Mall och handledning för överenskommelser

I samarbete med Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har Arbetsförmedlingen tagit fram en mall och handledning för överenskommelser mellan myndigheten och kommuner.

Skapa goda förutsättningar

Tillsammans verkar vi för att alla ska ha en långsiktigt varaktig försörjning och sysselsättning och att arbetsgivare har tillgång till rätt kompetens. Syftet är att skapa goda förutsättningar för samverkan.

Arbetsförmedlingen arbetar tillsammans med kommuner, arbetsgivare, leverantörer och andra samverkansparter. Transparens och förutsägbarhet i arbetet ska förbättra förutsättningarna för de olika aktörerna. En ökad tydlighet och enhetlighet ska ge förutsättningar för detta.

Mall för överenskommelse

Arbetsförmedlingen ansvarar för att initiera och samordna arbetet med att teckna en överenskommelse. Mallen för överenskommelse om samverkan kan laddas ner i förväg.

Mall för överenskommelse mellan kommun och Arbetsförmedlingen Word, 106 kB.

Handledning

För att stödja arbetet finns en handledning för processen att utveckla en överenskommelse.

Framtagande av överenskommelse

Denna handledning är till för kommuner och Arbetsförmedlingsenheter som ska teckna en överenskommelse om samverkan enligt framtagen mall. Överenskommelsen syftar till att påskynda individers etablering på arbetsmarknaden med utgångspunkt i regionala och/eller lokala rekryteringsbehov för att främja kompetensförsörjning och tillväxt.

Samverkan ska bygga på en samlad överenskommelse.

Överenskommelsen ska utgöra grunden för samverkan mellan parterna utifrån respektive parts uppdrag. Överenskommelsen ska tydliggöra ansvarsfördelning, roller, rutiner och gemensamma insatser och processer mellan Arbetsförmedlingen och kommun. Överenskommelsen ska vara ett stöd för både det strategiska och operativa gemensamma arbetet för såväl kommuner som Arbetsförmedlingen. Att utarbeta en överenskommelse mellan kommuner och Arbetsförmedlingen är ett processinriktat arbete som behöver ske gemensamt. Samverkan förutsätts bedrivas inom ramen för ordinarie verksamhet och med utgångspunkt i parternas ansvarsområden och uppdrag. Bygg gärna vidare på etablerade strukturer för samverkan.

Arbetsförmedlingen ansvarar för att initiera och samordna arbetet kring att teckna en överenskommelse. För kommuner är det frivilligt. Arbetsförmedlingen och kommunerna är jämbördiga parter i arbetet med att ta fram de lokala överenskommelserna.

Mallen för överenskommelse

Handledningens avsnitt återspeglar avsnitten i den framtagna mallen för en överenskommelse. Denna överenskommelse ska ersätta andra, mer avgränsade dokument. På så sätt tydliggörs hela samverkan i ett dokument. Det går bra att lägga till ytterligare innehåll eller avsnitt. Parterna lokalt bestämmer också hur detaljerad överenskommelse ska vara och om man vill bifoga bilagor.

Framtagandet av mall för överenskommelse och handledning har skett gemensamt mellan Arbetsförmedlingen, Sveriges Kommuner och Regioner och Delegationen för unga och nyanlända till arbete.

Process för utarbetande av överenskommelse

Nedan redovisas vilka moment som utarbetandet av överenskommelsen bör innehålla. Varje moment beskrivs sedan mer detaljerat.

Skapa en gemensam plattform för samverkan
Fastställa målgrupper för samverkan (arbetsgivare och arbetssökande)
Sätta mål utifrån målgrupper
Fastställa organisation för samverkan utifrån identifierad målgrupp-/er och satta mål
Fastställa hur själva genomförandet av det operativa arbetet ska se ut.
Fastställa hur uppföljning ska ske
Skriva under överenskommelsen

Gemensam grund inför samverkan

Det är viktigt att utarbetandet av en överenskommelse inleds med ett arbete som syftar till att öka kunskapen och den ömsesidiga förståelsen för respektive parts förutsättningar att delta i samverkan. Det kan ske i form av exempelvis en gemensam workshop där respektive part går igenom de mest väsentliga delarna som påverkar hur och vad samverkan kan formas kring. Grupper att särskilt beakta i diskussionen:

arbetssökande som uppbär ekonomiskt bistånd
långtidsarbetslösa
arbetssökande med behov av utbildning
nyanlända i etableringsprogrammet
unga som varken arbetar eller studerar
unga med funktionsnedsättning.

