Frågor och svar - samarbetshistorik

I samband med presentationen om samarbetshistoriken fick vi in flera frågor från er. Med förhoppningen att förenkla för er har vi sammanställt dem och besvarat dem här.

Vad innebär den här förändringen för oss leverantörer?

Detta innebär att ni leverantörer en gång i månaden behöver lämna in Närvarorapporteringen, även kallad samarbetshistorik, som genomförs av leverantören via KA webb och anvisade deltagare via Mina sidor oberoende av varandra,

Varför görs detta?

Arbetsförmedlingen får finansiering via Europeiska socialfonden (ESF), vilket ger större möjligheter att göra utvärderingar och att dra lärdom om Rusta och matcha inför den kommande reformeringen av myndigheten. En viktig del är att fånga upp hur vi tillsammans med er leverantörer kan utveckla matchningstjänsten för att få så bra tjänster som möjligt, och därmed få ut fler arbetssökande i arbete eller utbildning.

Deltagarperspektivet

Kommer arbetssökande att få ordentlig information om detta innan de kommer till oss leverantörer?

De arbetssökande som idag är inne i tjänsten kommer att få en information via Mina sidor när de ska godkänna rapporten. Nya deltagare kommer att informeras i samband med att de får beslut från Arbetsförmedlingen.

Kommer de arbetssökande att godkänna detta innan de kommer till oss?

Samtycket avser upphävande av sekretess för vissa uppgifter gentemot Europeiska socialfonden (ESF) och Statistiska Centralbyrån (SCB). Samtycket kan ges tidigast vid första rapporteringstillfället (godkännande av insänd samarbetshistorik). Samtycket styr endast vilka rapporter (det vill säga rapportuppgifter) som kan sändas vidare till ESF och SCB/IBM.

Vad händer om samtycke återkallas?

Från den tidpunkten kan inte längre uppgifter sändas till Europeiska Socialfonden och Statistikmyndigheten. Deltagaren kommer dock fortsatt att få rapporter att godkänna så länge som hen deltar i i Rusta och matcha.

Vad händer om de arbetssökande inte godkänner efter tre månader?

Rapporten "försvinner" från Mina sidor. Den finns givetvis kvar i KA webbstöd precis som idag.

Hur gör de deltagare som saknar mobilt bank-id?

De kommer inte att bli deltagare i ESF-projektet. Manuell process med pappersblankett är inte möjlig.

Görs deltagarnas rapporter på ett ställe eller måste de logga in på olika sidor?

Både aktivitetsrapporten och samarbetshistoriken finns på deltagarens Mina sidor på arbetsförmedlingen.se.

Gemensam planering

Måste en ny gemensam planering upprättas nu?

Ja, för alla pågående beslut där en gemensam planering (GP) har upprättats före den 1 februari 2021 måste en ny GP upprättas.

Gäller de fem dagarna som vanligt för gemensam planering?

Under 1-28 februari kan leverantören frångå kravet på att upprätta en GP inom fem dagar.

Skulle vi inte göra om gemensam planering för 2020?

Nej, ny GP gäller från tidigast från den 1 februari 2021.

Kan ny gemensam planering göras redan nu?

Nej, först från den 1 februari 2021.

Idag måste vi skriva GP och andra rapporter i wordfiler för att klistra in i KA webb, annars fungerar det inte. Hur ska KA webb klara att vi registrerar för varje dag i en hel månad?

Gemensam planering (GP) och periodisk rapport (PR) är inte samma sak. GP:n är inte förändrad. Den kommer att se ut och fungera precis som den gör idag. Skillnaden är att det lagts till en ny aktivitet "Eget arbete enligt gemensam planering med anordnare" i PR när man har gjort en ny GP. Det är i PR som ni ska rapportera i en kalender och där ange timmar per dag och aktivitet, och skickar in detta en gång i månaden.

Våra första deltagare startar 26 januari, bör vi då vänta till 1 februari med att skicka in GP?

