På högskolan är det vanligt att utbildningsadministratören håller i starten av utbildningen och gör uppropet. Särskilt inför terminsstarter är arbetet intensivt.
Studievägledning kan också vara en del av arbetet. Då informerar man om utbildningarna och tar fram informationsmaterial. Ibland hjälper man studenter som ska studera utomlands med information, planering och kontakter.
På studieförbund är det vanligt att man tar initiativ till och organiserar studiecirklar och kulturprogram. Då ansvarar man för rekrytering av studiecirkelledare. Att marknadsföra utbildningar liksom att ha ansvar för ekonomi och budget kan ingå i arbetet. Det är vanligt att man har många utåtriktade kontakter. Det kan vara myndigheter, företag, medlemsorganisationer och med allmänheten.
Under tiden utbildningen pågår kan utbildningsadministratören behöva lösa problem som plötsligt uppstår för att det ska fungera på bästa sätt. Det kan exempelvis vara att läraren blir sjuk eller att lokalerna inte fungerar bra.
Efter utbildningen är klar ska kursintyg utfärdas, utvärderingar registreras.