Frågor som bör besvaras i arbetet med gemensam grund:

Hur ser regelverk, uppdrag och annan verksamhetsstyrning ut som ger anledning till att samverka?
Hur ser våra ansvarsområden ut?
Vilka hinder finns och vad behöver hanteras gemensamt?
Vad ger uppdragen för förutsättningar och utrymme för samverkan?
Hur ser resurstillgången ut för respektive uppdrag på kort och lång sikt?
Vad har vi för ambitionsnivå i vår gemensamma samverkan? Vad ska inkluderas i samverkan och vad ska inte inkluderas?
Hur ser våra förväntningar ut på varandra i ett gemensamt samverkansarbete?
Hur ser vår strategiska och operativa samverkan ut idag?

Kartläggning

En gemensam nulägesbild av målgrupper och målgruppernas behov är viktig för att överenskommelsen ska fungera som en grund i samverkan. Målgrupperna och deras behov behöver därför kartläggas. Nedan ges en beskrivning av vilka perspektiv som bör belysas i en kartläggning.

I handledningens avsnitt 3, 5 och 6 finns exempel på frågeställningar som kan användas när nulägesbilden analyseras. Kartläggningen behöver inte finnas med i överenskommelsen. Det kan vara bra att dokumentera underlag som använts i kartläggningen. Det kan underlätta kommande arbete.

Sökandesammansättning

Ta fram en gemensam bild av sökandesammansättningen, gruppers behov och förutsättningar för de målgrupper som samverkan omfattar. Utgå till exempel från nedanstående:

ålder, kön, utbildningsnivå och utbildningsbehov, arbetslivserfarenhet, avstånd till arbetsmarknaden, språkkunskaper, funktionsnedsättning/ohälsa, utrikes/inrikes födda, ekonomiskt bistånd, deltar i arbetsmarknadspolitiskt program samt om de tillhör särskilda uppdrag som lyfts fram under avsnittet Gemensam grund ovan.

För att få en helhetsbild är det nödvändigt att statistik och information används från bägge parter. Information om arbetssökande kan tas fram från Arbetsförmedlingens statistik. Informationen behöver också kompletteras med statistik och information från kommunen om individer som uppbär ekonomiskt bistånd, kommunens aktivitetsansvar, eventuellt även uppgifter om utbildning från både gymnasieskolan och den kommunala vuxenutbildningen.

Kompetensförsörjning och arbetsgivararbete

För att möta arbetsgivarnas behov är det viktigt att kartlägga och analysera vilken arbetskraft och kompetens som efterfrågas lokalt inom den aktuella arbetsmarknadsregionen. Det utgör grunden i att sammanföra arbetssökande och arbetsgivare. Relevanta underlag för denna analys är Arbetsförmedlingens prognoser, underlag från regional nivå och samordning inom det regionala utvecklingsansvaret, underlag från olika branschorganisationer och statistik om sysselsättning inom branscher från Statistiska centralbyrån. Komplettera gärna med Arbetsförmedlingens lokala och regionala kunskap om arbetsgivare likväl som information från kommunens näringslivsverksamhet. Här kan också kommunen som arbetsgivare bidra med information kring kommunens kompetensförsörjningsbehov.

Båda parters kunskap om arbetssökande och arbetsgivares förutsättningar gör att underlaget blir komplett.

Följande frågor kan vara till hjälp när ni gör kartläggningen:

Hur ser den regionala och lokala, privata och offentliga, arbetsmarknaden ut? Vilka branscher och arbetsgivare är viktiga?
Vilka branscher och arbetsgivare har rekryteringsbehov, på såväl kort som längre sikt? Vilka yrkeskategorier/kompetenser efterfrågas?
Vilka rekryteringsbehov har kommunen, på såväl kort som längre sikt? Vilka yrkeskategorier/kompetenser efterfrågas?
Vilka arbetsgivare finns det samarbete med idag? Kan det samarbetet utvecklas?

