Frågor och svar rusta och matcha

Här har vi sammanställt frågor och svar om rusta och matcha. Ni hittar dem nedan uppdelat i kategorier.

Allmänt om tjänsten

Vad är syftet med rusta och matcha?

Tillsammans med fristående aktörer erbjuder vi en tjänst som syftar till att arbetssökande så fort som möjligt ska komma ut i jobb eller utbildning.

Hur ser målgruppen ut?

Större delen av de arbetssökande som kommer att placeras i tjänsten bedöms stå långt från arbetsmarknaden vilket innebär att de antingen är eller riskerar att bli långtidsarbetslösa.

Utökning i kriterier för rusta och matcha

Hur placeras de arbetssökande i tjänsten?

Arbetsförmedlingen bedömer om en arbetssökande tillhör målgruppen för tjänsten med hjälp av ett statistiskt bedömningsstöd som väger samman information om både individ och arbetsmarknad. Både de som är arbetssökande sedan tidigare och nyinskrivna arbetssökande som är öppet arbetslösa kan bedömas tillhöra målgruppen och placeras i tjänsten.

Hur fungerar det statistiska bedömningsstödet?

  • Det statistiska bedömningsstödet bidrar till en mer enhetlig och rättssäker bedömning av de arbetssökande. Tack vare användningen av tillgängliga data, på ett systematiserat sätt, ökar träffsäkerheten i bedömningen och ger bättre förutsättningar för uppföljning, utvärdering och metodutveckling av arbetssätt.
  • Det statistiska bedömningsstödet bedömer den arbetssökandes avstånd till arbetsmarknaden och behov av stöd. Bedömningen bygger på ett 30-tal faktorer kopplat till den enskilde individen och till arbetsmarknaden. Faktorerna används i en statistisk modell som bedömer arbetssökande avståndet i tid till arbetsmarknaden och behov av stöd.
  • Exempel på faktorer är utbildning, yrkeserfarenhet och bostadsort.
  • Det statistiska bedömningsstödet utgör ett stöd inför beslutsfattande.

Bedömningsstödet delar in arbetssökande i tre grupper:

  • Arbetssökande som står nära arbetsmarknaden och bedöms klara sig själv med mindre stödinsatser till exempel via Arbetsförmedlingens digitala självservicetjänster.
  • Arbetssökande som är aktuell för tjänsten rusta och matcha. Dessa delas in i tre olika nivåer (A, B och C) som styr ersättningen till leverantören.
  • Arbetssökande som bedöms stå så pass långt ifrån arbetsmarknaden att.

Vilka arbetssökande kan leverantören förvänta sig att möta inom respektive nivå?

Deltagare för vilka ersättningen är på såväl nivå A, B som C kan till exempel vara i behov av motivationshöjande insatser och vägledning, liksom ha behov av kunskap om hur man söker arbete. Likaså kan deltagare på samtliga nivåer vara i behov av språkstöd i viss utsträckning. Omfattning och intensitet i det stöd som deltagaren behöver bedöms vara högre för de deltagare för vilka leverantören får högre ersättning. Enligt avsnitt 4.1.1 i förfrågningsunderlaget, Obligatoriskt stöd, ska den individuella utvecklingsplan som upprättas för varje deltagare omfatta deltagarens hela arbetsutbud.

Deltagare i behov av arbetsförberedande insatser ingår inte i målgruppen för tjänsten. För dessa kan tjänsten Introduktion till arbete vara en lämplig insats. Arbetsförmedlare som placerar arbetssökande i tjänsten ska utgå från den bedömning av nivå som framkommer med hjälp av det statistiska bedömningsstödet. Arbetssökande vars avstånd till arbetsmarknaden bedöms vara sådant att de tillhör målgruppen för tjänsten kommer placeras i rusta och matcha.

Hur ser ersättningsmodellen för fristående aktörer ut?

Tjänsten är resultatbaserad och ska bidra till att arbetssökande snabbt kommer ut i arbete eller studier. Det är en ersättningsmodell med stark incitamentsstruktur, med låg periodisk ersättning och hög resultatersättning. Mer information om ersättningar hittar du i förfrågningsunderlaget.

Kan deltagare i rusta och matcha ta del av andra arbetsmarknadspolitiska insatser?

Arbetsförmedlingen bedömer om en annan arbetsmarknadspolitisk insats är motiverad utifrån varje arbetssökandes behov och förutsättningar. Med undantag av projekt och insatser som syftar till att starta eget är det möjligt att ta del av flera andra typer av insatser, såsom praktik, yrkeskompetensbedömning, validering, en modul i en arbetsmarknadsutbildning.

Arbetsmarknadspolitiska insatser inom rusta och matcha kan pågå i max tre månader.

Information om olika insatser, Stöd-A-Ö

Om en leverantör anser att en deltagares möjligheter att nå tjänstens mål ökar med hjälp av en annan arbetsmarknadspolitisk insats, ska Arbetsförmedlingen informeras om detta via en informativ rapport. Arbetsförmedlingen jobbar med att utveckla information till leverantörerna om detta. Observera att ovanstående inte gäller en parallell insats som sfi vilken kan pågå under mer än tre månader.

Påverkas tjänsten introduktion till arbete i de här leveransområdena?

Rusta och matcha och Introduktion till arbete har olika målgrupper. För arbetssökande som har behov av arbetsförberedande insatser kan Introduktion till arbete vara lämpligt.

Vad innebär det att leverantörens lokaler ska vara utformade så att de är tillgängliga för deltagare med funktionsnedsättningar?

Myndigheten för delaktighet ges information om och exempel på hur en offentlig lokal kan utformas för att vara tillgänglig.

Exempel om tillgängliga lokaler.

Arbetsförmedlingen bedömer att de exempel som anges i ovanstående länk omfattas av detta krav. Deltagare kan dock ha både olika fysiska och olika psykiska funktionsnedsättningar. Om kraven på tillgänglighet och anpassning (se 4.7.2 och 4.8 i förfrågningsunderlaget) är högre än de generella exemplen som mfd tar upp på sin hemsida kan variera beroende på deltagares individuella förutsättningar och behov.

Vilka fristående aktörer kan vara med?

De fristående aktörer som uppfyller kraven har möjlighet att vara med. Man kan bli aktuell som fristående aktör även om man inte är med i inledningsskedet. I ett LOV-system kan nya aktörer ansluta sig löpande.

Hur ser ni på möjligheterna att fristående aktörer kommer att etablera sig i små kommuner i glesbygd med få invånare?

Det är en utmaning att utveckla ett system som garanterar att tjänsten kan erbjudas på samma sätt i alla delar av landet. Genom att rusta och matcha finns i områden och kommuner av olika karaktär får Arbetsförmedlingen möjlighet att tillsammans med leverantörerna dra lärdomar om bland annat denna fråga. I rusta och matcha är det möjligt att leverera delar av stödet till arbetssökande på distans.

Finns det inte en risk att endast stora aktörer blir kvar och att små slås ut?