Nej, starta den 26 januari så återkommer vi inom kort med svar om hur uppdatering av hur GP ska hanteras framåt.

Kan vi göra en ny GP för våra nuvarande deltagare redan nu?

Nej. Förändringen finns i systemet först den 1 februari.

Periodisk rapport (timmar, aktiviteter etc)

Enligt avtal ska tjänsten Rusta och matcha motsvara hela deltagarens arbetsutbud. Innebär det att vi ska rapportera 40 timmar i veckan, det vill säga 8 timmar per dag?

Rapportera enbart den tid som går att verifiera. Om ni bedömer att en deltagare har färre timmar för eget arbete, så är det de timmar ni ska rapportera.

Hur mycket tid ska rapporteras? Enligt avtalet står det tydligt att vi ska säkerställa 40 timmar, kan vi gå emot det i denna rapport?

Samarbetshistoriken är endast kopplat till ESF och har inget med avtalet för Rusta och matcha att göra.

Stämmer det att allt schemalagt ska rapporteras per vecka, men en aktivitet som är uppdelad på flera kalenderdagar ska redovisas i klump (per vecka)?

Nej, allt ska nu rapporteras per kalenderdag och antal timmar per

Är det okej att skriva 40 timmar på måndagen och under den dagen skriva in samtliga aktiviteter som skett under veckan?

Nej, varje dag har en maximerad tidrapport omfattande 8 timmar per dag (endast arbetsdagar kan man rapportera på).

Hade det inte räckt att deltagaren redovisar sina aktiviteter?

Det skulle ha inneburit att vi hade behövt sända den till er för att läsa och korrigera samt lämna synpunkter. Den funktionaliteten saknas helt i KA webb för närvarande, och skulle ha inneburit ett mycket stort utvecklingsarbete. Dessutom skulle det troligen innebära försenade utbetalningar om deltagaren skjuter upp sin rapportering eller inte rapporterar alls. Risken är att ni skulle få tillbringa mycket tid med att påminna deltagare och be dem gå in och rapportera sin närvaro.

Ska vi fylla i samarbetshistoriken även om deltagaren inte godkänner den?

Ja, ni ska fylla i samarbetshistoriken oavsett om deltagaren godkänner eller inte. Ett icke godkännande av en deltagare påverkar inte er ersättning.

Vad är minsta nivå?

Nolltimmar per månad, det vill säga tom rapport. Till exempel vid sjukfrånvaro.

Kan man skjuta på starten till 1 mars?

Nej, vår tanke är att ni får testa systemet i januari. Lägg in de timmar som ni känner till. Ni behöver inte kontakta de deltagarna för att fråga hur många timmar de har lagt på aktiviteten eget arbete om ni inte kommit överens om detta.

Kan vi lägga in fasta aktiviteter som kan registreras på flera kalenderdagar och återupprepa varje vecka i en månad?

Nej, ni kan inte upprepa antalet timmar per dag för varje månad.

Hur ofta ska rapporteringen till ESF göras?

En gång i månaden. Observera, månadsrapporteringen (periodiska rapporten PR) är densamma som den som genererar ersättning avseende deltagare i Rusta och matcha.

Går det att markera flera dagar i sträck i datumkalendern, till exempel om en person jobbar med sina ansökningshandlingar under flera dagar?

Nej, man rapporterar antal timmar per datum.

Hur fyller man i när en deltagare har parallella aktiviteter, som deltidsstudier, SFI eller kortare arbetsmarknadsutbildning?

Det går att lägga in parallella aktiviteter per dag.

Övriga frågor (granskning, systemstöd etc)

Granskas vi utifrån dessa rapporter? Vad händer om 10 procent av deltagarna inte signerar rapporterna med bank-id? Vi kommer aldrig kunna styra människor som söker till oss till 100 procent. Vad går denna granskning då ut på?