Överenskommelsens olika delar

Överenskommelsen innehåller följande delar:

Parter
Syfte
Målgrupper
Målsättningar
Organisering av samverkan
Genomförande av operativ samverkan
Uppföljning
Varaktighet och datum för revidering
Underskrifter

Nedan kommenteras punkt för punkt vad de samverkande parterna ska vara överens om och vad som ska redovisas i överenskommelsen.

1 Parter

Huvudprincipen är att den lokala överenskommelsen tecknas mellan en eller flera kommuner och Arbetsförmedlingen.

Ta hänsyn till om samverkan underlättas av om det är flera kommuner som samverkar med Arbetsförmedlingen inom ramen för en överenskommelse. Det kan också finnas anledning att samordna delar av arbetet med flera kommuner. Ofta finns det pågående flerkommunala samarbeten inom olika områden som också kan ligga till grund för samverkan med Arbetsförmedlingen.

2 Syfte

Alla överenskommelser utgår från följande gemensamma syfte:

Samverkan baserat på en överenskommelse ska påskynda individers etablering i arbetslivet med utgångspunkt i regionala och lokala rekryteringsbehov för att främja kompetensförsörjning och tillväxt.
Samverkan ska ske om de individer som för sin etablering i arbetslivet bedöms ha behov av stöd, insatser och samordnade processer från både kommun och Arbetsförmedlingen. Detta med utgångspunkt i parternas ansvarsområden och uppdrag.
Samverkan ska ske om insatser och stöd till de arbetsgivare som bedöms ha svårt att rekrytera eller vill bredda sin rekryteringsbas.

3 Målgrupper

I överenskommelsen ska uppdelningar av målgrupper ske från behov. Avsikten är att ta utgångspunkt i den arbetssökandes förutsättningar. Målgruppsindelningar utifrån ålder, insats eller arbetsmarknadspolitiskt program överlappar i hög grad när det kommer till individers sammansatta behov.

Individer i behov av stöd, insatser och samordnade processer

Målgrupper för samverkan ska utgå från arbetssökandes förutsättningar och behov av gemensamma insatser för att etablera sig på arbetsmarknaden. Utgångspunkten är de grupper av arbetssökande som räknas upp i avsnittet Gemensam grund inför samverkan, men det kan också handla om individer som inte tillhör dessa grupper men har liknande behov.

När man definierar målgrupper ska man ta hänsyn till både ett jämlikhets- och ett jämställdhetsperspektiv. Fastställda strategier och pågående utvecklingsarbeten är också viktigt att tänka på. Det kan handla om frågor kopplat till socialt utsatta grupper, funktionsnedsatta, våld i nära relationer och strategin för romsk inkludering.

Frågor som kan vara till hjälp i analysen av kartläggningen:

Finns det grupper av arbetssökande som har behov av likande insatser eller stöd för att etablera sig på, eller närma sig, arbetsmarknaden?
Finns det grupper av arbetssökande där samverkan mellan parternas verksamhet är särskilt viktig?

Arbetsgivare och näringsliv

Ett aktivt arbetsgivararbete kan ge förutsättningar för att skapa vägar in i yrken och effektivisera kompetensförsörjningen. Det kan hjälpa arbetsgivare som har utmaningar med kompetensförsörjningen och som är beredda att medverka till att höja kompetensen hos de arbetssökande. Utifrån en kartläggning och analys bedöms hur arbetsgivare ska inkluderas som målgrupp i samverkansarbetet. Former för det gemensamma arbetet identifieras för att upprätthålla och utveckla kontakter och samarbeten med privata och offentliga arbetsgivare. Arbetsgivararbetet kan göras på olika strategiska och operativa nivåer och på flera ställen inom organisationerna.

Frågor som kan vara till hjälp vid analysen av kartläggningen:

Hur matchar behov och förutsättningar hos arbetssökande med kompetens- och rekryteringsbehov hos lokala arbetsgivare?
Vilka arbetsgivare skulle ha nytta av att inleda ett samarbete med Arbetsförmedlingen och kommunerna? Finns det en nationell överenskommelse med arbetsgivaren?
Finns det branscher/arbetsgivare med stora behov av arbetskraft där det finns möjlighet att genom samverkan tillsätta platser med arbetssökande som står långt ifrån arbetsmarknaden (med subvention eller stöd)?
Finns det arbetsgivare med strategisk ställning i branschen som kan bidra i att utveckla branschens kompetensförsörjning?
Finns det branscher med brist på arbetskraft som hindrar tillväxt? Finns dessa brister inom yrken som kräver gymnasial utbildning?
Hur kan vi bidra vid nyetableringar?

