Arbeten inom administration, telefoni och service

Fysiska krav

Arbetsuppgifterna utförs i huvudsak sittandes eller ståendes och belastar främst nacke, axlar, armar och händer. De fysiska krav som ställs gäller främst grundläggande muskulär uthållighet som krävs vid dagligt skrivbordsarbete med dator och tangentbord. Arbetsuppgifterna kräver finmotorisk förmåga, som att använda fingrar med precision och hastighet. För att det ska vara möjligt krävs stabilitet i hand, fingrar och arm.

Psykiska krav

Arbetsuppgifterna ställer krav på att kunna tolka och dra slutsatser av både muntlig och skriftlig information. Det är därför viktigt att kunna arbeta med flera arbetsuppgifter utan att förlora fokus. Det krävs även förmåga att kunna systematisera, kategorisera och sammanställa information. Kundkontakter utgör arbetsuppgifternas kärna, vilket ställer krav på förmåga att kommunicera muntligt. Arbetsuppgifterna ställer krav på att kunna förstå vad andra människor avser i sin kommunikation samtidigt som det krävs förmåga att kunna informera andra eller svara på konkreta frågor på ett adekvat och lättförståeligt sätt även i pressade situationer. Krav ställs även på att skriftligt kunna kommunicera på ett motsvarande sätt. Arbetsförutsättningarna och intensiteten kan se olika ut då arbetsuppgifterna ofta är händelsestyrda. Det ställs krav på förmåga till situationsanpassning och flexibilitet, vilket innebär att yrkesutövaren självständigt kan planera, prioritera, lösa problem som eventuellt uppstår samt fatta beslut. En del kontakter sker med människor som är otrevliga och arga, framför hot eller har stort hjälpbehov. Detta ställer krav på förmåga att reglera impulser, även under pressade förhållanden. Det är viktigt att yrkesutövare bemöter människor på ett serviceinriktat sätt, är emotionellt stabila och har förmåga att kunna fungera lugnt i konfliktfyllda situationer. Arbetsuppgifterna innefattar kontakter och samarbete med kollegor och kunder vilket ställer krav på samarbetsförmåga. Arbetstempot är ofta högt och möjlighet till paus kan vara begränsad, vilket ställer stora krav på att kunna fokusera uppmärksamheten stora delar av arbetsdagen.

Vanliga arbetsuppgifter inom yrkesgruppen

Ekonomiassistenter registrerar, sammanställer och bearbetar data om företags eller organisations ekonomiska transaktioner. Kontrollerar och upprättar underlag för exempelvis fakturor. Sköter och bokför in- och utbetalningar. Informerar om resultat. Sköter momshantering och sammanställer material inför skattedeklarationen. Löne- och personaladministratörer hanterar en mängd olika frågor kring löner och personal, så som löneutbetalningar eller avtalsskrivande. Mycket av arbetet sker i olika löne- eller personalprogram. Backofficepersonal registrerar, avvecklar och kontrollerar affärshändelser inom värdepappers- och valutahandeln. Marknads- och försäljningsassistenter bevakar och bereder marknads- och försäljningsärenden. Sköter administration för marknads- och försäljningsaktiviteter. Kontrollerar och redigerar texter. Bokar utrymme för annonser och kampanjer samt kontrollerar införande med avseende på tidpunkt, innehåll, plats, storlek och form. Sköter samordning mellan reklambyrå och medieföretag. Inköps- och orderassistenter gör beställningar samt kontrollerar varor och fakturor. Granskar offerter och skriver ut inköpsordrar. Sköter leverantörsregister och lagerlistor. Begär in offerter, pris och leverantörsuppgifter. Skolassistenter hanterar personal- och elevregister, diarieföring, arkivering, statistik, posthantering, frånvarohantering och vikarieanskaffning vid förskolor eller skolor. Beställer läromedel och förbrukningsmaterial. Assisterar förskolechef eller rektor samt har mycket kontakter med skolans personal, elever och föräldrar. Arkiv- och biblioteksassistenter förtecknar, sorterar och tar fram arkivhandlingar. Biträder vid katalogisering och registrering av böcker och annat publicerat material. Ordnar och lånar ut böcker, tidskrifter m.m. Biträder besökare vid informationssökning. Sköter bild- och ljudanläggningar. Biträder vid registrering, skötsel och utställning av museiföremål. Övriga kontorsassistenter och sekreterare utför annat kontorsarbete, exempelvis kontrollerar, kompletterar, registrerar, besvarar förfrågningar m.m. Skriver protokoll, brev, tabeller och andra dokument. Gör uträkningar och avstämningar. Resesäljare och trafikassistenter informerar om resor, resmål, logi och evenemang. Förmedlar och säljer resor. Gör upp resplaner och bokar biljetter, hotellrum m.m. Ger passagerarservice på flygplatser samt på färje- och bussterminaler. Kontrollerar färdbevis och registrerar bagage. Kundtjänstpersonal ger råd och information samt besvarar frågor om ett företags eller organisations produkter, tjänster eller policy. Telefonister tar emot och kopplar telefonsamtal. Svarar på frågor, tar emot meddelanden och lämnar besked. Sköter växel samt hänvisnings- och personsökningssystem. Kontorsreceptionister tar emot besökande. Informerar och hänvisar till plats, lokal eller person. Hanterar in- och utpassering.

SSYK och eventuella yrkesbenämningar

Svensk standard för yrkesklassificering (SSYK) är en nomenklatur som beskriver olika yrkesgrupper och dess arbetsuppgifter.

  • Ekonomiassistenter m.fl. SSYK 4111
  • Löne- och personaladministratörer SSYK 4112
  • Backofficepersonal m.fl. SSYK 4113
  • Marknads- och försäljningsassistenter SSYK 4114
  • Inköps- och orderassistenter SSYK 4115
  • Skolassistenter m.fl. SSYK 4116
  • Arkiv- och biblioteksassistenter m.fl. SSYK 4410
  • Övriga kontorsassistenter och sekreterare SSYK 4119
  • Resesäljare och trafikassistenter m.fl. SSYK 4221
  • Kundtjänstpersonal SSYK 4222
  • Telefonister SSYK 4223
  • Kontorsreceptionister SSYK 4225
  • Marknadsundersökare och intervjuare SSYK 4226
  • Telefonförsäljare m.fl. SSYK 5242
  • Supporttekniker, IT SSYK 3512