Rapportera frånvaro och andra avvikelser till Arbetsförmedlingen

I riktlinjerna för avvikelserapportering samt i Arbetsförmedlingens föreskrift uppgiftsskyldighet för leverantörer framgår när du ska avvikelserapportera till oss. Om det är riktlinjerna eller föreskrifterna som gäller för din tjänst framgår av ert avtal. I frågor och svar på den här sidan finns mer information.

Det är viktigt att du rapporterar all frånvaro och andra avvikelser utan att värdera till exempel orsaken till frånvaron eller deltagarens personliga situation. Deltagare ska behandlas lika, oavsett vilken tjänst de deltar i eller vilken leverantör de har kontakt med. Du informerar oss - vi sorterar informationen, utreder och beslutar om händelsen innebär att det finns grund för någon åtgärd.

Om händelsen kan påverka deltagarens rätt till ersättning startar vi en utredning och informerar deltagaren via brev. Deltagaren får möjlighet att komplettera uppgifterna. Ibland kontaktar vi även er för att få mer information.

Därefter tar vi ställning till om det utifrån regelverket finns godtagbara skäl eller om det finns grund för att besluta om sanktion. En sanktion innebär att deltagaren antingen får en varning eller blir avstängd från rätten till ersättning i en eller flera dagar. Vilken sanktion det blir beror dels på vad som inträffat, dels på om det var första gången eller om det har hänt tidigare. Deltagaren får ett brev med vårt beslut. Är hen missnöjd kan hen begära att vi omprövar beslutet.

Beroende på vad som har inträffat utreder vi ibland istället om vi ska avbryta tjänsten. Vi informerar er om det blir aktuellt att avbryta tjänsten för deltagaren.

Du ska skicka en avvikelserapport om frånvaro. Skriv i rapporten att det gäller frånvaro första dagen. Skicka även avvikelserapporter enligt vanlig rutin för efterföljande frånvarodagar, se rubriken Avvikelserapport vid frånvaro.

Om det i er tjänst ingår att boka ett första möte behöver du därefter vänta in besked från Arbetsförmedlingen om du ska kalla deltagaren till nytt möte eller om tjänsten inte längre är aktuell för deltagaren. Du ska alltså inte kalla till nytt möte innan du har fått återkoppling från Arbetsförmedlingen.

Du ska skicka en avvikelserapport om frånvaro på startdagen när mötet skulle ha genomförts. Beskriv i rapporten att du inte har fått tag på deltagaren för att boka det första mötet. Därefter väntar du in besked från Arbetsförmedlingen om du ska kalla deltagaren till nytt möte eller om tjänsten inte längre är aktuell för deltagaren. Du ska alltså inte kalla till nytt möte innan du har fått återkoppling från Arbetsförmedlingen. Du behöver inte skicka ytterligare avvikelserapporter om frånvaro i den här situationen.

Vi rekommenderar att du skickar kallelse till första mötet via post.

Om en deltagare uteblir från en planerad eller schemalagd aktivitet på grund av sfi (svenska för invandrare) ska du skicka en avvikelserapport om frånvaro och ange att det handlar om sfi. Vi tittar då på om sfi ingår i planeringen med Arbetsförmedlingen.

Har deltagaren ett beslut på deltid hos er och studerar sfi på annan tid skickar du inte någon avvikelserapport. Deltagaren har då inte uteblivit från någon aktivitet hos er.

Sfi kan även vara en del av tjänsten rusta och matcha. Då ska sfi ingå i er planering och ni ska anpassa schemat för övriga aktiviteter så att deltagaren kan gå på sin sfi-undervisning. Det bör alltså inte uppstå någon frånvaro från era aktiviteter på grund av sfi och därmed inte heller anledning att skicka en avvikelserapport.

Ja, du ska rapportera all frånvaro från planerade eller schemalagda aktiviteter hos er, oavsett orsaken till frånvaron. Om du känner till vilken insats deltagaren istället varit på skriver du det i avvikelserapporten. Vi behöver få informationen för att se om vi bör göra en annan planering och för att kontrollera att det finns ett beslut om annan insats.

Om det ingår i deltagarens planering att delta i en insats hos annan anordnare i kombination med insatsen hos er, ska du inte skicka en avvikelserapport när deltagaren är på den andra insatsen. Deltagaren är då inte frånvarande utan följer sin planering eller schema.

Ja, du ska rapportera all frånvaro från planerade eller schemalagda aktiviteter, oavsett orsaken till frånvaron. Att en deltagare jobbar eller går på jobbintervju är förstås positivt och innebär inte att hen får en sanktion men vi vill ha all information om frånvaro via avvikelserapporter. Om en deltagare jobbar mycket kan det bli aktuellt att anpassa eller avbryta tjänsten.

Känner du till vilket jobb deltagaren har fått, varaktighet och omfattning skriver du det i avvikelserapporten.

Då skickar du en avvikelserapport om frånvaro på grund av jobb.

Det beror på vilken orsaken till frånvaron är. Vid frånvaro på grund av sjukdom eller vård av barn (vab) ska du skicka en avvikelserapport första dagen i varje sammanhängande frånvaroperiod. Därefter ska du skicka en ny avvikelserapport den 8:e kalenderdagen om deltagaren då är fortsatt frånvarande. Det gäller även vid sjukskrivning på deltid.