4 Målsättningar

Överenskommelsen ska innehålla mål som utgår från kommuners och Arbetsförmedlingens befintliga mål och som är kopplade till överenskommelsens övergripande syfte och målgrupper. Målen ska vara möjliga att följa upp, regelbundet. Ett bra mål kan vara tidsatt på ett, tre eller fem års sikt.

Målen bör också följas upp med hjälp av indikatorer. Indikatorer kan fokusera på genomströmning, övergångar och deltagande i insatser och aktiviteter. Exempelvis om kontaktvägar nyttjas och för väntetider vid påbörjandet av insatser. Indikatorer kan också vara lämpliga för att säkerställa om parterna arbetar i enlighet med överenskommelsen. För att säkerställa en likvärdighet behöver indikatorerna redovisas uppdelat på kön.

5 Organisering av samverkan

En betydelsefull del av överenskommelsen är att skapa förutsättningar för samverkan som är hållbara över tid. Mallen är därför utformad på ett sådant sätt att den möjliggör anpassning efter ändrade förutsättningar till exempel på grund av ändrad politisk styrning. För att åstadkomma en sådan hållbarhet behöver parterna bland annat skapa en struktur för hur samverkansarbetet ska organiseras strategiskt. Med struktur för strategisk samverkan menas forum och utbyten som sätter ramarna för den långsiktiga planeringen av samverkan.

Det är viktigt att ta vara på den samverkan som redan finns och att befintliga strukturer nyttjas så långt det är möjligt. När en ny överenskommelse skrivs eller en befintlig revideras se över befintliga forum för att säkerställa att den nya organisationen täcker in helheten i samverkan. Tänk på att organisera samverkan så att inte parallella strukturer utvecklas. Samverkan ska i huvudsak vara en del av den ordinarie verksamheten, inte något tillfälligt projekt. Beskriv därför följande i er överenskommelse:

Vilka forum som ska finnas, vilka funktioner som deltar, vilka syften forumen har och vilka frågor målgrupper och behov som ska hanteras i respektive forum.

Det är viktigt att ansvariga för i samverkan viktiga verksamheter ingår i forumen. Från Arbetsförmedlingen gäller det ansvariga för myndighetens samverkan och från kommuner ska sakområdena arbetsmarknad, etablering, kommunal vuxenutbildning och ekonomiskt bistånd finnas representerade.
Vilket mandat forumet har och att de som ingår i forumet har ett mandat som möjliggör det. Hur ofta ska grupperna träffas.
Fördelning av ansvar och vilket åtagande respektive part gör.
Beskriva vart respektive part kan vända sig med vilka strategiska frågor, på vilket sätt och i vilka syften.

För att samverkan ska bli så effektiv och ändamålsenlig som möjligt behöver man samordna sig i frågor som ligger inom ramen för samverkan. Då kan det vara till hjälp att beskriva hur man ska utbyta information. Till exempel genom att dokumentera kontaktpersoner eller funktioner för att minska risken för personberoenden. Det kan också underlätta att klargöra hur man delar information internt hos respektive part eller hur samtycke ska inhämtas från målgruppen för att kunna utbyta information. Även andra aktörer kan inkluderas i överenskommelsen även om de inte är en part i den. Det kan till exempel vara bra att beskriva hur dessa aktörer deltar i den lokala samverkan mellan kommun och Arbetsförmedlingen. Om parterna ingår i ett samordningsförbund ska förbundets roll i samverkan beskrivas.

Ett bra sätt att skapa en tydlig struktur för samverkan är att utse en styrgrupp med ansvar för samordning och med beslutsmandat. Styrgruppen delegerar arbetet till arbetsgrupper med ansvar för exempelvis olika målgrupper eller operativ process. Arbetsgrupper kan också skapas under en begränsad tid när tillfälligt behov uppstår.

