Introducera medarbetare på distans

[musik]

[Ellinor Wassberg]

Att introducera en ny medarbetare på distans

kan kännas som en utmaning, men det behöver inte vara så svårt.

Det menar Annelie Wistedt, som är kundansvarig på Talentech,

och arbetar med frågor kring onboarding.

Genom tre enkla tips kommer du att lyckas

med introduktionen på distans.

Och tipsen, de kommer från Annelie och två HR-chefer.

Tre personer som helt enkelt är experter på personalfrågor.

Och tipsen hör du här i Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd,

med mig, Ellinor Wassberg.

[musik]

[Ellinor]

Varmt välkommen, Annelie.

[Annelie Wistedt]

Tack så mycket. Jättekul att vara här.

[Ellinor]

Det första tipset som vi ska prata om,

det handlar om att, för att lyckas med en introduktion på distans

så behöver du tänka på att introduktionen börjar redan innan

personen börjar på arbetsplatsen.

[Annelie]

Pre-boarding. Jajamen. Viktigare än man tror.

[Ellinor]

Ja. Och vi ska börja med att lyssna till

Lisa Sundman Maripuu som är HR-chef på FM Mattsson Mora Group.

Hon har tips kring just den här delen av introduktionen

som sker innan medarbetaren har börjat på arbetsplatsen.

Och hon vill berätta varför den här pre-boardingen

är så pass viktig överhuvudtaget,

och hur den kan ske på distans.

[musik]

[Lisa Sundman Maripuu]

Vi på FM Mattsson Mora Group

är precis i startgroparna med ett nytt arbetssätt

kring onboarding av nya medarbetare hos oss

och med en gedigen pre-boarding

som är digital och kan hanteras på distans.

Och varför har vi valt att satsa på det här?

Jo, vi ser många fördelar både för den nya medarbetaren

men också för oss som arbetsgivare

att onboarda på ett väldigt bra sätt.

Vi vill att våra blivande medarbetare ska ha en "wow"-känsla

som håller i sig från anställningen till att de faktiskt börjar hos oss.

Att känslan inte falnar av att börja en ny anställning.

Och redan där från att anställningskontraktet skrivs

så har vi en möjlighet att sätta kulturen,

genom att vi ger den nya medarbetaren

löpande information om företaget,

de får presentera sig själva för sina nya blivande kollegor,

så skapar vi redan i pre-boardingen

en bra känsla inför den kommande anställningen.

Och vi skapar också där starka ambassadörer

för vårt företag och våra varumärken.

[Musik]

[Annelie]

Det är faktiskt precis som Lisa säger.

Pre-boardingen är mycket, mycket viktigare än man tror.

Ofta bortglömd. Man tänker någonstans att,

nu har vi signat den här personen,

den kommer börja om en månad, tre månader.

Men just när man har skrivit på,

man är ju som en svamp vad gäller information, man vill veta allt.

Vid den här tidpunkten är man ju också duktig

på att berätta för vänner och familj att man har börjat på ett nytt jobb.

Så ju mer kunskap man kan ge medarbetare under den här tiden,

desto bättre är det.

Desto mer kunskap har personen på fötterna

när den väl ska börja,

desto snabbare kommer den kännas bekväm i sin roll,

leverera tidigare, stanna längre.

Så det är så många positiva följdeffekter.

Och att hålla medarbetare nära, precis som Lisa säger,

är så viktigt för att man inte ska tappa kandidaten.

Risken är att den faktiskt hoppar av innan den ens har börjat,

vilket är både en ekonomisk förlust,

och man får börja om från början igen

när det handlar om rekryteringen.

[Ellinor]

Är det vanligt?

[Annelie]

Det är relativt vanligt, ungefär,

det finns mycket olika siffror på detta, men de är rätt höga.

33% ungefär som under de första tio dagarna

väljer om jag blir kvar eller inte.