Vid frånvaro på grund av arbete eller anställningsintervju kan du skicka en samlad avvikelserapport i efterhand för all frånvaro på grund av arbete eller anställningsintervju föregående vecka. Du ska då skicka avvikelserapporten senast första vardagen veckan efter att deltagaren arbetat eller varit på anställningsintervju.

Vid andra frånvaroorsaker skickar du en ny avvikelserapport för varje dag deltagaren är frånvarande, även om frånvarodagarna är i en följd.

Det är viktigt att Arbetsförmedlingen utan dröjsmål får korrekt information om en deltagares frånvaro då det bland annat kan påverka deltagarens rätt till ersättning. Ni behöver därför skicka en avvikelserapport varje frånvarodag eftersom en planerad ledighet eller annan frånvaro kan komma att ändras. Undantag från att rapportera varje frånvarodag finns för sjukdom, vård av barn (VAB) och arbete.

Vid frånvaro på grund av sjukdom eller vård av barn (vab) ska du skicka en avvikelserapport första dagen i varje sammanhängande frånvaroperiod. Har deltagaren närvarat vid en aktivitet mellan frånvarotillfällena är det inte en sammanhängande frånvaroperiod. Då skickar du en ny avvikelserapport vid det andra frånvarotillfället. Deltidssjukskrivning räknas som en sammanhängande frånvaroperiod.

Du ska alltid skicka en avvikelserapport om deltagaren uteblir 15 minuter eller mer från en aktivitet, oavsett orsaken till frånvaron. Arbetsförmedlingen avgör om det påverkar ersättningen eller inte. Visar vår utredning att det är att betrakta som misskötsel beslutar vi om en sanktion. Då kan deltagaren få en varning eller bli avstängd från rätten till ersättning i en eller flera dagar. Vilken sanktion det blir beror på om det är första gången deltagaren missköter sig eller om det har hänt tidigare.

Leverantören kan inte bevilja ledighet, utan deltagaren måste kontakta Arbetsförmedlingen för att ansöka om ledighet i förväg. Det gäller oavsett om hen behöver vara ledig del av dag eller heldag. Det finns möjlighet att i vissa situationer få ledighet beviljad och samtidigt behålla sin ersättning, till exempel för besök hos läkare eller tandläkare.

Du ska alltid skicka en avvikelserapport när en deltagare uteblir, även om hen har meddelat att Arbetsförmedlingen har godkänt ledigheten. Har Arbetsförmedlingen inte godkänt ledigheten riskerar deltagaren att få en sanktion.

Du fortsätter skicka en avvikelserapport för varje frånvarodag till dess att deltagaren åter närvarar eller Arbetsförmedlingen avbryter tjänsten.

Du ska skicka en avvikelserapport utan dröjsmål när du får kännedom om en händelse som inträffat tidigare under den period som deltagaren varit hos er. I rapporten anger du både vilket datum händelsen inträffade och vilket datum du fått kännedom om händelsen.

Får du i efterhand kännedom om flera händelser ska du skicka en avvikelserapport för varje enskild händelse. Undantaget är vid frånvaro på grund av arbete eller anställningsintervju. Då kan du samla uppgifter om den frånvaron i en avvikelserapport.

Vänta till första frånvarodagen och skicka avvikelserapporten då. Du ska inte avvikelserapportera i förväg om planerad frånvaro eftersom ändringar kan ske.

Deltagaren måste sjukanmäla sig till Arbetsförmedlingen första sjukdagen för att få behålla sin ersättning under sjukfrånvaron. Om deltagaren behöver vara ledig måste hen kontakta Arbetsförmedlingen för att ansöka om ledighet.

Du ska skicka en avvikelserapport så fort du upptäcker att en händelse som inträffat tidigare inte är avvikelserapportrad. Det gäller under förutsättning att händelsen inträffat under den period som deltagaren varit hos er. I rapporten anger du vilket datum händelsen inträffade. Du kan även skriva eventuell anledning till att ni inte har skickat avvikelserapporten tidigare.

Vi kontaktar alltid deltagaren innan vi beslutar om en sanktion. Då ansvarar deltagaren för att lämna uppgifter till oss, till exempel om orsaken till frånvaro. Du behöver därför inte komplettera i dessa fall. Vill du ändå komplettera gör du det genom att skicka en ny avvikelserapport. Skriv då att det är en komplettering av en tidigare rapport och vilket datum ni skickat den tidigare rapporten.

Då skriver du i avvikelserapporten att det finns ytterligare uppgifter och att Arbetsförmedlingen ska kontakta er för mer information. Ange namn och telefonnummer till kontaktperson.

På vår webbplats finns information till deltagare om villkoren för ersättning i program.

Villkor för ersättning i program

Deltagare som har ytterligare frågor kan kontakta Arbetsförmedlingen på telefon 0771-416 416 eller via chatt.

Har deltagaren frågor om sin ersättningsansökan, utbetalning eller nivån på ersättningen ska hen vända sig till Försäkringskassan.

Ersättning för dig som deltar i ett program hos Arbetsförmedlingen (Försäkringskassans webbplats)