Exempel på möjlig struktur för organisering av samverkan utifrån styrgrupp och arbetsgrupper.

Leverantörer

I och med reformeringen av Arbetsförmedlingen har de tjänster som utförs av leverantörer förändrats. Det förändrar förutsättningarna för när Arbetsförmedlingen kan ingå i operativa samverkansinsatser utan att involvera leverantörerna. Det finns också många kommuner som i dag har tjänster som utförs av leverantörer. Som en följd av det behöver kommuner och Arbetsförmedlingen i allt högre grad gemensamt samarbeta och samråda med leverantörer.

Arbetsförmedlingen ansvarar för att samordna arbetet mellan myndigheten och dess leverantörer och kommuner. Det ska därför erbjudas mötesforum där kommuner och leverantörer tillsammans med Arbetsförmedlingen kan föra en dialog om samverkan och utbyta information. Forumen ska vara på strategisk nivå i bemärkelsen inriktade på den långsiktiga planeringen av samarbetet. Dessa möten ska syfta till att samtliga parter (kommun, leverantör och Arbetsförmedlingen) gemensamt arbetar fram hur man bedömer att samarbetet kan ske. En del av det kan bestå av att delge information om uppdrag, ansvarsfördelning och kontaktvägar. Det kan också innebära att arbeta fram exempelvis hur kontaktvägar ska utformas. Samtliga parter behöver få komma till tals.

Frågor som kan vara till hjälp i arbetet:

Vad fungerar bra i dagens strategiska samverkan? Vad beror det på? Vilken strategisk samverkan behöver vi förändra?
Har vi strategisk samverkan för de processer och insatser som beskrivs i avsnitt 6?
Fångar den strategiska samverkan de frågor som berör de definierade målgrupperna?
Behöver fler aktörer delta i samverkan för att stötta de olika målgrupperna?
Hur skapar vi fungerande former för dialog mellan leverantörer, kommun och Arbetsförmedlingen?
Vilka leverantörer behöver ingå i våra mötesforum för att ge ett bra stöd till de olika målgrupperna?

6 Genomförande av operativ samverkan

I detta avsnitt i överenskommelsen ska det beskrivas hur den operativa samverkan runt målgrupperna struktureras och genomförs genom processer och insatser.

En operativ process är en struktur av aktiviteter, rutiner, arbetssätt och övergångar där parterna står för olika delar för att stödja individen att få ett arbete och/eller påbörja studier. En process kan också grunda sig i att parterna samordnar information och arbetssätt. En sådan process bidrar till en rättssäker myndighetsutövning hos kommun såväl som Arbetsförmedlingen.

En operativ insats är en specifik aktivitet och kan vara del av en operativ process. Den operativa insatsen kan utföras i egen regi med båda parter eller hos den ena parten. Delar av insatsen kan också ske av utförare i avtalad regi såsom leverantör av en arbetsmarknadspolitisk tjänst eller kurser inom vuxenutbildningen.

De samverkande parterna ska vara överens om hur arbetet kring individerna ska organiseras och samordnas.

Klargör följande i beskrivningen av processer och insatser:

hur och när den arbetssökande involveras
kontaktvägar och informationsutbyten för arbetssökande och parter
hur parterna deltar och medverkar i process eller insats
respektive parts åtagande och ansvarsfördelning
hur insats eller process är kopplad till organisation beskriven i avsnitt 5
om och hur parternas leverantörer deltar.

Arbetet med den operativa samverkan ska ta hänsyn till de grupper som beskrivs i avsnittet Gemensam grund inför samverkan.

Viktiga processer som ska finnas i den operativa samverkan är följande:

Arbetssökande med behov av studier

Många arbetssökande har stort behov av studier i form av grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, både teoretisk och yrkesinriktad, för att etablera sig i arbetslivet. Kommunerna har här en viktig roll som huvudman för kommunal vuxenutbildning. För att underlätta för arbetssökande att påbörja och slutföra utbildning är det viktigt att det finns tydliga överenskomna processer för hur samverkan ska bedrivas för att uppnå detta. Det är viktigt att klargöra hur parternas stöd och tjänster används. Här beskrivs bland annat processen för samverkan om en sammanhållen utbildning för dem som bedöms ingå i utbildningsplikten.