Och den bygger ju mycket på hur mottagandet

har varit under perioden.

Och de lämnar under första halvåret,

vilket är egentligen den här onboardingfasen.

Så det är superviktigt att man hela tiden håller kandidaten nära.

Och någonting som Lisa också sade

var att medarbetaren gärna fick presentera sig själv

innan de började.

Det här är ju lika viktigt åt andra hållet också.

Ett enkelt knep här kan vara

att medarbetaren har skrivit en kort introduktion om sig själv

som man har delat internt.

Men låt medarbetaren skicka in sin LinkedIn-profil,

och se till att alla medarbetare

connectar med den här personen innan personen börjar.

Vilket extremt välkomnande blir det?

Det blir ju ett väldigt enkelt sätt

att få känna sig efterlängtad som nyanställd.

[Ellinor]

Vad häftigt att få en massa nya kontaktförfrågningar då

från sina blivande kollegor.

[Annelie]

Och det är ju en sådan bit som är den absolut viktigaste biten

när det kommer till onboarding och framför allt på distans.

Knyta kontakter, veta vem man ska vända sig till.

Så just de här kontaktytorna är någonting

som är återkommande under en hel introduktionsfas

och onboardingfas.

[Ellinor]

Är det nånting särskilt som du tänker är viktigt nu

om man gör just den här introduktionen överlag på distans,

att det finns vissa saker som man behöver känna till

redan innan man börjar?

[Annelie]

I vanliga fall så kan jag gå till kontoret

och få all hjälp jag behöver på plats.

Men att sitta där klockan åtta på morgonen hemifrån

med en dator som förhoppningsvis kanske levererats,

om den inte funkar, vad händer om jag blir sjuk dag ett?

Vem vänder jag mig till?

Det är så många fler faktorer som måste vara helt tydliga och klara

när man introducerar medarbetare på distans,

än när personen är på kontoret.

För det är så mycket som kan fångas upp där och då.

Så just den här klarheten, tydligheten,

måste redan innan personen börjar vara på plats, helt enkelt.

[Ellinor ]

Och det leder oss faktiskt in på det andra tipset,

som handlar om att överlag,

inte bara i förintroduktionen då, pre-boardingen,

utan även när själva introduktionen sker sedan,

när medarbetaren börjar,

så behöver det vara ännu tydligare struktur

än vad man i vanliga fall kanske har.

[Annelie]

Stämmer.

[Ellinor]

Och det här är någonting som jag faktiskt har hört

från flera olika håll.

Vi ska lyssna till Jasmina Henriksson Angelovski

som är HR-chef på Stendahls.

[Musik]

[Jasmina Henriksson Angelovski]

I vanliga fall så kräver en introduktion tydlighet.

Men nu i och med hemarbetet så kan vi se att vi nästintill

har fått vara övertydliga med information och liknande.

När man inte har de naturliga kontaktytorna

av att man inte är på kontoret, och man träffar inte kollegor,

och man inte bara kan ställa en fråga över kaffet,

så, det är svårare att lyfta luren eller mejla eller liknande

till någon som man knappt har träffat eller pratat med.

Så för oss har vi löst det genom att ha ännu mer avstämningar,

tydligare avstämningar där man verkligen säkrar

att informationen har gått fram.

Gärna fråga en gång extra.

Och också se till att vi har uppdaterad

och relevant information på vårt intranät.

Just för att säkra att man inte ska sitta där och inte veta

hur man kommer vidare.

[Musik]

[Annelie]

Det är så roligt, jag hör nästan mina egna ord när hon berättar,

för hon tar upp så mycket av den här kärnan

i vad en introduktion ska innebära,

och framför allt när man är på distans.

En stor rädsla som nya medarbetare har,

man är så klart nervös inför ett nytt jobb,

men att ha det på distans är ju,

kommunikationen är en bit,

och det andra är att

man blir inte en del av ett sammanhang.