I de områden vi prövar rusta och matcha, har vi hittills en stor spridning storleksmässigt på leverantörerna och än så länge kan vi inte se någon risk att det blir så. Träffsäkerheten i bedömningen ger bättre förutsättningar för uppföljning, utvärdering och metodutveckling av arbetssätt.

Kan kommuner medverka som fristående aktörer?

Vi kan i dagsläget endast ta ställning till kommunens ansökan som den är utifrån villkoren i lagen om valfrihet (LOV) och behandla den på likartat sätt som vi gör vid förfrågningar från andra leverantörer.

Hur ska mätning och uppföljning gå till?

Vi håller regelbundna leverantörsdialoger där vi delger resultat och fångar upp leverantörernas åsikter och erfarenheter. Vi ser över hur vi ska arbeta med det framåt för att säkerställa att vi delar och samlar in information.

Vi ser även över hur vi ska kunna mäta och följa upp på ett effektivt sätt baserat på de områden där vi prövat tjänsten.

Vad innebär tjänsten i stora drag?

  • En matchningstjänst som ska bidra till att arbetssökande snabbt får utbildning och jobb.
  • Tjänsten kan pågå maximalt ett år (två gånger sex månader).
  • Målgruppen för rusta och matcha är bredare än i stöd och matchning och omfattar fler som står längre ifrån arbetsmarknaden.
  • En arbetsförmedlare håller ett inledande samtal där vi utifrån det statistiska bedömningsstödet som bygger på ett 30-tal faktorer, avgör om den sökande ska ingå i rusta och matcha. Exempel på faktorer är utbildning, yrkeserfarenhet och bostadsort.
  • Deltagaren väljer själv leverantör på vår webbplats.
  • Tjänsten ger leverantörer stor frihet att själv utforma metoder och arbetssätt inom ramen för lagar och förordningar.
  • Leverantören tar tillsammans med arbetssökande fram en plan för hur deltagaren på snabbaste sätt ska få ett arbete eller kunna påbörja en utbildning. Varje deltagare får ett schema med sina aktiviteter
  • Ersättningen till leverantörerna är resultatbaserad vilket innebär att de få högre ersättning ju snabbare sökande kommer ut i utbildning eller får jobb.

I vilken takt kommer införandet av rusta och matcha ske?

Införandet startade med etapp 1 i maj 2021, då rusta och matcha infördes i 53 kommuner. Den 29 september 2021 införs etapp 2 i ytterligare 101 kommuner. Den tredje och sista etappen införs den 7 december 2021. Det innebär att stöd och matchning kommer att sägas upp i de aktuella kommunerna.

Hur ser planen för övergången från stöd och matchning till rusta och matcha ut?

Stöd och matchning sägs upp i anslutning till att rusta och matcha införs, med tre månaders uppsägningstid. Arbetsförmedlingen kommer att hänvisa till tjänsten till och med dagen för uppsägning. Det innebär att deltagare i stöd och matchning därmed kan gå klart sina program.

Ta del av planen i sin helhet

Får leverantörer av stöd och matchning vars avtal sägs upp möjlighet att leverera rusta och matcha?

Arbetsförmedlingen har publicerat ett förfrågningsunderlag för att fristående aktörer ska kunna lämna in sina ansökningar. De fristående aktörer som uppfyller kriterierna kommer att få vara med att leverera tjänsten rusta och matcha till arbetssökande i de aktuella kommunerna.

Det ställs andra krav på leverantörer för rusta och matcha än för stöd och matchning. Ett exempel är att det ställs krav på referensuppdratg gällande rustande insatser. Det ställs också högre krav som innebär att leverantörerna behöver visa på resultat – att snabbt få fler arbetssökande i jobb eller utbildning – för att få lönsamhet.

Eftersom det hela bygger på ett upphandlingsförfarande enligt lagen om valfrihet (LOV) finns inget sistadatum för när ett företag kan ansöka utan möjligheten är öppen fortsättningsvis.

Förfrågningsunderlag Rusta och matcha

Hur många leverantörer av rusta och matcha blir berörda?

Alla leverantörer av stöd och matchning kommer att sägas upp samtidigt som införande av rusta och matcha sker i nya leveransområden och kommuner.

Vad gäller för fristående aktörer som ansökt om att bli leverantörer av stöd och matchning?

I samband med införandet av rusta och matcha kommer stöd och matchning att sägas upp i hela Sverige. Uppsägningstiden är tre månader. För att ansöka om att bli leverantör till rusta och matcha finns förfrågningsunderlag för berörda leveransområden i Mercell Tensign.

Om du vill ta tillbaka din ansökan för att bli leverantör för tjänsten stöd och matchning kan du meddela oss på avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se. Vill du låta ansökan ligga kvar behöver du inte göra något. Vi återkommer då med besked när vi har behandlat din ansökan.

Så införs rusta och matcha i hela landet

Enligt regleringsbrevet ska ni öka omfattningen av utvecklade matchningstjänster samt förbättra kvalitet, uppföljning och kontroll. Har ni hunnit dra tillräckliga lärdomar inför reformeringen ni står inför?

Nej, på grund av pandemin och då det normalt tar längre tid att utveckla den här tjänsten så hade vi önskat oss mer tid, men nu gör vi det bästa av det vi vet. I och med att deltagarna står längre från arbetsmarknaden jämfört med exempelvis i stöd och matchning så tar det tid att se effekten för att kunna göra bra analyser. Det vi kan se så här långt är till exempel att:

  • Det statistiska bedömningsstödet bidrar till ett gemensamt och effektivt arbetssätt så att alla arbetssökande får en enhetlig och rättssäker bedömning oavsett var i landet de bor.
  • Rusta och matcha har hittills varit ett lärandeprojekt så vi har fått in mycket och värdefull information som ger oss bättre möjligheter att utvärdera och följa upp leverantörernas insatser.
  • Den nya ersättningsmodellen har ett stort resultatfokus med tydliga incitament.

Hur bedömer ni att den utvecklade tjänsten under arbetsnamnet nya rusta och matcha kommer att skilja sig mot dagens rusta och matcha?

Det är för tidigt att svara på.

Hur lång handläggningstid har ni när det gäller ansökningar?

Vi får in många ansökningar just nu. I dagsläget har vi en handläggningstid på cirka 8 - 10 veckor.

När startar etapp 3?

Den 7 december 2021 startar etapp tre för rusta och matcha. Den 6 oktober publiceras förfrågningsunderlaget på Tendsign. Då kan du ansökan om att bli leverantör för rusta och matcha i de aktuella områdena.

Kommer det några ändringar för referensuppdragen i etapp 3?

Nej det blir inga ändringar gällande referensuppdragen för etapp 3.

Jag önskar ett förtydligande av vad de tre olika spåren innebär?

