Leverantör av tolktjänster

Här hittar du som är leverantör av tolktjänster information om hur du administrerar tolkuppdragen.

Processerna i systemstödet – så här gör du

Beställning

Arbetsförmedlingen gör en beställning i systemstödet och skickar den enligt avropsordningen. Du som leverantör bekräftar därefter beställningen i Arbetsförmedlingens systemstöd eller genom integration. Det beställnings-id som skapas här är referensen från beställning till utbetalning.

Leverans

Leveransen genomförs enligt beställning.

Inlevereras

Arbetsförmedlingen inlevererar den mottagna tjänsten i Arbetsförmedlingens systemstöd och inköpsordern skapas med inleveransen. Inköpsordern kan du sedan ta ut som en leveransbekräftelse från Arbetsförmedlingens systemstöd.

Utbetalning

Skapa en e-faktura för den aktuella beställningen med beställnings-id som referens och skicka till oss. Arbetsförmedlingen matchar sedan fakturan mot inköpsordern i Arbetsförmedlingens ekonomisystem. Om ordern stämmer med beställningen görs utbetalningen automatiskt. Eventuella avvikelser mellan inköpsordern och fakturan hanteras av Arbetsförmedlingens centrala ekonomifunktion.

Om du behöver anlita tolk

Om du är leverantör av arbetsförmedlingstjänster och behöver anlita en tolkleverantör i ditt arbete gör du det via Arbetsförmedlingen.

Under perioden 20 juni till dess att platstolk finns i systemstöd, behöver platstolk hanteras enligt tillfällig hantering.

Metodstöd för tillfällig bokning av platstolk Pdf, 179 kB.

Mer om administrationen av tolktjänster

  • Tolkbeställaren beställer plats- och distanstolk från Arbetsförmedlingens systemstöd. Undantaget är expresstolk som beställs via telefon. Arbetsförmedlingen skickar bokningsförfrågan via systemstödets API. För att visa var tolkningen ska utföras får du fullständig adress.
  • Om du skickar in beställningsbekräftelsen för sent får du ett felmeddelande från oss. Om ett tolktillfälle avbeställs behöver du inte registrera orsaken till att ett uppdrag avböjs.
  • Om du inte bekräftar en beställning via KA-webb inom beställningens svarstid, kommer den automatiskt att gå vidare till nästa leverantör i avropsordningen. Svarstiden räknas vardagar mellan klockan 08 och 18.
  • Vid beställningar av tolktillfällen inom 48 timmar efter lagd beställning har du två timmar på dig att bekräfta. Vid beställningar av tolktillfällen som ska ske senare än 48 timmar efter lagd beställning har du åtta timmar på dig att bekräfta.

Vi skickar felmeddelanden när

  • bekräftelsen inkommit för sent, då ser vi den som obesvarad
  • det finns tekniska fel i filen, den avviker från överenskommen mall
  • det finns affärstekniska eller avtalsavvikelser i filen, till exempel att fel språk är angivet.

Ändringar och vite

  • När tolkbeställaren behöver göra en ändring av till exempel språk eller tid för uppdraget avbokas den lagda beställningen av tolkbeställaren och gör en ny med rätt språk eller annan tid.
  • Om du som avtalsleverantör har bekräftat en beställning har du förbundit dig att tillsätta tolk enligt beställningens krav. Om du sedan inte kan genomföra den riskerar du vite. Vite kan även utgå om du skickar en tolk som inte motsvarar kraven. Om en angiven tolk fått förhinder går det däremot bra att skicka en annan som motsvarar de krav som vi har specificerat i beställningen.
  • Du som är leverantör av tjänsten kan korrigera en beställning manuellt eller via integration. Uppstår behov av att skicka en annan tolk än den som först var aktuell för tolktillfället kan du uppdatera din bekräftade beställning med de nya uppgifterna.
  • Vid problem med exempelvis inloggning eller om det inte går att bekräfta en beställning kontakta Arbetsförmedlingens tekniska support, telefonnummer 0771-717 717.
  • Om vi inte inlevererar/kvitterar genomförd tjänst kontaktar du ekonomisupporten. Vi kontaktar tolkanvändaren och påminner om inleveransen.

E-post till ekonomisupporten

  • Om du råkat ange fel tolk i en bekräftad beställning kan du korrigera det, antingen manuellt eller via XML. Behöver du skicka en annan tolk än den som först var aktuell för tolktillfället kan du uppdatera din bekräftade beställning med de nya uppgifterna.
  • Om du som leverantör har skickat en bekräftelse och ett fel uppstår kommer vi att utreda om du har rätt till ersättning - om du inte fått ett felmeddelande och felet är vårt. Vi utreder även din rätt till ersättning om du har tagit emot en beställning och skickat en bekräftelse inom angivna svarstider, men bekräftelsen inte blivit inläst i KA-Webb.

Reklamation vid kvalitetsbrister i utfört uppdrag

Arbetsförmedlingen reklamerar beställningar när en utförd tjänst inte överensstämmer med vad som är avtalat. Reklamation/avvikelserapportering på beställd tjänst ska ske omedelbart, eller senast 30 dagar efter att tjänsten genomförts eller skulle ha genomförts. Leverantören ska inkomma med återkoppling skriftligt senast inom fem arbetsdagar.

Återkopplingen ska innehålla:

  • leverantörens svar på reklamationen
  • vidtagna åtgärder.

Arbetsförmedlingens tekniska support, telefonnummer 0771-717 717.

E-post till ekonomisupporten

Frågor och svar för leverantörer