Man har inte sett kontoret,

man vet inte hur kollegorna ser ut, vad de gör,

man har inte fått känna av den kulturella stämningen,

annat än i kanske textform.

Så just den här introduktionen,

man behöver bygga den lite annorlunda.

I vanliga fall så har man kanske ett möte klockan 9

med den här personen som ska berätta om de interna systemen,

och sedan så har man ett möte klockan 11

med den här personen och det här teamet.

Men som nyanställd,

när jag sitter där klockan 9 på morgonen och har haft mitt möte,

och sedan är det en timme till nästa.

Jag har ingen backlog att gå på.

Jag har mycket som person som har jobbat länge.

Jag kan alltid damma av någon gammal uppgift

som jag borde gjort för länge sedan,

men som ny medarbetare så blir det dötid någonstans.

Och den här dötiden som vi pratar om,

den är ju sådant som i vanliga fall blir så naturlig,

att jag är på kontoret och att jag går och tar en kopp kaffe.

Jag börjar prata med någon på ett annat team.

Jag kan presentera mig och jag får en helt annan känsla för,

vad är det för arbetsplats jag har kommit till?

Den delen behöver man väva in i den här introduktionsplanen.

Och ett tips här kan vara

att man däremellan den här dötiden som jag nämnde,

att man jättegärna får väva in kortare möten

med andra personer på andra avdelningar.

Det behöver inte handla om ett verktyg

eller ett mål eller någonting, så jag gör min roll,

men däremot det sociala att knyta kontakter,

och gärna höra personer från sitt eget team,

lära känna dem på ett annat sätt.

Så kortare små avstämningar däremellan,

och håll personen nära.

Och det som Jasmina säger,

att det är inte lätt att lyfta luren och be om hjälp.

Så tätare kontakter, att de ringer mig istället och frågar,

hur går det, och hur känner du? Har du några frågor?

Det är inte så lätt för cheferna heller,

att ha medarbetare som man inte träffar,

vilket innebär att det blir ju påtvingat förtroende.

Jag ser inte mina medarbetare, men jag vill gärna stötta dem.

Och då gäller det att det här,

de här små korta avstämningarna inte ska kännas kontrollerande,

utan det ska bara vara stöttande,

att visa att man finns där för den nya medarbetaren.

[Ellinor]

Är det just chefen som ska stämma av enbart

eller kan det finnas andra medarbetare som ska göra det,

tycker du?

[Annelie]

Med fördel andra medarbetare.

Den närmsta chefen ska finnas där

och vara mer tillgänglig för frågor,

men man kan med fördel ha buddies eller mentorer

som finns nära till hands.

Gärna både på egna avdelningarna

och gärna på andra avdelningar också

för att överbrygga kommunikationen.

[Ellinor]

Jag tänker också på det här,

man lär ju få jättemycket information och introduceras i arbetet.

Men kan man också få hänga med på möten?

[Annelie]

Absolut. Ett bra sätt att lära sig.

Det behöver inte alltid vara

att jag ska kunna ha det här på mitt bord,

och lära mig allting,

men däremot att få sitta med på möten

för att förstå hur andra jobbar.

Vad har mina kollegor för utmaningar?

Det lär man sig enormt mycket av,

att man får göra lite studiebesök, kan vi väl kalla det,

på andras möten helt enkelt.

Också ett väldigt lätt sätt att lära känna både branschen och rollen

och utifrån att jag vet vad mina uppgifter är,

och vad mitt mål är med min roll,

Så vet man av erfarenhet

att ju mer kunskap jag har om alla andra,

desto starkare och bättre kommer jag bli i min roll.

Så att definitivt.

[Ellinor]

Och om det är så att en introduktion sker på plats,

att man är på samma plats allihop,

då kan det vanligtvis vara så här:

"Men häng med på det här mötet", eller,

"Du kan väl följa med den där personen".

Men nu när det är på distans så är det lite svårt att säga det.