I rusta och matcha finns inte spår utan där finns istället tre olika nivåer. Ersättningen differentieras i tre olika nivåer utifrån deltagarens bedömda avstånd till arbetsmarknaden. Arbetsförmedlingen bedömer varje deltagares avstånd till arbetsmarknaden. I underlag för bedömningen ingår faktorer när det gäller både individ och arbetsmarknad. För deltagare som har ett kortare avstånd till arbetsmarknaden ersätts leverantören enligt nivå A, för deltagare som har ett längre avstånd till arbetsmarknaden ersätts leverantören enligt nivå B och för deltagare med ett ännu längre avstånd till arbetsmarknaden ersätts leverantören enligt nivå C. Det bedömda avståndet till arbetsmarknaden och den ersättningsnivå som följer av Arbetsförmedlingens bedömning gäller under hela deltagarens placering i tjänsten. Det är alltså inte möjligt att förändra ersättningsnivån som leverantören erhåller för deltagaren under deltagarens tid i tjänsten.

Är det möjligt att göra nivåbyte? Om ni till exempel anvisar en sökande till nivå A och vi sedan ser att behovet ligger närmare C.

Nej, det är inte möjligt. Nivån bedöms av bedömningsstödet och är styrande för ersättningsnivån.

Vi kallades tidigare för kompletterande leverantörer i Arbetsförmedlingens system. Varför kallas vi för fristående aktörer nu?

Ja, det stämmer. Fristående aktörer är ett begrepp som har börjat införas i samband med reformeringen av Arbetsförmedlingen. Tyck gärna till om ni har tankar så tar vi med oss det!

Vid vilka tillfällen kan Arbetsförmedlingen avbryta ett beslut? Kan det göras vid till exempel praktik eller sjukdom, eller kommer leverantören ha ansvaret då?

Avbrott sker om deltagaren påbörjar ett arbete eller reguljära studier. Arbetsförmedlingen kan även avbryta tjänsten om deltagaren har behov av någon annan tjänst än rusta och matcha. Praktik kan deltagaren ha som en parallell insats i max tre månader inom ramen för tjänsten. Om deltagaren inte kan tillgodogöra sig tjänsten på grund av sjukdom avbryter Arbetsförmedlingen tjänsten.

Får man ersättning om en deltagare påbörjar studier inom AUB (arbetsmarknadsutbildning)?

Om en deltagare påbörjar en AUB utgår inte ersättning. För ytterligare information finns frågan bra beskrivet i förfrågningsunderlaget för rusta och matcha. AUB är inte resultatgrundande.

Kan deltagare välja leverantör på annan ort?

Ja, en deltagare kan välja en leverantör på annan ort men då måste deltagaren själv bekosta eventuella resor till och från leverantören.

Kan hela insatsen ske på distans, med tanke på friheten att välja leverantör på annan ort?

Deltagaren kan välja leverantör i hela landet men måste själv stå för resor och övrigt. Nu under pandemin så är det ok att delta på distans, men när vi återgår till normalläge så måste deltagaren själv stå för sina resor vid byte av leverantör

I och med pandemin och återgång till arbetsplatser under hösten undrar jag kring kraven. Ni ställer krav på att deltagare ska få minst en aktivitet i veckan som utförs vid ett fysiskt möte. Är det ett krav som gäller från och med 29 september?

Det beslut som finns löper på fram till den 31 december 2021 för leverans av externa arbetsmarknadstjänster på distans. Från den 29 september kan leverantörer av arbetsmarknadstjänster välja att antingen återgå till leveranssättet som var före pandemin eller fortsätta med distanslösningar fram till senast den 31 december 2021.

Detta kan komma att ändras om förutsättningar och rekommendationer från Folkhälsomyndigheten och regeringen förändras.

Om det i marknadsföringen tydligt framkommer att den riktar sig till arbetssökande som är inskrivna på Arbetsförmedlingen och att det är Arbetsförmedlingen som gör en bedömning om man som individ får delta i tjänsten: visst kan marknadsföring då ske genom sociala medier, i forum och genom utdelning av flygblad?

Så länge ni följer allmänna villkor för upphandlade arbetsförmedlingstjänster så kan ni marknadsföra era tjänster. Bland annat ska marknadsföring ske i enlighet med god sed och vara saklig och korrekt.

Hur lång praktikperiod kommer ni bevilja för deltagare i rusta och matcha? Gäller olika regler för de olika nivåerna?

Längden på praktik kan variera beroende på vad som är arbetsmarknadspolitiskt motiverat för den enskilda individen. I dagsläget beviljar vi dock inte längre praktik än tre månader inom ramen för rusta och matcha. Vid längre praktik bryter vi anvisning till leverantören.

Nej, vilken nivå det gäller spelar ingen roll, det är bara ersättningsnivåer och har inget med tjänstens utformning att göra.

Hur stort antal deltagare kan leverantören förvänta sig att bli tilldelade?

Rusta och matcha bygger på lagen om valfrihet LOV och det finns inga garantivolymer.

Gör ni en bedömning av hur många aktörer som behövs för det förväntade behovet (antal sökande/deltagare) när ni beviljar ansökningar i ett område, till exempel Malmö? Annars kan det ju bli en stor obalans mellan aktörer och deltagare.

Då tjänsten rusta och matcha omfattas av lagen om valfrihet kommer samtliga ansökningar att godkännas, förutsatt att kraven uppfylls.

Hur ser kraven ut för studie- och yrkesvägledning?

I tjänsten rusta och matcha har vi inget formellt krav på studie- och yrkesvägledning. Däremot står det fritt att använda denna kompetens om ni anser att det är en bra väg för att nå resultat.

Vad händer med de deltagare som har behov av språkstöd?

Ni som leverantörer står för eventuell tolk. Dock står Arbetsförmedlingen för eventuell teckentolk.

Vad innebär arbetsträning i jämförelse med rusta och matcha?

Rusta och matcha grundar sig på hur snart en person beräknas kunna få en anställning eller börja studera. Det innebär att tjänsten är för personer som vet vilken omfattning av arbete man söker. Arbetsträning är en insats för arbetssökande som behöver förberedande insatser innan anställning. Det innebär att arbetsträning inte kan ingå i rusta och matcha. Däremot kan arbetspraktik ingå i tjänsten.

När det gäller referens för nya företag, ska grundaren av företaget ha referens eller företaget som helhet?

Nystartade företag eller företag som har en associationsform som medför att de inte får en kreditrating samt leverantörer som får omdömet rött eller gult ska i sin ansökan visa för Arbetsförmedlingen att de har ekonomisk förmåga att genomföra uppdraget. Arbetsförmedlingen föreskriver inte att detta görs på något särskilt sätt, utan det är upp till leverantören att i sin ansökan lämna tillräckligt med information.

Dokumentation för att styrka ekonomisk förmåga att genomföra uppdraget i enlighet med förfrågningsunderlaget under hela avtalstiden kan exempelvis vara:

  • intyg från extern, auktoriserad revisor
  • intyg från annat kreditupplysningsföretag
  • vidimerad balans- och resultaträkning omfattande minst tre av de senaste sex månaderna.

Hur länge kan man göra förlängningar i stöd och matchning?

Förlängningar ska inte starta efter den 28 september.

Kan ni ge exempel på den större handlingsfriheten man har inom rusta och matcha jämfört med stöd och matchning - vilka aktiviteter kan planeras för deltagaren i rusta och matcha som man inte kunde göra i stöd och matchning?

Exempelvis är det inte samma krav på tid och innehåll i rusta och matcha jämfört med stöd och matchning. Det finns även möjlighet att leverera på distans till viss del inom rusta och matcha.