Nej, vi kommer inte göra någon utökad granskning som specifikt handlar om samarbetshistoriken inom ESF.

Går det att slå ihop aktivitetsrapporten och samarbetshistoriken till en rapport?

De tekniska lösningar vi har idag möjliggör tyvärr inte en sådan sammanslagning. Nya plattformar är under planering och då kommer vi se över möjligheterna att rapportera närvaro, det vill säga dela upp aktiviteter på dagar och datum precis som i samarbetshistoriken. Det kan dock innebära en stor ökning av rapporteringstidsåtgång för våra arbetssökande, om vi ska införa datum och tidsregistrering, liknande samarbetshistoriken. Frågan utreds därför mycket noggrant för att se vilka lösningar som är möjliga och lämpliga.

KA webb har en tendens att logga ut oss då och då. Måste vi börja om med rapporteringen för deltagaren om det händer?

Problem som vi har med nätverket beror till stor del på den extrema situation vi alla befinner oss i nu under pandemin. Vi har begärt att en hel del funktioner ska stängas ned under första februariveckan för att maximera nätverkskapaciteten när vi förväntar oss hög belastning på grund av ny GP för den här gruppen. Vi tittar även på andra möjliga lösningar.

Kan ni genomföra en workshop med en testdeltagare där ni går igenom hela rapporteringsprocessen?

Vi har en referensgrupp med leverantörer för att stämma av hur rapporteringen fungerar. Ytterligare möjlighet att ställa frågor kommer att ges vid nästa tjänstedialog den 25 februari.

Finns det en kontaktperson hos er som man kan vända sig till kring detta? Man kan behöva hjälp första gångerna.

Det befintliga användarstödet för Rusta och matcha som finns på arbetsformedlingen.se kommer att uppdateras. I övrig använder ni de befintliga kanaler som ni har till Arbetsförmedlingen, till exempel Servicedesk för frågor om KA webb och via Informativ rapport. Frågor utöver det kan också ställas till malin.blomgren@arbetsformedlingen.se.

I tidigare ESF-projekt har schablonrapporering varit ok. Är det en linje ni har drivit?

Nej. ESF har alltid som krav att man rapporterar antal timmar per dag.

Finns det planer på att möjliggöra en automatisk överföring av timredovisningen från våra system?

Nej inte i dagsläget men vi håller på att utveckla system som tillåter säkra överföringar från externa användare. Det mest aktuella just nu är enskilda personer som har e-legitimation. Vi tittar även på hur vi skulle kunna ta emot data från externa leverantörer på ett säkert sätt i framtiden.

Utöver utvecklingsplanerna ska vi göra scheman för varje deltagare, vilket i sin tur kommer att ta betydligt med tid i anspråk (jobbar även i Stöd och matchning och vet hur mycket jobb detta kräver). Är det rimligt att det ska vara så?

Vi får följa processen med er och utvärdera efter hand. Utvecklingsplanen ska omfatta hela deltagarens arbetsutbud och av utvecklingsplanen ska även insatser hos andra aktörer som deltagaren deltar i framgå. Utvecklingsplanen ska på kort sikt, 1-4 veckor fram i tiden, ge en mer detaljerad bild av vilka aktiviteter deltagaren ska utföra eller medverka i.

Det ska också framgå när och var aktiviteten äger rum, vilken aktör som tillhandahåller stödet samt övrig information som leverantören bedömer som relevant för deltagaren. Det kan till exempel gälla vilka jobb deltagaren ska söka eller vilka arbetsgivare som ska besökas. Det ska framgå av utvecklingsplanen att den har utarbetats tillsammans med deltagaren.

Finns det möjlighet för de som äger våra ärendehanteringssystem att föra dialog med er om detta nya sätt att rapportera på?

Arbetsförmedlingen arbetar endast med systemet KA webbstöd.

Rusta och matcha medfinansieras av
Europeiska unionen/Europeiska socialfonden