Det går ju, men det kan vara svårare att få till.

Och då kanske man också behöver den här tydligare strukturen,

att ni som nu ska introducera den här nya medarbetaren

har tänkt till redan innan:

Vilka möten kan vara lämpliga att haka på?

[Annelie[

Stämmer. Det måste planläggas innan.

Så det kräver lite mer av introduktionsplanen

att man väver in övriga medarbetare i det

och att man har en gedigen plan,

som också inte ska vara för övermäktig,

men ändå lite hela tiden löpande.

Så att man inte sitter hemma

och undrar vad man ska göra för någonting.

[Ellinor]

Har du, precis som jag, varit med om

att man får vara med på ett möte och inser

att här sitter det fem, sex, sju personer som jag aldrig har träffat?

[Annelie]

Klassikern. Och framför allt nu.

Vi har faktiskt anställt väldigt många hos oss

det här senaste året där vi har jobb.

Vi jobbar mycket på distans hos oss

och kommer alltid att göra det.

Och där vi gjort det klassiska misstaget

att man låter den nya medarbetaren presentera sig.

Men man har inte har en susning om vilka vi andra är,

för vi hinner inte gå igenom alla 20 personer

som är med i mötet i övrigt.

Så att där är också ett litet tips, framför allt,

att som buddy eller mentor eller närmsta chef,

ta fem minuter innan och förklara lite

vilka du har med på mötet och vilka de är,

så behöver det inte bli obalans i det.

[Ellinor]

Det tredje tipset, det handlar om att

faktiskt ha lite större fokus på det sociala

när man introducerar digitalt,

gentemot information och att introducera i själva arbetet.

Vad har du för tankar kring det?

[Annelie]

Absolut, och den är så viktig.

Och hos oss till exempel har vi haft klockan tre-fika.

Vi jobbar med en kanal som heter Slack

där man loggar in,

och då är det lite olika personer i köket klockan tre varje dag,

vilket innebär att man får det här naturliga mötet

vid kaffeapparaten.

[Ellinor]

Och köket, det är alltså en kanal

som ett rum, ett grupprum.

[Annelie]

Ja, precis. Eller ett möte som alltid är öppet,

men det öppnar klockan tre varje dag.

Så att de som har tid

och de som vill ta en kopp kaffe

kan sätta sig och snacka med sina kollegor

eller personer på andra avdelningar.

Jag och mitt närmsta team,

vi har faktiskt haft en halvtimmes check-in

ungefär tre dagar i veckan.

En halvtimme varje morgon

som inte bara handlar om att prata jobb

utan att man går vidare i livet

och pratar om alla andra saker också.

För vi har också väldigt många nya i det här teamet.

Så att lära känna varandra,

och faktiskt som arbetsgivare låta en viss tid…

Nu får man nästan schemalägga det sociala,

som naturligt skedde vid kaffeapparaten tidigare.

Nu behöver man öva in det så att man låter också,

det är okej att vi pratar om barn och fritid

och allt vad det nu kan vara,

och inte bara är problemlösning utifrån jobbet.

Och det måste struktureras.

Det måste in i kalendern numera, vilket känns jätteovant.

Men får man till det så är det

inga problem att introducera någon på distans.

Det är inte svårt, det är bara att man bör tänka till lite extra,

och schemalägga kaffet.

[Ellinor]

Bra sagt som du säger. Det handlar om att tänka till lite extra.

Och du har gett några exempel nu

på hur man kan just få in det här sociala och verkligen visa någon

att man är välkommen och en del av gänget.

Jag tänkte att vi ska lyssna på ett tips

från Jasmina på Stendahls igen

och höra hur de jobbar med att få sin nya medarbetare

att känna sig välkommen.

[musik]

[Jasmina]

När man kommer som nyanställd till oss på Stendahls

så vill vi verkligen att man ska känna

hur glada vi är att man börjar hos oss,

och vi brukar i vanliga fall lösa det

genom att vi går ut och käkar lunch tillsammans.