Varför tar man inte tar hänsyn till rating i stöd och matchning in i den nya tjänsten?

Stöd och matchning är en annan tjänst. Då likabehandling är oerhört viktigt i tjänster som omfattas av lagen om valfrihet LOV går det av juridiska skäl inte att ta med ratingresultat från en annan tjänst, då inte alla leverantörer av rusta och matcha tidigare har levererat stöd och matchning.

Vad händer med stöd och matchning när rusta och matcha införs i ett område?

Arbetsförmedlingen kommer samtidigt med införandet av rusta och matcha att säga upp avtalen med leverantörerna av stöd och matchning i de berörda kommunerna. Det beror på att tjänsterna inte kan eller bör användas parallellt av juridiska och affärsmässiga skäl. I rusta och matcha kan arbetssökande själva välja leverantör utifrån lagen om valfrihet (LOV). Arbetsförmedlingen kommer att hänvisa till tjänsten till och med dagen för uppsägning. Det innebär att deltagare i stöd och matchning därmed kan gå klart sina program.

Ekonomistöd/ Peppol

Kommer PEPPOL gälla även för de som ligger med i KA-webb?

De deltagare med pågående beslut som ligger i KA-webb kommer att hanteras som nu inklusive eventuella förlängningar. Nya deltagare (utom i ESF-områden) hanteras enligt det nya flödet där Mina sidor Fristående aktörer (FA) och det nya order- och fakturaflödet kommer att gälla.

KA-webb ska avvecklas succesivt, hur snabbt kommer det att gå för de som är verksamma i ett ESF-område?

Idag finns inget datum för när ESF-områden kommer att vara införlivade i denna struktur.

Vilka uppgifter ska fakturan innehålla?

De tekniska beskrivningarna om vad fakturan ska innehålla hittar du i den här nyheten:

Snart dags för nytt fakturahanteringssystem

Kan vi begära en uppdaterad inköpsorder vid avbrott så att inköpsordern överensstämmer med avrops-/deltagandedata?

Nej, systemmässigt finns i dagsläget inget stöd för uppdaterade order.

Innebär PEPPOL att vi måste skicka en faktura per deltagare och ärende varje månad istället för en samlingsfaktura som sker per automatik idag?

Ja, i ett e-handelsflöde svarar alltid en order mot en faktura.

Hur får vi ordern om man inte kan ta emot den i PEPPOL?

Kortsiktigt kan man använda sig av Leverantörsportalen. Den tillhandahålls kostnadsfritt. Leverantörsportalen kräver bara ett login som man ansöker om.

Leveransportalen ansök här

Kommer utbetalningarna ske på samma sätt som tidigare? Så att vi kan hämta utbetalningsfiler från AF Rekvirera?

Nej, vi skickar fakturorna till Arbetsförmedlingen elektroniskt och utbetalning sker vid förfallodag utifrån myndighetens normala betalningsrutin.

Går det att utveckla vidare, med API:er och PEPPOL, så att vi kan administrera i respektive CRM system, exempelvis Workbuster?

PEPPOL-strukturen är en standard och vad olika VAN-operatörer kan utveckla utifrån denna kommunikation kan vi inte svara på.

Kommer det behövas manuell hantering av varje enskilt ärende i Leverantörsportalen?

Ja, där blir det en knapptryckning för respektive order för att generera en faktura.

Var kan vi hitta svar på frågor gällande elektroniska fakturor och handel?

På arbetsformedlingen.se finns relevant information samlad för leverantörer. I sektionen Elektroniska fakturor och handel finns mer detaljerad information kring elektronisk handel.

Ni kan även hitta tekniska specifikationer kring meddelandestruktur på order och faktura.

Vad händer om vi av misstag fakturerar hel månad (som det står i inköpsordern) men deltagaren avbröt mitt i månaden?

Då kommer order inte att matcha i vårt ekonomisystem. Ni behöver göra en kreditering av fakturan samt skicka ut en ny korrigerad faktura.

Stämmer det att inga retroaktiva avbrott är tillåtna från AF:s sida, så fakturor inte blir fel i efterhand?

Ja, det stämmer att inga retroaktiva avbrott kommer att göras. Avbrottsdag i systemet är det som gäller och de kommer inte att kunna läggas bakåt i tiden. Däremot kommer man att kunna göra avbrott framåt i tiden.

Uppdateras ordern med resultatersättning, tilläggsersättning, snabbhetspremie och får den ordern ett nytt nummer?

Ni får en ny order då detta är en ny händelse/artikel. Man slutfakturerar grundersättningen på den befintliga ordern och övriga ersättningar kommer som nya ordrar i systemet.

Hur hänger order för dagersättningar och order för resultatbaserade ersättningar ihop?

Det är två olika ordrar, en för grundersättningar och en för resultatbaserade ersättningar. De hänger ihop genom den så kallade genomförandereferensen vilket håller ihop ordrar för en process/deltagare. Våra system känner av när signaler kommer rörande deltagares aktiviteter utifrån avbrottsorsak. Därefter skapas rätt resultatbaserade ordrar vid rätt tidpunkt som går ut på samma sätt som ordrar rörande grundersättning.

Sker inleverans månadsvis?

Ja, det stämmer. En order avser en leveransperiod, normalt sex månader. För varje månad progessrapportering sker Mina sidor FA vilket triggar en inleverans i våra system. Det kommer med andra ord inte ske några inleveranser från leverantörens sida utöver progressrapporteringen.

Vänder vi ordern till en "faktura" via PEPPOL?

Den specifika artikelraden vänds till en faktura. Order kommer i den absoluta majoriteten av fallen att omfatta mer än en artikelrad. Det sker genom er integration mot ekonomisystemet eller i leverantörsportalen för de som väljer detta alternativ.

Kommer utbetalningsfil via det vanliga flödet som idag?

Nej, inte för det nya flödet. Betalning sker genom en utställd faktura.

Vilka artiklar ska vi använda vid fakturering i den kommande fakturahanteringen?

Ordern kommer att innehålla de artiklar som tjänsten avser:

  • Tilläggsersättning
  • Snabbhetspremie
  • Resultatersättning
  • Grundersättning

Kommer några fakturaflöden gå utanför PEPPOL (idag skickas det ibland manuellt fakturor utanför webbstödet)?

Nej, enbart via Peppol eller leverantörsportalen med undantag för ESF-områden som tills vidare ligger kvar i KA webb-flödet.

Kommer alla former av underlag för fakturering att ske i PEPPOL? AT, rusta och matcha, STOM och andra tjänster.

Ja, på sikt är det tänkt att alla tjänster ska gå över till denna struktur.

Kommer vi att löpande kunna skicka fakturor under hela månaden eller är det någon form av ”fönster” som vi måste anpassa oss till?

Ja, det går bra att fakturera löpande.

En klient använder Fortnox som affärssystem och kommer behöva integrera ert ordersystem i det befintliga affärssystemet för att det ska kunna tillämpa PEPPOL. Vad är det för typ av integration vi behöver?

