Fakturor och handel

Elektronisk handel

Arbetsförmedlingen arbetar aktivt med att införa och ansluta leverantörer till e-handel. Det gäller myndighetens samtliga inköp av både varor och tjänster. Från beställning till fakturering.

Nedan följer exempel på hur order- och fakturaflöden kan hanteras. Om du har ett avtal med oss så gäller avtalets villkor.

Genom att verka för automatiserade affärsprocesser kan vi gemensamt få en mer effektiv och miljövänlig hantering. Det är även en del av vårt uppdrag enligt förordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Arbetsförmedlingen har stöd för standardiserade affärsprocesser enligt rekommendationer från SFTI och DIGG.

DIGG om e-handel och e-faktura - digg.se

ISFTI - www.sfti.se

Rekommenderad standard för att utväxla elektroniska meddelanden mellan Arbetsförmedlingen och leverantören är PEPPOL bis 3.

Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska inköp som gör e-handel och e-upphandling enklare. Peppol är öppet för alla och finns snart etablerat i hela Europa. Nätverket består av flera delar, bland annat en teknisk infrastruktur, gemensamma meddelandestandarder och en organisation som utvecklar nätverket.

Affärspartnerna (köpare och säljare) ansluter sig till Peppol-nätverket med hjälp av så kallade accesspunkter. Accesspunkterna hittar en affärspart i nätverket genom partens unika elektroniska adress, ett så kallat Peppol-ID.

Mer information finns på Peppols webbsida.

Peppol - digg.se

Peppol, SFTI, SKR - sfti.se (teknisk information om formaten)

Leverantörsportalen

För de leverantörer som inte kan utväxla elektroniska affärsdokument enligt DIGG/SFTI:s rekommendationer erbjuder Arbetsförmedlingen en kostnadsfri leverantörsportal. Arbetsförmedlingen bekostar inte eventuell integration mellan leverantörens affärssystem och leverantörsportalen.

Leverantörsportalen erbjuder leverantörer möjlighet till e-handel genom avrop mot ramavtal eller fristående e-fakturor.

Skicka fakturor via Leverantörsportalen. Så här går det till:

• Registrering för användning av Arbetsförmedlingens leverantörsportal.
  
• Anmälan skickas in för hantering. Vår hanteringstid är 5-7 arbetsdagar.
• Vi mejlar en bekräftelse samt inloggningsuppgifter till leveransportalen.
• Registrera din faktura.

Beställ leverantörsportalen

Betalningsvillkor

Betalning sker senast 30 dagar efter datum för utfärdande, förutsatt att avtalets villkor för leveransgodkännande och rätt till ersättning är uppfyllda.

Faktura- eller påminnelseavgifter får inte debiteras.

Krav på förskottsbetalning får inte ställas.

Eventuell dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen.

Faktureringsvillkor

Fakturan ska för att anses korrekt inkommen vara utfärdad elektroniskt i enlighet med lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling samt i enlighet med nedan ställda krav.

Lagen om e-faktura vid offentlig upphandling  (2018:1277) - riksdagen.se

Fakturan ska märkas enligt aktuell Peppol-standard. Leverantören har ansvar för att märka fakturan med referens i rätt fält.

I första hand ska inköpsordernummer (XXååmmdd-nr) eller abonnemangsnummer (enligt överenskommelse) anges. Saknas detta ska ett femsiffrigt kostnadsställe anges.

Därutöver ska fakturan innehålla:

• Antal och á pris per artikelrad, specificerad, inklusive rad-ID, med kvantitetsenhet som stämmer överens med order
• Omfattning och art av utfört arbete med angivande av tidsåtgång och kompetens,
• Eventuella övriga tillkommande kostnader/inköp med specifikation av varje enskild kostnadspost,
• Datum eller period för leverans av varor eller tjänster,
• Ort för genomförande (enbart i de fall kostnadsställe anges som referens på fakturan),
• Beställares juridiska namn och adress samt kontaktperson,
• Leverantörens juridiska namn, adress samt kontaktperson,
• Leverantörens moms/organisationsnummer,
• Uppgift om F-skatt,
• Fakturanummer,
• Fakturabelopp,
• Datum för utfärdande,
• Förfallodatum,
• Totalt momsbelopp och momssats, samt
• Bank- eller plusgiro.

Vid kreditfaktura ska debetfakturans nummer anges.

Samlingsfaktura får ej förekomma om det inte avtalats specifikt.

På fakturan ska anges kontaktinformation för eventuella frågor kring fakturan.

Leverantören äger inte rätt att överlåta fordran på beställaren till factoringföretag eller någon annan utan beställarens skriftliga godkännande.

Information som riskerar att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska inte anges i elektroniska fakturor. Om sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska finnas, anger beställaren hur informationen ska delges.

Kontakta oss

Via vår e-post kan du få kontakt med oss, gällande frågor om elektronisk handel och elektroniska fakturor:

E-post vid frågor om elektronisk handel och fakturor

Observera att inga pdf-fakturor kan skickas till denna adress då det inte är ett format som vi tar emot.