AFFS 2023:1
Uppgiftsskyldighet för leverantörer, föreskrifter.
Ansvarig utgivare: Anna Middelman
Beslutade: 17 februari 2023
Utkom från trycket 2023-02-20
Inledande bestämmelser
1 § Dessa föreskrifter innehåller bestämmelser om uppgiftsskyldighet enligt 3 § lagen (2000:625) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, för en leverantör som utför arbetsmarknadspolitiska insatser på uppdrag av Arbetsförmedlingen. De uppgifter som enligt föreskrifterna ska lämnas till Arbetsförmedlingen är sådana som myndigheten behöver i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten.
2 § Vad som ingår i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten framgår av 1 § lagen (2000:625) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten och 5 § förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten.
Av 9 § förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten framgår att de arbetsmarknadspolitiska programmen är arbetsmarknadspolitiska insatser. I 9 § anges även de förordningar som innehåller bestämmelser om programmen. Dessa bestämmelser reglerar Arbetsförmedlingens behov av uppgifter rörande en enskild som anvisats till en insats.
Arbetsförmedlingens ansvar och uppgifter inom den arbetsmarknadspolitiska verksamheten framgår av förordningen (2022:811) med instruktion för Arbetsförmedlingen.
3 § Termer och begrepp i dessa föreskrifter används i samma betydelse som i lagen (2000:625) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten och förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten.
När begreppet leverantör används i dessa föreskrifter avses en leverantör som utför arbetsmarknadspolitiska insatser på uppdrag av Arbetsförmedlingen.
När begreppet insats används i dessa föreskrifter avses de arbetsmarknadspolitiska program som anges i 9 § förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten.
4 § Föreskrifterna är indelade efter Arbetsförmedlingen behov av uppgifter från leverantörerna för att kunna göra bästa möjliga bedömning av den enskildes behov och fatta beslut om insatser,
1. kontrollera att den enskilde uppfyller sina skyldigheter för att ha rätt till individersättning och att ta del av insats,
2. fatta beslut om rätt ersättning till en leverantör för utförd tjänst,
3. följa upp och kontrollera att ingångna avtal efterlevs, och
4. följa upp och utvärdera de tjänster som leverantörerna tillhandahåller för att utveckla den arbetsmarknadspolitiska verksamheten.
5 § Mer beskrivande information om de uppgifter en leverantör ska lämna, och vid behov anpassning av uppgiftsskyldigheten till en specifik insats, ska framgå av bilaga Uppgifter Arbetsförmedlingen behöver om enskild och insats.
Enskildes behov och förutsättningar
6 § En leverantör ska senast fem arbetsdagar efter att den enskilde påbörjat en insats lämna en gemensam planering med uppgifter om de aktiviteter den enskilde ska utföra eller medverka i för att nå målet med insatsen. Av den gemensamma planeringen ska det även framgå om den enskilde är i behov av särskilt stöd eller anpassning för att kunna nå målet med insatsen.
Den gemensamma planeringen ska utgå från den planering som en leverantör ska ta fram tillsammans med den enskilde, när sådan dokumentation ska upprättas inom ramen för uppdraget.
Den gemensamma planeringen ska hållas aktuell under hela insatsen och uppdateras vid behov.
7 § En leverantör ska en gång i månaden lämna en periodisk rapport med uppgifter om de aktiviteter den enskilde genomfört och deltagit i under föregående månad.
8 § En leverantör ska, utan dröjsmål i en informativ rapport, lämna uppgifter om den enskildes möjligheter att nå målet med insatsen ökar, om han eller hon tar del av en annan arbetsmarknadspolitisk insats eller är i behov av annat stöd.
En leverantör ska även utan dröjsmål i en informativ rapport lämna andra uppgifter som Arbetsförmedlingen behöver för att stärka den enskildes möjligheter att få ett arbete.
9 § En leverantör ska efter att den enskilde avslutat insatsen lämna en slutredovisning med uppgifter om de aktiviteter den enskilde har genomfört under insatsen och en beskrivning av hur de har fungerat, samt eventuella utvecklingsområden för den enskilde. Det gäller även när den enskilde avslutar en insats i förtid.
I slutredovisningen ska en leverantör även lämna kopior på intyg och certifieringar, och annan dokumentation, när sådan dokumentation ska utfärdas för den enskilde inom ramen för insatsen.
Slutredovisningen ska lämnas senast fem dagar efter avslutad insats, eller inom den tid som framgår av bilaga Uppgifter Arbetsförmedlingen behöver om enskild och insats.
Rätt till individersättning och att ta del av insats
10 § En leverantör ska utan dröjsmål, i en avvikelserapport lämna uppgifter om den enskilde
1. avvisar en erbjuden aktivitet inom insatsen,
2. är frånvarande från insatsen,
3. tackar nej till ett erbjudet arbete eller orsakar att en anställning inte kommer till stånd,
4. inte kan tillgodogöra sig insatsen på ett tillfredsställande sätt,
eller missköter sig eller stör verksamheten.