De råd vi ger är att först och främst prata med Fortnox om det finns någon tilläggsmodul som hanterar mottagande av order i deras systemarkitektur. Ni bör också kontakta er egen VAN-operatör för att diskutera en eventuell lösning.

Hur ofta kommer ni att skicka underlag till oss för fakturering? En gång per månad, vecka eller varje dag?

Normalt sett kommer en order att innehålla flera leveransperioder och vi levererar månad för månad och fakturerar efter respektive leverans.

Vad innebär det nya faktureringsflödet?

E-handel bygger på att ordrar skapas för det som beställs. Dessa ordrar kommuniceras elektroniskt via PEPPOL till lämpligt gränssnitt till leverantör som tar emot dem i sitt ekonomisystem. När sedan vara/tjänst är levererad skapar man en faktura kopplat mot ordern.

För mer information:

E-handel | DIGG

Vad är Leverantörsportalen?

Det är ett slutet e-handelssystem som Arbetsförmedlingen tillhandahåller kostnadsfritt under en övergångsperiod. Där tar man emot ordrar och vänder dessa mot fakturor inom detta slutna system.

Anmälan till och information om Leverantörsportalen

Är fältet Orderreferens på fakturan samma som fältet Inköpsordernummer i den tekniska specifikationen av ordern?

Ja, det är samma.

Vi har inte möjlighet att ta emot ordrar via PEPPOL, vi kan endast fakturera. Hur ska vi hantera det?

Under en övergångsperiod rekommenderar vi att ni använder leverantörsportalen.

Ansök om konto till leverantörsportalen

Finns möjlighet att hämta orderfilen direkt från er på till exempel ftp/ftp:s eller måste den gå via en distributör för PEPPOL?

I dagsläget finns dessvärre inga sådana lösningar.

Vad heter ordersystemet som ni ska skicka ordern ifrån via PEPPOL?

Kommunikationen via PEPPOL från Arbetsförmedlingens sida går direkt från vårt ekonomisystem som heter Raindance.

Vid fakturering av R2, kommer det att skickas en order på R2 beloppet? Och hur kommer signaleringen om detta att fungera? Signaleras detta t.ex. i det nya Mina sidor fristående aktörer-applikationen?

R2 och övriga avtalade resultatbaserade tilläggsersättningar kommer man att få i en separat order. Man kommer att kunna fånga denna order genom PEPPOL-nätverket precis som övriga ordrar. Denna signal kommer även att kunna ses i Mina sidor Fristående aktörer.

Kommer ni skicka en kredit-order vid överfakturering på utställd order?

Om en faktura blir fel gäller gängse rutiner för detta dvs vi begär en kreditfaktura motsvarande den felaktiga fakturan och så ställer ni också ut en ny och korrigerad faktura oavsett om det är för mycket eller för lite fakturerat.

Är det något problem om vi tar emot ordrar på ett PEPPOL-id och skickar fakturorna från ett annat PEPPOL-id?

Nej det är inte möjligt. Man kan bara ange ett PEPPOL-id per leverantör. Därmed går det inte att ta emot den från en annan adress än dit order skickats.

Vad har ni för handläggningstid för att registrera så att man kan få tillgång till Leverantörsportalen?

Tillsammans med vår VAN-operatör har vi, vid normal belastning, en handläggningstid på fem till sju dagar.

Går det att få en testorder från er som är till vårt bolag så att vi kan kontrollera att allt kommer in rätt?

I steg 1 ska ni kunna använda den testorderfil i XML-format som skickats ut. Den finns också på vår hemsida:


Snart dags för nytt fakturahanteringssystem


Om ni, efter att ha testat denna, bedömer att ni är redo att flödestesta, skicka då ett mejl med rubriken ”flödestest” till ekonomistod@arbetsformedlingen.se. Är det så att ni redan har ett avtal som löper kan det dock vara bra att anmäla er till leverantörsportalen för den skull att det tar längre tid än beräknat att få till er orderintegration mot oss.

När vi tar fram en testfaktura, kan vi skicka den till er för kontroll så att allting hamnar rätt?

Ja, upplever ni att ordermottagningen fungerar som avsett och avser att ta vända den mot en testfaktura så meddela oss så att vi kan tillsätta resurser för att titta på denna specifikt. En kontakt behöver då tas från vårt håll kring detta. Notera då att vi behöver relevant kontaktperson från för denna kontakt. Denna begäran skickar ni till ekonomistod@arbetsformedlingen.se

Vad behöver jag göra för att kontrollera att vi kan ta emot ordrar? Det står på er hemsida att ni bifogar två XML-filer(ordrar) för testinläsning men jag hittar inte dem. Finns det någon tydlig manual för hur flödet kommer att vara i det nya systemet?

Ni behöver testinläsa orderfilen genom er VAN-operatör och därefter testa att vända denna till en faktura i ert ekonomistsystem. Någon konkret flödebeskrivning finns egentligen inte utan den följer traditionell E-handelsstruktur. Den fakturauppsättning som gäller hittar ni tillsammans med orderinformationen i de tekniska beskrivningarna.

Bör vi som planerar att ha en egen lösning för det nya order och fakturaflödet, även registrera oss på Leverantörsportalen?

Ja, vi rekommenderar att alla som inte kan säkerställa flöde skapar ett konto eftersom vi annars då inte kommer att kunna hantera ordrar i flödet på annat sätt än genom Leverantörsportalen. Är det så att man är helt klar med sin interna lösning måste man meddela oss för att säkerställa den tillsammans.

Vilken systemuppsättning brukar ni rekommendera till era leverantörer?

Vi rekommenderar aldrig systemuppsättning till leverantörer. Detta är en dialog ni bör hålla med olika leverantörer av systemlösningar och hitta en lösning som passar er. Det finns mer information på förutsättningar som ni behöver förhålla er till via de tekniska beskrivningarna.

Vilka betalningsvillkor har Arbetsförmedlingen?

Myndighetens allmänna betalningsvillkor är 30 dagar och det gäller för all leverantörsfakturering.
I nuvarande självfakturaflöde har vi haft en helt annan betalningsrutin som tillåtit lite större utbetalningsflexibilitet.
När vi nu går in i E-handel och ett leverantörsfakturaflöde så gäller också de allmänna villkoren för det och det är likabehandling för alla leverantörer.

Elektroniska fakturor och handel

Mina sidor fristående aktörer

Vad grundar sig beslutet på att införa systemstöden den 29 september i samband med att etapp 2 kommer igång?

Höga krav på digitalisering och tillgänglighet har bidragit till att vi under flera år arbetat med att uppdatera den tekniska infrastrukturen. Ökade volymer och krav på prestanda har lett till att vi behöver bygga om och ut grunden.

Samarbetet med fristående aktörer är viktigt och kommer att utökas, därmed även kraven på hur våra gemensamma it-system fungerar, framför allt kopplat till prestanda och höga volymer.

Då tjänsten rusta och matcha i etapp 2 innebär en hög volymökning vill vi säkerställa att vi bygger den på en infrastruktur som klarar detta och har därför beslutat att genomföra ändringen den 29 september.