Vi visar vilka ställen som är bra här runt omkring.

Och det har ju inte gått nu när vi inte kan träffas.

så istället har vi fått ersätta

lite gemensam lunch och gemensamt fika

med att skicka hem ett brev

där vi skriver att i vanliga fall hade vi gjort så här.

Och i väntan på det så här har du lite fika,

och så är det lite block med lite pennor,

kanske någon annan välkomstgåva som en munk eller liknande,

och bara just för att.

Det är en liten gest,

men det är i alla fall någonting för att visa

hur glada vi är att den här personen börjar jobba hos oss

och för att ge dem en känsla av

hur jäkla kul det är att börja jobba på Stendahls.

[musik]

[Annelie]

Det är precis som Jasmina säger

att det ska vara jättekul att börja ett nytt jobb.

Man ska känna sig välkommen,

man ska vara taggad i tänderna, man ska vilja prestera

och man ska vilja lära sig allting som krävs.

Och då är de här sociala bitarna så otroligt viktiga.

Och där får man vara lite kreativ om man jobbar på distans.

Vi har provat AV hos oss, och vi gjorde det klassiska misstaget

att ha AV för 50 personer online,

där det alltid är samma tre personer som håller låda,

de som vågar prata, och alla andra sitter tysta.

Och så blir det mer och mer

att man tappar sina kollegor och relationen,

och där lär man inte känna varandra.

Så att tips här är någonstans

att ha en aktivitet, ha en agenda,

ha ett quiz som man följer.

Engagera alla så att det inte blir bara några få

som driver den här AV:n framåt.

Sedan är det ju faktiskt möjligt idag

med de digitala verktygen som finns, till exempel Team,

att den kan ju random dela upp gruppen i mindre grupper,

så att man också får en möjlighet att prata med varandra.

Och sedan kan den bytas till nya konstellationer också.

Så att man får känna av kulturen som ny medarbetare.

Man kan få se ansiktena på flera personer

och veta hur deras relationer är till varandra också.

Så där kan digitala AV:n funka jättebra

om man gör det på rätt sätt.

[Ellinor]

Strålande. Så se till att börja med introduktionen

redan innan medarbetaren börjar,

se till att ha en tydligare struktur än du kanske vanligtvis har,

boka in fler moment så att det blir tydligt för den nya medarbetaren

vad som ska göras och när.

Och jobba lite extra på

att inkludera den här medarbetaren i det sociala.

[Annelie]

En liten slutdetalj där, vi har egentligen facit.

Och har man en ny medarbetare som har gått igenom de här bitarna,

fråga, vad var svårt, vad var lätt, vad saknade man,

vad vill man ha mer av?

Man sitter egentligen med ganska många facit

på sin egen arbetsplats,

och hela tiden testa er fram, vrid på parametrarna,

tänk om lite grann.

Fråga de som just har börjat.

Då kan man få en väldigt, väldigt bra introduktion på distans.

[Ellinor]

Vilket perfekt bonustips.

Tusen tack Annelie för att du kom hit idag och delade med dig.

[Annelie]

Kul att vara här.

[musik]

[Ellinor]

Du har lyssnat på Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd,

med Annelie Wistedt, och mig, Ellinor Wassberg.

I avsnittet hörde du även Lisa Sundman Maripuu

och Jasmina Henriksson Angelovski.

Tekniker för avsnittet var Sylvester Gyan.

Vill du få fler tips om att lyckas med introduktionen?

Lyssna på vårt avsnitt Introducera nya medarbetare,

som släpptes sommaren 2021,

och avsnittet Handledning på arbetet, som släpptes våren 2019.

Kom ihåg att prenumerera på podden

för att få ta del av nästa avsnitt.

Och det här avsnittet producerades hösten 2021.

[musik]