En leverantör ska därutöver, när Arbetsförmedlingen begär det, lämna övriga uppgifter som myndigheten behöver i ärenden om varning eller avstängning från individersättning eller återkallelse av anvisning.
Ersättning till leverantör
11 § En begäran om resultatersättning ska, när en sådan krävs, lämnas till Arbetsförmedlingen så snart som möjligt efter det att villkoren för resultatersättning är uppfyllda. Det ska framgå av begäran
1. när den enskilde har fått ett arbete alternativt påbörjat en reguljär utbildning,
2. hur länge arbetet alternativt utbildningen har varat, och
3. anställningens alternativt utbildningens omfattning i procent.
För att styrka att villkoren för resultatersättning är uppfyllda kan en leverantör i vissa fall behöva komplettera begäran med en kopia av arbetsgivar- eller utbildningsintyg.
12 § En leverantör ska utan dröjsmål, på eget initiativ eller när Arbetsförmedlingen begär det, lämna de uppgifter som påverkar leverantörens rätt till eller storleken på ersättning för en utförd insats enligt avtal. Det är uppgifter som Arbetsförmedlingen behöver efter utbetalning för att kunna kontrollera att rätt ersättning har betalats ut.
Efterlevnad av avtal
13 § En leverantör ska utan dröjsmål lämna de uppgifter om omständigheter som leder till, eller kan leda till, att avtalade villkor inte uppfylls. Det gäller uppgifter om
1. ägarbyte eller ändrad bolagsform,
2. omständigheter föreligger enligt i 13 kap 1–3 §§ lagen (2016:1146) om offentlig upphandling (LOU) eller i 7 kap 1 § lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV),
3. omständigheter som kan försvåra samarbetet mellan Arbetsförmedlingen och leverantören,
4. fysiska lokaler, handledares kompetens och personella resurser,
samt
5. andra omständigheter som leder till, eller kan leda till, att avtalade villkor inte uppfylls.
14 § En leverantör ska utan dröjsmål, när Arbetsförmedlingen begär det, lämna de uppgifter som myndigheten efterfrågar för att kunna följa upp och kontrollera att leverantören säkerställer att behörighet för inloggning i Arbetsförmedlingens systemstöd är korrekt samt att övriga villkor i ingångna avtal är uppfyllda.
15 § En leverantör ska, när Arbetsförmedlingen begär det, lämna de uppgifter som myndigheten efterfrågar för att kunna utreda klagomål på en insats och/eller en leverantör.
Uppföljning, utvärdering och utveckling
16 § En leverantör ska, när Arbetsförmedlingen begär det, lämna de uppgifter som Arbetsförmedlingen efterfrågar för att kunna följa upp och utvärdera de insatser som leverantörer tillhandahåller för att utveckla den arbetsmarknadspolitiska verksamheten i enlighet med 2 § förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten.
De uppgifter som kan komma att efterfrågas gäller exempelvis insatsens innehåll och upplägg, dokumentation, kvalitetssäkring, personaltäthet samt personalens kompetens.
17 § En leverantör ska, när Arbetsförmedlingen begär det, tillhandahålla statistik om insatser och deras resultat. All individbaserad statistik ska vara uppdelad efter kön.
Hur uppgifterna ska lämnas
18 § De uppgifter som en leverantör ska lämna enligt dessa föreskrifter ska lämnas i de systemstöd som Arbetsförmedlingen gör tillgängliga för en leverantör, enligt den information som lämnas på arbetsformedlingen.se.
__________________
1. Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 april 2023.
2. Föreskrifterna ska dock tillämpas vid anskaffning av arbetsmarknadspolitiska insatser, som Arbetsförmedlingen påbörjat från och med den 20 februari 2023.
3. Föreskrifterna ska tillämpas för avtal, som Arbetsförmedlingen har ingått med en leverantör före den 20 februari 2023, om parterna har kommit överens om det.
På Arbetsförmedlingens vägnar
MARIA MINDHAMMAR
Anna Middelman, Rättsavdelningen
Bilaga: Uppgifter Arbetsförmedlingen behöver om enskild och insats
I bilagan lämnas en mer beskrivande information om de uppgifter en leverantör ska lämna enligt bestämmelserna i 6–10 §§.
Gemensam planering
Uppgifter enligt 6 §
Den gemensamma planeringen ska utgå från individuellt schema, utbildningsplan, individuell utvecklingsplan eller planering som en leverantör ska ta fram tillsammans med den enskilde, när sådan dokumentation ska upprättas inom ramen för uppdraget.