Har ni skickat denna förfrågan endast till dem som ni skrivit avtal med eller har det gått ut till alla i rusta och matcha?

Vi har gått ut med förfrågan ”skicka in uppgifter för ansvarig behörighetsadministratör” till de leverantörer som vi tecknat avtal med för etapp 1 och etapp 2 av rusta och matcha. Leverantörer som endast tillhör ESF-område har däremot inte fått förfrågan då de inte kommer att arbeta i den nya digitala lösningen. Det är 13 leverantörer som arbetar i ESF-område.

Hur kommer vi igång med ”Mina sidor för fristående aktörer”?

För att komma igång med att arbeta i ”Mina sidor för fristående aktörer” behöver ni utse en behörighetsadministratör som kan skapa systemanvändare till er personal. Vi lägger upp en ansvarig behörighetsadministratör per leverantör. Behöver ni fler behörighetsadministratörer i er organisation kan de sedan läggas upp av er ansvariga behörighetsadministratör.

Hur många behörighetsadministratörer får man ha?

Ni skickar in uppgifter för en ansvarig behörighetsadministratör till oss. Den personen kan sedan själv lägga upp fler behörighetsadministratörer. Det finns inget maxantal, utan du som leverantör kan lägga upp så många som du önskar.

Kan en person ha flera behörigheter?

Ja det finns tre olika behörigheter som går att kombinera med varandra och en person kan ha en, två eller tre olika behörigheter. Det är du som leverantör som bestämmer vilka behörigheter dina olika medarbetare behöver.

Den här tidslinjen gäller alltså dem som inte är inne i ESF?

Tidslinjen gäller för samtliga nya beslut som sker i samband med övergången den 29 september. Detta gäller inte ESF-leverantörer, utan enbart de som jobbar kvar i KA/AIS.

Var finns det lathundar?

Vi har tagit fram instruktioner om hur ni ska göra, både i text och bilder. Det finns publicerat på arbetsförmedlingen.se under aktuellt för leverantörer:

Kom igång med Mina sidor

Vilka möjligheter kommer att finnas i samband med implementeringen den 29 september och vilka kommer senare?

29 september
Från den 29 september kommer ni att kunna logga in, bjuda in nya användare och skapa behörigheter, ta emot deltagare, se deltagarinformation, deltagarperiod och utförande verksamhetsadress för deltagaren. Ni kommer också kunna tilldela deltagare till handledare och se genomförandereferens.

13 oktober
Från den 13 oktober kommer ni att kunna skapa gemensam planering och rapportera avvikelser i ”Mina sidor för fristående aktörer”

29 oktober
Från den 29 oktober kommer ni att kunna skapa slutredovisning, signal om påbörjat arbete/studier och periodisk redovisning.

När kommer det vara möjligt att exportera information från Mina sidor för fristående aktörer?

Från och med den 3 november.

Kommer alla leverantörer av rusta och matcha att arbeta i ”Mina sidor för fristående aktörer” från och med den 29 september?

Ja, förutom leverantörer som endast finns inom ESF-områden. De kommer inte att arbeta i ”Mina sidor för fristående aktörer” i etapp 2. I dag finns det 13 leverantörer inom ESF-områden.

Kommer en del leverantörer att jobba både i ”Mina sidor för fristående aktörer” och KA-webb under en period?

Ja, under en övergångsperiod kommer leverantörer som redan har deltagare i rusta och matcha att jobba dels i KA-webb och dels i ”Mina sidor för fristående aktörer”. Befintliga deltagare kommer inte att flyttas över till ”Mina sidor för fristående aktörer”. Ni kommer alltså att handlägga nya deltagare i ”Mina sidor för fristående aktörer” och samtidigt fortsätta handlägga befintliga deltagare i KA-webb. Leverantörer inom ESF-område ska fortsätta att handlägga både befintliga och nya deltagare i KA-webb.

Ska varje deltagare tilldelas en handledare direkt i Mina sidor FA? Syns beslutet direkt i Mina sidor FA?

Avrop/ny deltagare syns direkt när arbetsförmedlaren tagit sitt beslut. Sedan ska inte deltagaren finnas på plats hos er förrän inom tio dagar. Inom dessa tio dagar behöver deltagaren tilldelas en handledare som tar kontakt och bokar ett första möte.

Kan vi lägga alla deltagare på en och samma handledare i systemet? Vi tilldelar ju specifik handledare i vårt eget system.

Det finns inget i avtalet som säger att ni inte får göra så men det är inte meningen att man ska göra så. Det är mer en metodfråga än en avtalsfråga. Om ni inte tilldelar systemet till den som ska vara handläggare så finns det risk att denne kommer att missa en del viktiga funktionaliteter som kommer att komma framöver.

Kan handledare själva byta handledare efter tilldelning? Till exempel vid byte av handledare och semester.

Den som har behörighet att byta kan tilldela eller byta behörigheter.

Vad är syftet med att tilldela handledare i systemet?

Utifrån ett uppföljningsperspektiv är det viktigt, för att dra lärdom inför vidareutvecklingen av rusta och matcha.

Ligger alla handledare i listan eller bara de med behörighet till utförande verksamhet?

Ni ser de handledare som hör till samma utförande verksamheter/adresser som er när ni tittar i listan. Framåt tittar vi på filtrering för detta.

Om en handledare är sjuk eller på semester kommer någon annan åt dennes deltagare för att skicka in rapporter?

Ja, behörigheten är inte låst till handledaren.

En del leverantörer har handledare som jobbar på flera olika adresser - har systemet funktionalitet att lägga till detta?

Ja, ni kan välja exakt vilka utförande verksamheter och adresser ni vill att användaren ska ha behörighet till. Det går att välja flera stycken, en eller samtliga.

Finns det en överblick (tabell) över personal & behörigheter?

Ja, vi kan se till att även det även kommer ut på af.se.

Syns det direkt i ”Mina sidor för fristående aktörer när ett beslut har tagits?

En ny deltagare syns direkt när arbetsförmedlaren har tagit sitt beslut. Sedan ska inte deltagaren finnas på plats hos er förrän inom 10 dagar. Under den perioden ska deltagaren tilldelas en handledare som behöver boka ett första möte med deltagaren.

Hur aviseras avbrotten? Kommer de synas tydligt på någon översikt i Mina sidor FA?

Avbrott förmedlas genom Mina sidor och ni fakturerar utifrån avtalsvillkoren beroende på när avbrottet sker.

Kommer information att kopieras över från det gamla systemet till det nya, som till exempel tjänstedeklarationer?

Den information som kommer att hämtas in och visas i ”Mina sidor för fristående aktörer” är utförande verksamheter per tjänst och de adresser som den utförande verksamheten finns på.

Idag får endast registrerad handledare signal i KA webbstöd om kommentarer vid slutredovisning till exempel. Kommer även admin kunna få dessa signaler som en del av vårt kvalitetsarbete?

Behörigheterna är inte styrda till några yrkesroller. Det är upp till er som leverantör att bestämma vilka personer som behöver vilka behörigheter för att ta del av rätt information. Dock kommer inte rapporterna vara uppbyggda på samma sätt som i det gamla systemet.

