Fakturor och handel

Arbetsförmedlingens uppgifter

Organisationsnummer: 202100-2114

PEPPOL-id: 0007:2021002114

Skicka elektroniska meddelande så som order och faktura via PEPPOL eller vår Leverantörsportal.

PDF likställs ej med elektroniskt överförd faktura.

Elektronisk handel

Arbetsförmedlingen arbetar aktivt med att införa och ansluta leverantörer till e-handel. Det gäller myndighetens samtliga inköp av både varor och tjänster. Från beställning till fakturering.

Genom att verka för automatiserade affärsprocesser kan vi gemensamt få en mer effektiv och miljövänlig hantering. Det är även en del av vårt uppdrag enligt förordningen om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte.

Arbetsförmedlingen har stöd för standardiserade affärsprocesser enligt rekommendationer från SFTI och DIGG E-handel och e-faktura | DIGG och www.sfti.se

Rekommenderad standard för att utväxla elektroniska meddelanden mellan Arbetsförmedlingen och leverantören är PEPPOL bis 3.

Peppol är ett internationellt nätverk för elektroniska inköp som gör e-handel och e-upphandling enklare. Peppol är öppet för alla och finns snart etablerat i hela Europa. Nätverket består av flera delar, bland annat en teknisk infrastruktur, gemensamma meddelandestandarder och en organisation som utvecklar nätverket.

Affärspartnerna (köpare och säljare) ansluter sig till Peppol-nätverket med hjälp av så kallade accesspunkter. Accesspunkterna hittar en affärspart i nätverket genom partens unika elektroniska adress, ett så kallat Peppol-ID.

För mer information läs på sidan Peppol | DIGG

För teknisk information om formaten Peppol | SFTI | SKR

Leverantörsportalen

För de leverantörer som inte kan utväxla elektroniska affärsdokument enligt DIGG/SFTI:s rekommendationer erbjuder Arbetsförmedlingen en kostnadsfri leverantörsportal. Arbetsförmedlingen bekostar inte eventuell integration mellan leverantörens affärssystem och leverantörsportalen.

Leverantörsportalen erbjuder leverantörer möjlighet till e-handel genom avrop mot ramavtal eller fristående e-fakturor. För att börja skicka fakturor via Leverantörsportalen följ nedan steg.

Anmäl dig via länken nedan.

Din anmälan skickas in till oss för hantering. Hanteringstid på 5-7 arbetsdagar.

Du får ett mejl tillbaka med bekräftelse samt inloggningsuppgifter till vår portal. Via länken i mejlet kompletterar du dina företagsuppgifter.

Registrera din faktura.

Beställ leverantörsportalen

Betalningsvillkor

Korrekt faktura betalas 30 dagar efter att den har kommit Arbetsförmedlingen tillhanda, under förutsättning att beställaren godkänt leveransen. Fakturaavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får inte debiteras. Krav på förskottsbetalning får inte ställas. Eventuell dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen.

Faktureringsvillkor

Följande skall anges på fakturan:

  • Märkning i rätt tagg/fält:
    - Inköps ordnummer/Abonnemangsnummer
    - Avtalsnummer (AF-ååmmdd-xxx alternativt ramavtalsnummer)
  • Antal och á pris per artikelrad, specificerat (samlingsfaktura får ej förekomma om det inte avtalats specifikt).
  • Omfattning och art av utfört arbete med angivande av tidsåtgång och kompetens.
  • Eventuella övriga tillkommande kostnader/inköp med specifikation av varje enskild kostnadspost.
  • Ort för genomförande.
  • Beställares juridiska namn och adress samt kontaktperson.
  • Leverantörens juridiska namn, adress samt kontaktperson.
  • Leverantörens moms/organisationsnummer.
  • Uppgift om F-skatt.
  • Fakturanummer.
  • Fakturabelopp.
  • Fakturadatum.
  • Förfallodatum.
  • Totalt momsbelopp samt momssats.
  • Bank- eller plusgiro.
  • Vid kreditfaktura ska otvetydig referens till debetfakturan anges.

Leverantören äger inte rätt att överlåta fordran på beställaren till factoringföretag eller någon annan.

Lagen om e-faktura vid offentlig upphandling  (2018:1277) - riksdagen.se

Arbetsförmedlingen kommer att kontrollera den av leverantören första sända fakturan för att säkerställa att fakturan är korrekt. Om fakturan är felaktig i något avseende kommer leverantören kontaktas för dialog och rättning av fakturan.

Vid fel på efterföljande fakturor kommer Arbetsförmedlingen återsända dessa till leverantören med en begäran om en full kreditfaktura samt ny faktura. Arbetsförmedlingen betalar fakturan 30 dagar efter den nya, korrekta fakturan kommit inkommit till oss på Arbetsförmedlingen.

Information som riskerar att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska inte anges i elektroniska fakturor. Om sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation ska finnas, anger beställaren hur informationen ska delges.

Kontakta oss

Via vår e-post kan du få kontakt med oss, gällande frågor om elektronisk handel och elektroniska fakturor:

E-post vid frågor om elektronsik handel och fakturor

Observera att inga pdf-fakturor kan skickas till denna adress då det inte är ett format som vi tar emot.

Beställning till vår leverantörportal

Leverantörsportal

Automatiserade uttag av ekonomiska underlag

Som leverantör av arbetsförmedlingstjänster kan du ansluta till en automatiserad lösning vid uttag av ekonomiska underlag. Det ger en bättre och säkrare integration mellan dig som leverantör och oss på Arbetsförmedlingen.

Beställ integrationslösningen