Leverantör av tolktjänster

Här hittar du som är upphandlad leverantör med ett avtal om att leverera tolktjänster information om hur du administrerar beställda tolkuppdrag.

Processerna i systemstödet – så här gör du

Beställning

Arbetsförmedlingen gör en beställning i systemet som skickas enligt avropsordningen. Du som leverantör bekräftar beställningen i ditt systemstöd (den integrationslösning ni har). Det boknings-id som skapas här är referensen från beställning till utbetalning.

Leverans

Leveransen genomförs enligt beställning.

Inlevereras

Arbetsförmedlingen inlevererar den utförda tjänsten. När inleverans är gjord hos Arbetsförmedlingen skapas en inköpsorder. Inköpsorden är ett stöd till dig i din fakturering. Om order ej skickas kan det exempelvis bero på avbokning från Arbetsförmedlingen eller utebliven tolk.

Utbetalning

Skapa en e-faktura enligt inköpsorder med boknings-id som referens i den fakturalösning du har (PEPPOL-standard) och skicka till Arbetsförmedlingen. Det är viktigt att faktura och inköpsorder stämmer överens.

Arbetsförmedlingens ekonomiavdelning matchar sedan fakturan mot inköpsordern. Stämmer order och faktura överens betalas fakturan ut automatiskt. Finns det avvikelser mellan inköpsorder och faktura hanteras det av Arbetsförmedlingens ekonomiavdelning. Om det finns avvikelser kan du som leverantör komma att bli kontaktad för att rätta eventuella avvikelser.

Mer om administrationen av tolktjänster

  • Beställare av tolk beställer tolktjänst från Arbetsförmedlingens systemstöd. Arbetsförmedlingen skickar bokningsförfrågan via systemstödets API.
  • Om du skickar in en beställningsbekräftelse för sent får du ett felmeddelande från oss.
  • Bekräftar du inte beställningen via systemstödet inom beställningens svarstid kommer den automatiskt gå vidare till nästa leverantör i avropsordningen. Vilken svarstid som gäller finns det information om i ditt avtal.

Vi skickar felmeddelanden när

  • bekräftelsen inkommit för sent, då ser vi den som obesvarad
  • det finns tekniska fel i filen, den avviker från överenskommen mall
  • det finns affärstekniska eller avtalsavvikelser i filen, till exempel att fel språk är angivet.

Ändringar och vite

  • När tolkbeställaren behöver göra en ändring av till exempel språk eller tid för uppdraget avbokas den lagda beställningen av tolkbeställaren och gör en ny med rätt språk eller annan tid.
  • Om du som avtalsleverantör har bekräftat en beställning har du förbundit dig att tillsätta tolk enligt beställningens krav. Om du sedan inte kan genomföra den riskerar du vite. Vite kan även utgå om du skickar en tolk som inte motsvarar kraven. Om en angiven tolk fått förhinder går det däremot bra att skicka en annan som motsvarar de krav som vi har specificerat i beställningen.
  • Du som är leverantör av tjänsten kan korrigera en beställning manuellt eller via integration. Uppstår behov av att skicka en annan tolk än den som först var aktuell för tolktillfället kan du uppdatera din bekräftade beställning med de nya uppgifterna.
  • Vid problem med exempelvis inloggning eller om det inte går att bekräfta en beställning kontakta Arbetsförmedlingens tekniska support, telefonnummer 0771-717 717.
  • Om du råkat ange fel tolk i en bekräftad beställning kan du korrigera det, antingen manuellt eller via XML. Behöver du skicka en annan tolk än den som först var aktuell för tolktillfället kan du uppdatera din bekräftade beställning med de nya uppgifterna.
  • Om du som leverantör har skickat en bekräftelse och ett fel uppstår kommer vi att utreda om du har rätt till ersättning - om du inte fått ett felmeddelande och felet är vårt. Vi utreder även din rätt till ersättning om du har tagit emot en beställning och skickat en bekräftelse inom angivna svarstider, men bekräftelsen inte blivit inläst i KA-Webb.

Reklamation vid kvalitetsbrister i utfört uppdrag

Arbetsförmedlingen reklamerar beställningar när en utförd tjänst inte överensstämmer med vad som är avtalat. Reklamation eller avvikelserapportering på beställd tjänst ska ske omedelbart. Eller senast 30 dagar efter att tjänsten har eller skulle ha genomförts. Leverantören ska inkomma med återkoppling skriftligen senast inom fem arbetsdagar.

Arbetsförmedlingens tekniska support, telefonnummer 0771-717 717.

E-post till ekonomisupporten

Frågor och svar för leverantörer