Kommer det nya systemet även gälla för Etapp 1, orter som redan är igång?

Ja för nya deltagare i rusta och matcha. ”Mina sidor fristående aktörer” kommer däremot inte att användas av leverantörer som endast finns inom ESF-område.

Är det något från Mina sidor FA som syns för deltagarens Mina sidor?

Nu i första skedet syns inget för deltagarens Mina sidor.

Har några leverantörer deltagit i en pilot när ni utformat ”Mina sidor för fristående aktörer”?

Flera organisationer har varit involverade i utformningen av ”Mina sidor för fristående aktörer”. Vi har haft med leverantörer med olika förutsättningar, allt från små organisationer med två anställda till stora organisationer med ett par hundra anställda.

Kommer handlingsplanen läggas in i det nya verktyget?

Nej, handlingsplanen kommer inte att läggas in i "Mina sidor för fristående aktörer".

Kan deltagarna byta leverantör när de själva vill?

Ja, deltagaren kan byta leverantör. Frågan finns bra beskrivet i gällande förfrågningsunderlag för rusta och matcha.

Hur många deltagare per handledare ska vi beräkna som leverantör?

Det finns inte specifikt angivet exakt hur många deltagare per handledare. Däremot ska samtliga deltagare få samtliga delar vi kravställer i förfrågningsunderlaget. För ytterligare information finns frågan bra beskrivet i punkt e i förfrågningsunderlag för rusta och matcha.

I KA-webb kan man som aktör inte skriva känsliga uppgifter i informativa rapporterna/planeringen, bland annat för att behörigheten till systemet inte är tillräckligt skyddande. Hur ser det ut i Mina Sidor för fristående aktörer?

I dagsläget gäller samma begränsningar i Mina sidor som i KA webbstöd, eftersom det i regelverket är styrt hur känsliga personuppgifter får delges och hanteras.

När kommer användarstöd vara tillgängliga?

Den 23 september blev användarstöd för hur man lägger upp personalkonton, lägger till behörigheter och tar emot och fördelar deltagare i "Mina sidor för fristående aktörer" tillgängligt. Användarstöd för hur man skickar och hanterar handlingar kommer runt den 6 oktober.

Hur fungerar dialogen kring ett API för att automatiskt hämta ut deltagarbeslut och annan information? Finns det planer på ett dubbelriktat API så att vi även kan skicka in periodiska rapporter etcetera denna väg?

Vår ambition är att tillgängliggöra information i API-form på sikt. Vad vi kan dela beror på vad vi enligt lag får dela för information och hur den delas.

Vi har skickat in tjänstedeklartioner och Utförande verksamhet för Etapp 2 i KA webbstöd, kommer vi behöva göra det i Mina sidor också?

Ni behöver bara lägga upp det i KA webbstöd, inte i ”Mina sidor för fristående aktörer”.

Har ni modellerat hela processen för Af och leverantören vid införandet och användningen av det nya systemstödet?

Vi har jobbat med både processkartläggning och servicedesign, utifrån er leverantörer och de interna användarnas perspektiv.

Kommer eventuella nya deltagare i stöd och matchning efter 29/9 (etapp 3), med i besluten i KA webbstöd?

Ja, stöd och matchning fortsätter i KA webb som vanligt.

Förstår vi rätt då att vi som har både ESF och rusta och matcha i nya områden, från 1 september, kommer att behöva jobba i både det nya och i KA?

Ja, ni kommer att behöva jobba i två parallella system. Vi har skickat ut förfrågan kring behörighetsadmin för de som har avtal i rusta och matcha men inte de som enbart har ESF 58 st, 13 leverantörer har enbart ESF.

ESF övergripande, samarbetshistorik

Vad innebär nya kommuner för det pågående ESF-projektet?

ESF-projektet kommer att finnas kvar i nuvarande 36 kommuner.

Vad innebär samarbetshistoriken för oss leverantörer?

Samarbetshistoriken innebär att ni leverantörer en gång i månaden behöver lämna in en närvarorapportering, även kallad samarbetshistorik. Rapporten genomförs via KA webb och anvisade deltagare via Mina sidor, oberoende av varandra. Se vidare under rubriken Periodisk rapport.

Varför görs detta?

Arbetsförmedlingen får finansiering via Europeiska socialfonden (ESF), vilket ger större möjligheter att göra utvärderingar och att dra lärdom om rusta och matcha inför den kommande reformeringen av myndigheten. En viktig del är att fånga upp hur vi tillsammans med er leverantörer kan utveckla matchningstjänsten för att få så bra tjänster som möjligt, och därmed få ut fler arbetssökande i arbete eller utbildning.

Deltagarperspektivet

Kommer arbetssökande att få ordentlig information om detta innan de kommer till oss leverantörer?

De arbetssökande som idag är inne i tjänsten kommer att få en information via Mina sidor när de ska godkänna rapporten. Nya deltagare kommer att informeras i samband med att de får beslut från Arbetsförmedlingen.

Kommer de arbetssökande att godkänna detta innan de kommer till oss?

Samtycket avser upphävande av sekretess för vissa uppgifter gentemot Europeiska socialfonden (ESF) och Statistiska Centralbyrån (SCB). Samtycket kan ges tidigast vid första rapporteringstillfället (godkännande av insänd samarbetshistorik). Samtycket styr endast vilka rapporter (det vill säga rapportuppgifter) som kan sändas vidare till ESF och SCB/IBM.

Vad händer om samtycke återkallas?

Från den tidpunkten kan inte längre uppgifter sändas till Europeiska Socialfonden och Statistikmyndigheten. Deltagaren kommer dock fortsatt att få rapporter att godkänna så länge som hen deltar i rusta och matcha.

Vad händer om de arbetssökande inte godkänner efter tre månader?

Rapporten "försvinner" från Mina sidor. Den finns givetvis kvar i KA webbstöd precis som idag.

Hur gör de deltagare som saknar mobilt bank-id?

De kommer inte att bli deltagare i ESF-projektet. Manuell process med pappersblankett är inte möjlig.

Görs deltagarnas rapporter på ett ställe eller måste de logga in på olika sidor?

Både aktivitetsrapporten och samarbetshistoriken finns på deltagarens Mina sidor på arbetsförmedlingen.se.

Gemensam planering

Idag måste vi skriva gemensam planering och andra rapporter i wordfiler för att klistra in i KA webb, annars fungerar det inte. Hur ska KA webb klara att vi registrerar för varje dag i en hel månad?

Gemensam planering (GP) och periodisk rapport (PR) är inte samma sak. GP:n är inte förändrad. Den kommer att se ut och fungera precis som den gör idag. Skillnaden är att det lagts till en ny aktivitet "Eget arbete enligt gemensam planering med anordnare" i PR när man har gjort en ny GP. Det är i PR som ni ska rapportera i en kalender och där ange timmar per dag och aktivitet, och skickar in detta en gång i månaden.

Periodisk rapport (timmar, aktiviteter etc)

Enligt avtal ska tjänsten rusta och matcha motsvara hela deltagarens arbetsutbud. Innebär det att vi ska rapportera 40 timmar i veckan, det vill säga 8 timmar per dag?

