Leverantör av tolktjänster

Här hittar du som är leverantör av tolktjänster information om hur du administrerar tolkuppdragen.

Processerna i systemstödet – så här gör du

Beslut

Budgetansvarig på Arbetsförmedlingen godkänner din beställning innan den skickas till dig.

Beställa

Vi registrerar beställningen i Arbetsförmedlingens systemstöd och skickar den enligt avropsordningen. Därefter erkänner och bekräftar du som leverantör beställningen i Arbetsförmedlingens systemstöd eller genom integration. Då skapas inköpsordern som du kan importera. Det beställnings-id som skapas här är referensen från beställning till utbetalning.

Leverans

Leveransen genomförs enligt inköpsordern.

Inleverera/Kvittens

Vi kvitterar (inlevererar) den mottagna tjänsten i Arbetsförmedlingens systemstöd. Inköpsordern uppdateras med inleveransen. Den uppdaterade inköpsordern kan du sedan ta ut som en leveransbekräftelse från Arbetsförmedlingens systemstöd.

Utbetalning

Skapa en e-faktura för den aktuella beställningen med beställnings-id som referens och skicka till oss. Vi matchar sedan fakturan mot inköpsordern i Arbetsförmedlingens ekonomisystem. Om ordern stämmer med beställningen görs utbetalningen automatiskt. Eventuella avvikelser mellan inköpsordern och fakturan hanteras av Arbetsförmedlingens centrala ekonomifunktion.

Språk i systemstödet

Språken som Arbetsförmedlingen använder är baserade på ISO-språk. Det är en internationell standard för språkkoder utgiven av Internationella Standardiseringsorganisationen. De flesta språk och dialekter som pratas i Sverige finns med.

Tolkarnas personuppgifter

För videotolkar hanteras och sparas tolkarnas personnummer eftersom denna uppgift används för att matcha mot tolkens inloggning och bank-id. Tolkens personnummer visas aldrig i systemet utan används endast för identifiering.
För att kunna begära ut registerutdrag behövs ett personnummer. Tolken kan personligen begära ett registerutdrag från Arbetsförmedlingen.

Beställnings- och bekräftelseflödet inklusive mejlintegrationen 

  • Tolkbeställaren beställer plats- och distanstolk från Arbetsförmedlingens Tolktjänst. Undantaget är expresstolk som du beställer via telefon. Arbetsförmedlingen skickar ut tolkbeställningsförfrågan, både via Tolktjänsten och som XML via e-post eller via integration, beroende på hur du som leverantör är ansluten till tolktjänsten.
  • För att visa var tolkningen ska utföras anger du fullständig adress, även kommunkod och koordinaterna i beställningen.
  • Om du skickar in beställningsbekräftelsen för sent får du ett felmeddelande från oss. Om ett tolktillfälle avbeställs behöver du inte registrera orsaken till att ett uppdrag avböjs.
  • När Arbetsförmedlingen gör en beställning skickas ett mejl till dig som du behöver bekräfta. Du kan även se alla dina inkomna beställningar i KA-webb.
  • Om du inte bekräftar en beställning via KA-webb inom beställningens svarstid, kommer den automatiskt att gå vidare till nästa leverantör i avropsordningen. Svarstiden räknas vardagar mellan klockan 08.00 och 18.00.
  • Vid beställningar av tolktillfällen inom 48 timmar efter lagd beställning har du två timmar på dig att bekräfta. Vid beställningar av tolktillfällen som ska ske senare än 48 timmar efter lagd beställning har du åtta timmar på dig att bekräfta.

Felmeddelanden, ändringar i beställningar och vite

Vi skickar felmeddelanden när

  • bekräftelsen inkommit för sent, då ser vi den som obesvarad
  • det finns tekniska fel i filen, den avviker från överenskommen mall
  • det finns affärstekniska eller avtalsavvikelser i filen, till exempel att fel språk är angivet.

Ändringar och vite

  • När tolkbeställaren behöver göra en ändring av till exempel språk eller tid för uppdraget avbokas den lagda beställningen av tolkbeställaren och gör en ny med rätt språk eller annan tid.
  • Om du som avtalsleverantör har bekräftat en beställning har du förbundit dig att tillsätta tolk enligt beställningens krav. Om du sedan inte kan genomföra den riskerar du vite. Vite kan även utgå om du skickar en tolk som inte motsvarar kraven. Om en angiven tolk fått förhinder går det däremot bra att skicka en annan som motsvarar de krav som vi har specificerat i beställningen.
  • Du som är leverantör av tjänsten kan korrigera en beställning manuellt eller via integration. Uppstår behov av att skicka en annan tolk än den som först var aktuell för tolktillfället kan du uppdatera din bekräftade beställning med de nya uppgifterna.
  • Vid problem med exempelvis inloggning eller om det inte går att bekräfta en beställning kontakta Arbetsförmedlingens tekniska support, telefonnummer 0771-717 717.
  • Om vi inte inlevererar/kvitterar genomförd tjänst kontaktar du ekonomisupporten. Vi kontaktar tolkanvändaren och påminner om inleveransen.

E-post till ekonomisupporten

  • Om du råkat ange fel tolk i en bekräftad beställning kan du korrigera det, antingen manuellt eller via XML. Behöver du skicka en annan tolk än den som först var aktuell för tolktillfället kan du uppdatera din bekräftade beställning med de nya uppgifterna.
  • Om du som leverantör har skickat en bekräftelse och ett fel uppstår kommer vi att utreda om du har rätt till ersättning - om du inte fått ett felmeddelande och felet är vårt. Vi utreder även din rätt till ersättning om du har tagit emot en beställning och skickat en bekräftelse inom angivna svarstider, men bekräftelsen inte blivit inläst i KA-Webb.

Klagomål och reklamationer

Reklamation vid kvalitetsbrister i utfört uppdrag

Arbetsförmedlingen reklamerar beställningar när en utförd tjänst inte överensstämmer med vad som är avtalat. Reklamation/avvikelserapportering på beställd tjänst ska ske omedelbart, eller senast 30 dagar efter att tjänsten genomförts eller skulle ha genomförts. Leverantören ska inkomma med återkoppling skriftligt senast inom fem arbetsdagar.

Återkopplingen ska innehålla:

  • leverantörens svar på reklamationen
  • vidtagna åtgärder.

Kontakt

Arbetsförmedlingens tekniska support, telefonnummer 0771-717 717.

E-post till ekonomisupporten

Kontakt för leverantörer

Om du behöver anlita tolk

Om du är leverantör av arbetsförmedlingstjänster och behöver anlita en tolkleverantör i ditt arbete gör du det via Arbetsförmedlingen.