Bli leverantör av rusta och matcha – steg för steg
På den här sidan beskriver vi processen för att bli leverantör av Rusta och matcha. Här kan du även läsa om hur det går till när ditt avtal sägs upp.
Ansök i Tendsign
För att bli leverantör av Rusta och matcha behöver du fylla i en grundläggande ansökan i Tendsign. Varje enskild ansökan bedöms sedan individuellt. I Tendsign kan du också se om din ansökan har kommit in. I förfrågningsunderlaget finns fullständig information om vad som krävs av dig och ditt företag för att kunna bli leverantör. Du hittar länkarna till Tendsign och förfrågningsunderlaget under rubriken Relaterad information.
Checklista ansökan
- Ansökan inkommen.
- Granskning av ansökan.
- Ansökan godkänd i Tendsign och en bekräftelse skickas till leverantören via Tendsign.
- Leverantören ska lämna in uppgifter till Arbetsförmedlingen enligt följebrev ”inför avtalstecknande - rusta och matcha 2”. Mejla handlingarna till Arbetsförmedlingens avtalsförvaltning (du hittar mejladressen under rubriken Relaterad information).
- Inskickade handlingar (steg 4) granskas av Arbetsförmedlingen.
- Ofullständiga ansökningshandlingar kommer att behöva kompletteras. Ändringar/kompletteringar ska skickas till avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se. Det är viktigt att kontrollera att handlingarna uppfyller de krav som kompletteringsbegäran gäller innan de skickas in på nytt. Detta för att undvika ytterligare kompletteringar som fördröjer handläggningen av ärendet. Inskickade kompletteringar hamnar i turordning, vilket innebär att handlingstiden förlängs ytterligare.
- Avtal skapas i Tendsign när handlingar godkänts. Firmatecknare hos leverantören får en inbjudan via mail att e-signera avtal för rusta och matcha 2. Observera att firmatecknare ska vara anmäld till Chambersign (enligt avsnitt 2.8 i förfrågningsunderlaget) för att inbjudan ska kunna ske.
- När leverantören är granskad och godkänd av Arbetsförmedlingen och ett avtal har tecknats, skickas ett så kallat Överlämningsdokument till ansvarig strategisk inköpare för rusta och matcha 2. Denne skickar därefter ett e-postmeddelande till leverantören för inbjudan av avtalsgenomgång.
- I dagsläget sker avtalsgenomgång en gång i månaden. Oftast är det fler än en leverantör som deltar på avtalsgenomgången.
- När avtalsgenomgången är genomförd skickar ansvarig strategisk inköpare information om detta till avtalsförvaltning och leverantörsuppföljning. Därefter bjuder regionala leverantörsuppföljare leverantörerna till ett uppstartsmöte. Syftet med uppstartsmötet är att skapa ett bra samarbete.
- Leverantören ska registrera uppgifter i KA webb: Utförande verksamhet (KA nummer) och Tjänstedeklaration. För mer information se i användarstöd under organisation.
- När leverantören registrerat sina uppgifter i KA webb kontrollerar avtalsförvaltningen att uppgifterna överensstämmer med handlingar som leverantören har skickat in och som blivit godkända.
- Regionala leverantörsuppföljare måste ha genomfört och rapporterat in uppstartsmöte i nya leveransområden till inköpsavdelningen, innan uppgifter i KA webb granskas.
- Först när utförande verksamhet och tjänstedeklarationen har godkänts är verksamheten godkänd och sökbar på Arbetsförmedlingens hemsida.
Checklista – tilläggsansökan
Leverantörer som är godkända för tjänsten rusta och matcha kan ansöka om tillägg av ytterligare leveransområde och leveransort och adress.
- Leverantören ska meddela till avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se om ansökan till nytt leveransområde.
- Vid ansökan om ytterligare leveransort skickas handlingar till Arbetsförmedlingens avtalsförvaltning (du hittar mejladressen under rubriken Relaterad information).
- Inskickade handlingar (steg 2 och 3) granskas av inköpsavdelningen och ärenden hanteras i turordning enligt ankommet datum.
- Ofullständiga ansökningshandlingar kommer att behöva kompletteras. Ändringar och kompletteringar skickas till Arbetsförmedlingens avtalsförvaltning (du hittar mejladressen under rubriken Relaterad information). Det är viktigt att kontrollera att handlingarna uppfyller de krav som kompletteringsbegäran gäller innan de skickas in på nytt. Detta för att undvika ytterligare kompletteringar som fördröjer handläggningen av ärendet. Inskickade kompletteringar hanteras enligt god förvaltning, vilket innebär att vi behandlar alla kompletteringar lika och rättvist. Därför hamnar de i turordning enligt ankommet datum, vilket innebär att handläggningen fördröjs ytterligare.