Arbetssökande med behov av en kombination av insatser

Många arbetssökande har behov av en kombination av insatser för att etablera sig i arbetslivet. Tydligt dokumenterade processer över hur insatser från respektive part används kan underlätta arbetet. Det kan handla om delar av yrkespaket, enstaka utbildningsmoduler, kurser, arbetsträning, praktik och olika former av subventionerade anställningar. Det handlar om kedjor av insatser i samverkan så som Intensivåret och Lokala jobbspår.

Arbetsgivare

Kommunen och Arbetsförmedlingen behöver också dokumentera hur och på vilket sätt de arbetar gemensamt med arbetsgivare. Det underlättar för att kunna bidra till en effektiv kompetensförsörjning.

Samråd enligt Socialtjänstlagen i samband med beslut om ekonomiskt bistånd

I samband med att kommunen ska fatta beslut om ekonomiskt bistånd till en individ krävs att viss information inhämtas från Arbetsförmedlingen. Många individer som uppbär eller ansöker om ekonomiskt bistånd (försörjningsstöd) från kommunen är även inskrivna på Arbetsförmedlingen. Kommunen ska i första hand ta in informationen med hjälp av den digitala tjänsten ”SSBTEK/AFLI”. I andra hand ska kommunen inhämta informationen genom samtal med Arbetsförmedlingens myndighetslinje och tjänsten ”Personligt distansmöte”.

De som berörs i denna överenskommelse är arbetssökande som är i fortsatt behov av en samordnad planering eller insatser från bägge parter. Lokala utformningar som anges i överenskommelsen hanterar när ett samråd och samplanering behöver ske utifrån individens behov. Här behöver det också tydliggöras hur eventuella leverantörer ska involveras.

Samordning av etableringsprogrammet

Deltagare i etableringsprogrammet ska ta del av olika insatser som syftar till att underlätta och påskynda deras etablering i arbets- och samhällslivet, varav etablering i arbetslivet faller inom de ovan beskrivna processerna. För insatser för etablering i samhällslivet kan annan form av samordning behövas, och med fler myndigheter.

För att tydliggöra vad som ska beaktas i samverkan av den operativa processen finns ett särskilt stöd framtaget som heter Stöd för samordning av etableringsprogrammet. Stödet är en revidering av det tidigare Metodstöd för lokal överenskommelse om nyanländas etablering. Processen ska fortsatt hanteras som en del av en sammanhängande överenskommelse.

Stödmaterial för samordning inom nyanländas etablering

Frågor som kan vara till hjälp vid utveckling av processer och insatser i den operativa samverkan:

Vilka gemensamma processer och insatser fungerar väl idag? Varför?
Fångar vår beskrivning de uppdrag som vi är ålagda att samverka runt?
Bidrar dessa gemensamma processer och insatser till att nå våra mål?
De gemensamma processer och insatser som beskrivs, fångar de målgruppens behov?

7 Uppföljning

Det är viktigt att den samverkan som beskrivs i överenskommelsen följs upp av parterna. I detta avsnitt ska det beskrivas när, hur och av vem uppföljning av angivna mål sker.

Avstämning om överenskommelsens innehåll ska ske med givna intervaller på strategisk nivå, i regel var fjärde månad.

8 Varaktighet och plan för revidering

Tydliggör aktuell varaktighet för överenskommelsen, normalfallet bör vara tills vidare.

Förutsättningarna för samverkan kommer att påverkas av pågående reformer och förändringar av arbetsmarknadspolitiken. Planera därför för att överenskommelsen revideras vid behov men minst en gång per år. För att underlätta är det bra om uppföljning och uppdatering av överenskommelsen kan samordnas med parternas verksamhetsplanering och återkommande redovisningar.

I samband med revidering bör det genomföras uppdaterade kartläggningar.

Giltighetstiden ska finnas dokumenterad i överenskommelsen. Det ska även framgå när man ska göra avstämningar och uppdateringar.

9 Underskrifter

En överenskommelse ska undertecknas av behöriga företrädare för kommuner och Arbetsförmedlingen.

Bilagor

Om parterna bifogar kartläggningar, fördjupande beskrivningar eller andra dokument till överenskommelsen ska bilagans namn/nummer anges i överenskommelsens huvuddokument.