Frågor och svar om karriärvägledning

Vi har fått denna fråga från ett flertal leverantörer som använder Fortnox och dessvärre har vi ingen specialkompetens kring detta ekonomisystem inom myndigheten. Det råd vi givit är att först och främst prata med Fortnox om det finns någon tilläggsmodul som hanterar mottagande av order i deras systemarkitektur. Vi har också föreslagit att antingen ta kontakt med Fortnox VAN-operatör (alternativt någon annan VAN-operatör/Accesspunkt) för att diskutera en eventuell lösning där de kan ta emot ordern in och därefter spegla den mot leverantören.

De deltagare med pågående beslut som ligger i DAFA kommer att hanteras som nu. Nya deltagare hanteras enligt det nya flödet där Mina sidor Fristående aktörer (FA) och det nya order- och fakturaflödet kommer att gälla.

Ordern skapas i samband med att gemensam planering godkänns.

Inga förändringar kommer att ske på ordern.

Nej, befintlig order uppdateras inte. Den fristående aktören får en ny order då det är ny artikel. Fakturering sker på respektive order.

Handläggare från Arbetsförmedlingen gör avbrott i BÄR-systemet och avbrottet syns på Mina sidor FA. Tidigaste möjliga avbrottsdag är alltid dagens datum. Leverantören lägger in avbrottet i sitt system och genererar fakturor utifrån ursprungsordern med alla avbrott.

• Om avbrott är gjort mellan dag 1-15 i tjänsten har leverantören inte rätt till slutersättning och ingen order kommer skapas.
• Om avbrott är gjort mellan dag 16-40 i tjänsten hade en order för slutersättning skapats.

Det är två olika ordrar, det ena är en order för startersättning och det andra är en order för slutersättning. De hänger ihop genom den så kallade genomförandereferensen vilket håller ihop ordrar för en process/deltagare.

Det är genom genomförandereferensen som gör att ni kan koppla ihop startersättning och slutersättning med deltagaren.

Nej, inte för det nya flödet. Där finns inga API:er utan order kommuniceras till leverantör via leverantörens uppsatta accesspunkt och faktura returneras tillbaka till oss via PEPPOL.

Ja, det skapas en order efter att gemensam planering skickats in och godkänts.

Det kommer att finnas följande produkter (artiklar):

• Startersättning
• Slutersättning
  

Vi arbetar med frågan hos Mina sidor FA i dagsläget då frågan kommit upp på leverantörsträffar. Exakt vad och, i så fall när, en eventuell lösning kan vara på plats vet vi inte idag. Ordrarna kommer man dock enkelt att kunna se i Leverantörsportalen och man valt den lösningen för att ta emot sina order. För de som valt en egen integrerad lösning blir order tillgänglig på det sätt som man arbetar fram med sin VAN-operatör.

Order är på en beslutsperiod, normalt sett 40 dagar, och fakturering kan ske direkt efter mottagen order.

När gemensamma planeringen är inskickad och godkänd skapas en order för startersättning som leverantören kan fakturera. När slutredovisningen är inskickad och godkänd skapas en order för slutersättning som leverantören kan fakturera under förutsättning att avbrott inte är gjort innan dag 15 i tjänsten.

För att kunna svara leverantörer kan vi be om aktuell genomförandereferens och göra en sökning på genomförandet i BÄR, kontrollera rapporter och se om det finns en slutredovisning. För att order ska skapas måste denna vara godkänd. Om slutredovisningen har status inkommen är den ännu inte hanterad av handläggare.

Om det finns en godkänd slutredovisning kontrollera avbrottsdatum. Om avbrottet har skett dag 1-15 skapas ingen order med slutersättning då leverantören inte ska få denna utbetald. Om avbrottet har skett dag 16 eller senare, leta upp ordernummer under historik i BÄR och sök upp ordern i Raindance.

Ja, det kommer separata ordrar för startersättning och slutersättning. Utfärdade ordrar är inte tänkta att uppdateras.

E-handel bygger på att ordrar skapas för det som beställs. Dessa ordrar kommuniceras elektroniskt via PEPPOL till lämpligt gränssnitt till leverantör som tar emot dem i sitt ekonomisystem. När sedan vara/tjänst är levererad skapar man en faktura kopplat mot ordern.

För mer information:

E-handel | DIGG

Myndighetens allmänna betalningsvillkor är 30 dagar och det gäller för all leverantörsfakturering.

elektroniska fakturor och handel

Man kan använda sig av den helintegrerade lösningen Leverantörsportalen för att hantera hela flödet, ordermottagning och fakturering. Ni kommer själva behöva se till att ni får in rätt information i ert eget ekonomisystem. Leverantörsportalen tillhandahålls kostnadsfritt från Arbetsförmedlingen.

Leverantörsportalen kräver ett login:

Inloggning till leverantörssportalen

Ja, där blir det en knapptryckning för respektive order för att generera fakturan. Om förändring har skett under leveransperioden genom avbrott justeras detta då också i denna process. Viktigt att poängtera att denna fakturering därefter behöver speglas i ert ekonomisystem för er egen redovisning.