- När strategiska inköpare informerat regionala leverantörsuppföljare att tilläggsansökan är godkänd, bjuds leverantören in till ett uppstartsmöte.
- Läs steg 11-14 i checklista ansökningsprocessen.
Checklista – ej godkänd ansökan
Leverantörer vars ansökan inte uppfyller kraven för att bli leverantör hos Arbetsförmedlingen kommer inte att få sin ansökan godkänd. De leverantörer som fortfarande är intresserade av att bli leverantörer kan lämna in en ny ansökan.
- Ansökan inkommen och diarieförd
- Granskning av ansökan
- Ansökan nekas i Tendsign, på grund av att leverantören inte uppfyller kraven. Information om avböjd ansökan skickas till leverantören via Tendsign.
- Ansökan kan avböjas direkt om den inte uppfyller kraven i Förfrågningsunderlaget eller så kan komplettering begäras in för att förtydliga vissa inlämnade uppgifter.
- Ofullständiga ansökningshandlingar kommer att behöva kompletteras. Ändringar och kompletteringar ska skickas till ärendet i Tendsign som öppnats för kompletteringar av den ursprungliga ansökan. Om kompletteringen inte förändrar bedömningen att ansökan inte kan godkännas, kommer den att avböjas.
- Om bedömningen kvarstår att ansökan inte är godkänd för rusta och matcha 2, skickas ett meddelande om detta till leverantören i Tendsign.
- Leverantören kan lämna in en ny ansökan till Arbetsförmedlingen om det fortfarande finns ett intresse för att bli leverantör.
Referensuppdrag - så gör du rätt
För att kunna bli godkänd som leverantör krävs bland annat att du bifogar två olika referensuppdrag till ansökningen – ett rustande och ett matchande. Du som är leverantör av rusta och matcha behöver inte bifoga två olika referensuppdrag, det går bra att hänvisa till ditt tidigare eller pågående avtal.
Under rubriken Relaterad information finns fördjupad information om referensuppdrag.
När ditt avtal som leverantör sägs upp
Ditt avtal som leverantör av rusta och matcha 2 gäller från och med varje avtals undertecknande och tills vidare. I vissa särskilda fall kan avtal sägas upp eller hävas. Hävning kan till exempel ske om det förekommer avvikelser från avtalsvillkoren.
Uppsägningstid tre månader
Vid uppsägning av avtal gäller en ömsesidig uppsägningstid på tre månader. Uppsägningstiden gäller både vid uppsägning av hela avtalet (samtliga leveransadresser inom ett och samma leveransområde och vid uppsägning av del av avtalet när det finns leveransadresser kvar inom leveransområdet).
När du som leverantör säger upp avtalet ska uppsägningen ske skriftligen och mejlas till Arbetsförmedlingens avtalsförvaltning. Uppsägningen ska vara undertecknad av behöriga firmatecknare och organisationsnummer samt vilken eller vilka leveransadresser som avses ska framgå.
Arbetsförmedlingen bekräftar
Arbetsförmedlingen bekräftar uppsägningen skriftligen. Uppsägningstiden ska, om inte annat framgår av uppsägningsmeddelandet, räknas från och med den dag som uppsägningen inkom till Arbetsförmedlingen.
I de fall Arbetsförmedlingen säger upp avtalet sker det skriftligen till behörig firmatecknare. Uppsägningen skickas till den administrativa adress som leverantören registrerat hos Bolagsverket. Uppsägningen anses ha kommit mottagaren tillhanda två arbetsdagar efter avsändandet.
Brister meddelas skriftligt
Uppsägningstiden räknas från och med datum för avsändandet plus två arbetsdagar, om inget annat anges i meddelandet om uppsägning.
Vid brister i leverans, det vill säga när det förekommer avvikelser från avtalsvillkoren, meddelas du som leverantör skriftligen senast 90 kalenderdagar efter att Arbetsförmedlingen fått kännedom om bristen. Arbetsförmedlingen kan vidta avtalsrättsliga åtgärder och tillämpa sanktioner. Se avsnitt 14 i Allmänna villkor under rubriken Relaterad information.
Arbetsförmedlingen har rätt att häva avtalet
Om du som leverantör gjort dig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott har Arbetsförmedlingen rätt att omedelbart häva avtalet. Väsentligt avtalsbrott förekommer om du som leverantör till exempel gör dig skyldig till väsentliga brister i dina förpliktelser och inte åtgärdar bristerna skriftligen inom angiven tid. Se avsnitt 14.7 Hävning i Allmänna villkor under Relaterad information.
För fullständig information se Allmänna villkor eller Tendsign under Relaterad information.