Att ta referenser

Att ta referenser och ställa rätt frågor kan ge dig de sista svaren du behöver inför anställning av en ny medarbetare.

Vad är referenstagning?

Referenstagning sker oftast sent i anställningsprocessen med den eller de slutkandidat(er) du har valt ut. När du ringer en referens bör du vara lika förberedd och strukturerad som vid anställningsintervjun så förbered dina frågor väl och ställ frågor som utgår från kravprofilen. Frågorna ska kunna ge svar på konkreta exempel på hur kandidaten har utfört sina arbetsuppgifter och hur hen samarbetar med andra. Direkta frågor ger ofta mer konkret information än öppna frågor.

Om du planerar att göra referenstagningen via telefon kan det vara bra att boka en tid med referenspersonerna innan så att de har möjlighet att svara på frågorna i lugn och ro. Du kan även sända över frågorna i förväg så de har möjlighet att förbereda sig.

Glöm inte att anteckna under samtalet och avsätt tid för reflektioner efter varje samtal.

Välj rätt referenser

Omkring tre referenser från olika delar av kandidatens arbetsliv brukar kunna ge en bra bild. Till exempel är det bra att prata med en före detta chef och en eller två kollegor. Ska en chef rekryteras är det bra att hitta en referensperson som tidigare haft hen som chef.

Ring inte bara på referenser som kandidaten har skrivit i sitt cv. Under anställningsintervjun kan du lyssna efter arbetssituationer och projekt kandidaten har jobbat i. Be då kandidaten att få prata med någon som jobbade tätt ihop med kandidaten vid dessa tillfällen.

Ställ rätt frågor till referenspersonerna

Utgå från kravprofilen när du förbereder dina frågor och ställ samma eller liknande frågor till alla referenspersoner.

  • När har ni jobbat ihop och hur länge?
  • Vilka roller hade ni då?
  • Vilka arbetsuppgifter hade kandidaten under den tiden?
  • Vilka resultat uppnådde kandidaten?
  • Hur har kandidaten agerat i olika situationer som är relevanta för tjänsten?
  • Hur bedömer referensen kandidatens nivå i de olika kompetenser som är viktiga för jobbet?

Tänk på det här

  • Samma person som har gjort intervjuerna bör ta referenser – då kan du ställa relevanta frågor som återkopplar till kandidatens svar.
  • Fråga kandidaten om lov – ring aldrig innan du har frågat kandidaten.
  • Ställ inte frågor av personlig karaktär. Frågor om till exempel kön, etnisk tillhörighet, religion, sexuell läggning eller funktionsnedsättning ökar risken för diskriminering.
  • Ställ liknande frågor till samtliga referenser. Om alla säger att X fungerar bra i grupp så stämmer det sannolikt – åtminstone då referenserna arbetade med hen.
  • Försök att ta referenser från personer inte alltför långt bak i tiden, max sju år.