synpunkter kring vår handläggning eller verksamhet så kan du kontakta oss på länken nedan.

Formulär för att ta del av allmän handling

Synpunkt på vår verksamhet

Begäran om registerutdrag

Du som är registrerad har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar och varför vi behandlar dessa. Denna information får du genom ett så kallat registerutdrag. Utdraget får du normalt inom en månad efter du frågar om det.

Rätt till rättelse och komplettering

Om du anser att vi registrerat felaktiga personuppgifter om dig kan du vända dig till oss för att få dessa uppgifter rättade. Det innebär också att du har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. Innehållet i färdiga allmänna handlingar kan som huvudregel inte ändras, men vi gör alltid en prövning i det individuella fallet.

Rätt till radering

Du som är registrerad har i vissa begränsade fall rätt att få dina personuppgifter borttagna ur våra register. Denna rättighet gäller endast i vissa enskilda fall när uppgifter till exempel behandlats olagligt eller när radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet. Innehållet i färdiga allmänna handlingar kan som huvudregel inte raderas, men vi gör alltid en prövning i det individuella fallet.

Rätt till begränsning av behandling

Du kan i vissa fall ha rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. I sådana fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

Rätt att göra invändningar

Om vi behandlar dina personuppgifter kan du i vissa fall invända mot behandlingen. Rätten att invända gäller, till exempel, när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse som ett led i myndighetsutövning eller när profilering sker. Men, rätten att göra invändningar gäller inte vid behandling som är tillåten enligt våra registerförfattningar.

Lag (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten (riksdagen.se)

Rätt till dataportabilitet

Du som har lämnat dina personuppgifter har i vissa fall rätt att få ut och använda dessa personuppgifter på annat håll till exempel i en annan social medietjänst. Vi kan vara skyldig att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter när det är tekniskt möjligt. En förutsättning är att vi behandlar personuppgifterna med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal som ingåtts med dig.

Begär radering, registerutdrag, rättelse eller information om personuppgifter

Om du har synpunkter eller klagomål kring vår behandling

Kontakta vårt dataskyddsombud

Om du har frågor eller synpunkter på vår personuppgiftsbehandling kan du kontakta vårt dataskyddsombud. Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.

E-postadress: dataskyddsombud@arbetsformedlingen.se
Telefon: 0771-60 00 00
Besöksadress: Elektrogatan 4, Solna
Postadress:
Arbetsförmedlingen
Dataskyddsombud
113 99 Stockholm

Kontakta Integritetsskyddsmyndigheten

Du kan även kontakta Integritetsskyddsmyndigheten för att lämna in ett klagomål, om du har synpunkter eller är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter.

Kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se)