Elektroniska fakturor och handel

Från och med den 1 april 2019 måste alla leverantörer till stat, kommun och landsting skicka elektroniska fakturor på alla köp. Lagen omfattar alla Arbetsförmedlingens inköp som genererar en faktura oavsett belopp.

Fakturor till Arbetsförmedlingen

  • Om du vill fakturera via ditt ekonomisystem måste du göra en uppsättning hos både vår VAN-operatör och din VAN-operatör.
  • Mejla ditt företags organisationsnummer, kontaktperson och en mejladress så skickar vi ett formulär för att starta anslutningsprocessen till e-fakturor.
  • Arbetsförmedlingen tar inte emot pappersfakturor från och med den 1 april 2019.
  • Pdf är inte ett godkänt format.

E-post

Elektronisk handel

Arbetsförmedlingen arbetar aktivt med att införa och ansluta leverantörer till e-handel. Det gäller myndighetens samtliga inköp av både varor och tjänster. Från beställning till fakturering.

Genom att verka för automatiserade affärsprocesser kan vi gemensamt få en mer effektiv och miljövänlig hantering. Det är även en del av vårt uppdrag enligt förordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Arbetsförmedlingen har stöd för följande standardiserade affärsprocesser enligt rekommendationer från SFTI:

  • SFTI/ESAP6
  • SFTI/ESAP9
  • SFTI/Varukorg/punch-out/Abonnemang
  • SFTI Svehandel – enkel elektronisk order
  • PEPPOL Bis3

Leverantörsportalen

För de leverantörer som inte kan utväxla elektroniska affärsdokument enligt SFTI:s rekommendationer erbjuder Arbetsförmedlingen en kostnadsfri leverantörsportal. Arbetsförmedlingen bekostar inte eventuell integration mellan leverantörens affärssystem och leverantörsportalen.

Leverantörsportalen erbjuder leverantörer möjlighet till e-handel genom avrop mot ramavtal eller fristående e-fakturor. För att börja skicka fakturor via Leverantörsportalen anmäl ditt företag via länken under Kontakta oss på Arbetsförmedlingen.

  1. Anmäl dig via länken nedan.
  2. Din anmälan skickas in till oss för hantering. Hanteringstid på 5-7 arbetsdagar.
  3. Du får ett mejl tillbaka med bekräftelse samt inloggningsuppgifter till vår portal, via länken komplettera du dina företagsuppgifter.
  4. Registrera din faktura.

Beställ leverantörsportalen

Betalningsvillkor

Korrekt faktura betalas 30 dagar efter att den har kommit Arbetsförmedlingen tillhanda, under förutsättning att beställaren godkänt leveransen. Fakturaavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får inte debiteras. Krav på förskottsbetalning får inte ställas. Eventuell dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen.

Faktureringsvillkor

Följande skall anges på fakturan:

  • Märkning i rätt tagg/fält:
    - Inköps ordnummer/Abonnemangsnummer
    - Avtalsnummer (AF-ååmmdd-xxx)
    - Referens, kostnadsställe (xxxxx)
  • Antal och á pris per artikelrad, specificerat (samlingsfaktura får ej förekomma om det inte avtalats specifikt).
  • Omfattning och art av utfört arbete med angivande av tidsåtgång och kompetens.
  • Eventuella övriga tillkommande kostnader/inköp med specifikation av varje enskild kostnadspost.
  • Ort för genomförande.
  • Beställares juridiska namn och adress samt kontaktperson.
  • Leverantörens juridiska namn, adress samt kontaktperson.
  • Leverantörens moms/organisationsnummer.
  • Uppgift om F-skatt.
  • Fakturanummer.
  • Fakturabelopp.
  • Fakturadatum.
  • Förfallodatum.
  • Totalt momsbelopp samt momssats.
  • Bank- eller plusgiro.
  • Vid kreditfaktura ska otvetydig referens till debetfakturan anges.

Leverantören äger inte rätt att överlåta fordran på beställaren till factoringföretag eller någon annan.

Lagen om e-faktura vid offentlig upphandling  (2018:1277) - riksdagen.se

Arbetsförmedlingen kommer att kontrollera den av leverantören första sända fakturan för att säkerställa att fakturan är korrekt. Om fakturan är felaktig i något avseende kommer leverantören kontaktas för dialog och rättning av fakturan.

Vid fel på efterföljande fakturor kommer Arbetsförmedlingen återsända dessa till leverantören med en begäran om en full kreditfaktura samt ny faktura. Arbetsförmedlingen betalar fakturan 30 dagar efter den nya, korrekta fakturan kommit inkommit till oss på Arbetsförmedlingen.

Information som riskerar att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska inte anges i elektroniska fakturor. Om sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska finnas, anger beställaren hur informationen ska delges.

Kontakta oss

Via vår e-post kan du få kontakt med oss, gällande frågor om elektronisk handel och elektroniska fakturor:

E-post

Observera att inga pdf-fakturor kan skickas till denna adress då det inte är ett format som vi tar emot.

Har du frågor om elektroniska fakturor eller vill kontakta oss rörande detta använd denna adress:

E- post

Beställning till vår leverantörportal

Leverantörsportal

Arbetsförmedlingens uppgifter

Organisationsnummer: 202100-2114

VAN-operatör: Postnord/Strålfors

Elektronisk identitet hos Postnord/Strålfors: SE2021002114

GLN-kod: 7332654000000

PEPPOL-id: 0007:2021002114

Automatiserade uttag av ekonomiska underlag

Som leverantör av arbetsförmedlingstjänster kan du ansluta till en automatiserad lösning vid uttag av ekonomiska underlag. Det ger en bättre och säkrare integration mellan dig som leverantör och oss på Arbetsförmedlingen.

Beställ integrationslösningen