Den gemensamma planeringen ska beskriva vilka aktiviteter som den enskilde ska utföra eller medverka i under insatsen. Den ska vid behov även innehålla uppgifter om vilket stöd eller hjälpmedel den enskilde har behov av för att kunna genomföra insatsen, samt uppgift om tester, prov och certifieringar som ska genomföras inom ramen för insatsen.
Periodisk rapport
Uppgifter enligt 7 §
Den periodiska rapporten ska användas för att redogöra för om och hur den enskilde har genomfört sina aktiviteter under aktuell period. Här ska även uppgifter lämnas om eventuella utbildningsmoduler som den enskilde har genomfört under den period som rapporten avser.
Informativ rapport
Uppgifter enligt 8 §
Den informativa rapporten ska användas för att löpande informera Arbetsförmedlingen om genomförandet av insatsen i de fall som uppgifterna inte ska lämnas i en avvikelserapport eller periodisk rapport. Den ska även användas för olika uppgifter om den enskilde och genomförandet av insatsen som är relevanta för att Arbetsförmedlingen vid behov ska kunna agera i ärendet.
Den informativa rapporten kan även användas för att lämna delredovisning och olika typer av intyg, certifieringar och annan dokumentation som rör den enskilde.
Slutredovisning
Uppgifter enligt 9 §
Slutredovisningen ska innehålla en sammanfattning av
1. vad den enskilde genomfört i insatsen,
2. förvärvade erfarenheter och färdigheter,
3. vad som har fungerat och vad som inte har fungerat,
4. vilket stöd och behov den enskilde fortsatt har, samt
5. eventuella avvikelser från den ursprungliga planeringen.
I slutredovisningen ska det i förekommande fall även beskrivas vad som gjorts för att stödja den enskilde eller för att anpassa insatsen.
Avvikelserapport
Gemensamt för uppgifter enligt 10 §
En avvikelserapport ska lämnas för varje enskild händelse, även om flera händelser inträffar samma dag.
Undantaget är vid frånvaro på grund av arbete eller anställningsintervju. Då kan en avvikelserapport skickas veckovis i efterhand. Vid frånvaro på grund av sjukdom eller vård av barn, ska en avvikelserapport lämnas vid frånvaro första dagen och en ny avvikelserapport lämnas den åttonde dagen vid fortsatt frånvaro.
Om en avvikelse blir känd i efterhand ska det anges både datum för när avvikelsen inträffade och datum för när avvikelsen blev känd.
Uppgifterna redovisas i kryssrutor, i datumfält samt i förekommande fall systemstödets fält för fritext.
Ytterligare information om avvikelserapportering finns tillgänglig på arbetsformedlingen.se
Uppgifter enligt 10 § första stycket p. 1
Redovisa kortfattat vad den enskilde har tackat nej till och den orsak som den enskilde har angett för att tacka nej.
Uppgifter enligt 10 § första stycket p. 2
En avvikelserapport ska lämnas vid såväl heldagsfrånvaro som frånvaro vid del av en dag (vid frånvaro minst 15 minuter). Om det är känt ska information lämnas om hur länge den enskilde förväntas vara frånvarande och orsaken till frånvaron. Det ska framgå
1.vilken aktivitet, till exempel bokat möte/kontakt eller schemalagd aktivitet som den enskilde varit frånvarande från,
2. den tid aktiviteten skulle ha pågått,
3. den tid den enskilde har varit frånvarande, och
4. om frånvaron avser den första dagen för insatsen.
En samlad avvikelserapport kan lämnas i efterhand för all frånvaro på grund av arbete eller anställningsintervju föregående vecka. Avvikelserapporten skickas då senast första vardagen i veckan efter att deltagaren arbetat eller varit på anställningsintervju. Ange datum för de olika tillfällena.
Uppgifter enligt 10 § första stycket p. 3
Redovisa kortfattat den information som är känd om arbetet och den enskildes agerande. Har den enskilde angett anledningen till att tacka nej till arbetet eller till sitt agerande, ska även det redovisas.
Uppgifter enligt 10 § första stycket p. 4
Redovisa kortfattat på vilket sätt den enskilde inte kan tillgodogöra sig insatsen. I förekommande fall ska det även beskrivas vad som gjorts för att stötta den enskilde eller för att anpassa insatsen.
Uppgifter enligt 10 § första stycket p. 5
Redovisa kortfattat på vilket sätt den enskilde missköter sig eller stör verksamheten samt vad som har gjorts för att komma till rätta med omständigheten.
Om den enskilde har i uppdrag att lämna in en hemuppgift eller motsvarande och inte lämnar in den inom överenskommen tid eller inte genomför uppgiften på ett acceptabelt sätt är detta att anse som misskötsel.
Beskriv vilken uppgift eller motsvarande som den enskilde inte har lämnat in eller på vilka grunder den inte bedöms som acceptabel.