Rapportera enbart den tid som går att verifiera. Om ni bedömer att en deltagare har färre timmar för eget arbete, så är det de timmar ni ska rapportera.

Hur mycket tid ska rapporteras? Enligt avtalet står det tydligt att vi ska säkerställa 40 timmar, kan vi gå emot det i denna rapport?

Samarbetshistoriken är endast kopplat till ESF och har inget med avtalet för rusta och matcha att göra.

Stämmer det att allt schemalagt ska rapporteras per vecka, men en aktivitet som är uppdelad på flera kalenderdagar ska redovisas i klump (per vecka)?

Nej, allt ska nu rapporteras per kalenderdag och antal timmar per dag.

Är det okej att skriva 40 timmar på måndagen och under den dagen skriva in samtliga aktiviteter som skett under veckan?

Nej, varje dag har en maximerad tidrapport omfattande 8 timmar per dag (endast arbetsdagar kan man rapportera på).

Hur ska vi redovisa deltagarens eget arbete?

Fyll i antal timmar för deltagarens eget arbete under ”Omfattning” i periodisk rapport. I rapporten längst ned finns en ruta ”Lägg till övrig information”. Kryssa i den rutan så öppnas ett fält som rymmer 2000 tecken. Där under ”Övriga upplysningar” skriver ni vad deltagaren har gjort den aktuella månaden. Observera, fyll endast i de aktiviteter som Arbetsförmedlingen och Europeiska socialfonden har godkänt, se listan i bildspelet.

Samtliga deltagare i rusta och matcha redovisas på detta sätt, men endast deltagare som ingår i ESF-projektet behöver godkänna samarbetshistoriken.

Aktiviteterna redovisas från och med september månads rapport 2021.

Rapportera eget arbete (powerpoint, 2 MB)

Hade det inte räckt att deltagaren redovisar sina aktiviteter?

Det skulle ha inneburit att vi hade behövt sända den till er för att läsa och korrigera samt lämna synpunkter. Den funktionaliteten saknas helt i KA webb för närvarande, och skulle ha inneburit ett mycket stort utvecklingsarbete. Dessutom skulle det troligen innebära försenade utbetalningar om deltagaren skjuter upp sin rapportering eller inte rapporterar alls. Risken är att ni skulle få tillbringa mycket tid med att påminna deltagare och be dem gå in och rapportera sin närvaro.

Ska vi fylla i samarbetshistoriken även om deltagaren inte godkänner den?

Ja, ni ska fylla i samarbetshistoriken oavsett om deltagaren godkänner eller inte. Ett icke godkännande av en deltagare påverkar inte er ersättning

Vad är minsta nivå?

Nolltimmar per månad, det vill säga tom rapport. Till exempel vid sjukfrånvaro.

Kan vi lägga in fasta aktiviteter som kan registreras på flera kalenderdagar och återupprepa varje vecka i en månad?

Nej, ni kan inte upprepa antalet timmar per dag för varje månad.

Hur ofta ska rapporteringen till ESF göras?

En gång i månaden. Observera, månadsrapporteringen (periodiska rapporten PR) är densamma som den som genererar ersättning avseende deltagare i rusta och matcha.

Går det att markera flera dagar i sträck i datumkalendern, till exempel om en person jobbar med sina ansökningshandlingar under flera dagar?

Nej, man rapporterar antal timmar per datum.

Hur fyller man i när en deltagare har parallella aktiviteter, som deltidsstudier, SFI eller kortare arbetsmarknadsutbildning?

Det går att lägga in parallella aktiviteter per dag.

Övriga frågor (granskning, systemstöd etc)

Granskas vi utifrån dessa rapporter? Vad händer om 10 procent av deltagarna inte signerar rapporterna med bank-id? Vi kommer aldrig kunna styra människor som söker till oss till 100 procent. Vad går denna granskning då ut på?

Nej, vi kommer inte göra någon utökad granskning som specifikt handlar om samarbetshistoriken inom ESF.

Går det att slå ihop aktivitetsrapporten och samarbetshistoriken till en rapport?

De tekniska lösningar vi har idag möjliggör tyvärr inte en sådan sammanslagning. Nya plattformar är under planering och då kommer vi se över möjligheterna att rapportera närvaro, det vill säga dela upp aktiviteter på dagar och datum precis som i samarbetshistoriken. Det kan dock innebära en stor ökning av rapporteringstidsåtgång för våra arbetssökande, om vi ska införa datum och tidsregistrering, liknande samarbetshistoriken. Frågan utreds därför mycket noggrant för att se vilka lösningar som är möjliga och lämpliga.

KA webb har en tendens att logga ut oss då och då. Måste vi börja om med rapporteringen för deltagaren om det händer?

Problem som vi har med nätverket beror till stor del på den extrema situation vi alla befinner oss i nu under pandemin. Vi tittar även på andra möjliga lösningar.

Finns det en kontaktperson hos er som man kan vända sig till kring detta? Man kan behöva hjälp första gångerna.

Det befintliga användarstödet för rusta och matcha som finns på arbetsformedlingen.se kommer att uppdateras. I övrig använder ni de befintliga kanaler som ni har till Arbetsförmedlingen, till exempel Servicedesk för frågor om KA webb och via Informativ rapport. Frågor utöver det kan också ställas till ewa.hansson@arbetsformedlingen.se.

I tidigare ESF-projekt har schablonrapporering varit ok. Är det en linje ni har drivit?

Nej. ESF har alltid som krav att man rapporterar antal timmar per dag och i det här projektet även deltagarens eget arbete.

Finns det planer på att möjliggöra en automatisk överföring av timredovisningen från våra system?

Nej, inte i dagsläget men vi håller på att utveckla system som tillåter säkra överföringar från externa användare. Det mest aktuella just nu är enskilda personer som har e-legitimation. Vi tittar även på hur vi skulle kunna ta emot data från externa leverantörer på ett säkert sätt i framtiden.

Utöver utvecklingsplanerna ska vi göra scheman för varje deltagare, vilket i sin tur kommer att ta betydligt med tid i anspråk (jobbar även i Stöd och matchning och vet hur mycket jobb detta kräver). Är det rimligt att det ska vara så?

Vi får följa processen med er och utvärdera efter hand. Utvecklingsplanen ska omfatta hela deltagarens arbetsutbud och av utvecklingsplanen ska även insatser hos andra aktörer som deltagaren deltar i framgå. Utvecklingsplanen ska på kort sikt, 1-4 veckor fram i tiden, ge en mer detaljerad bild av vilka aktiviteter deltagaren ska utföra eller medverka i.

Det ska också framgå när och var aktiviteten äger rum, vilken aktör som tillhandahåller stödet samt övrig information som leverantören bedömer som relevant för deltagaren. Det kan till exempel gälla vilka jobb deltagaren ska söka eller vilka arbetsgivare som ska besökas. Det ska framgå av utvecklingsplanen att den har utarbetats tillsammans med deltagaren.

Finns det möjlighet för de som äger våra ärendehanteringssystem att föra dialog med er om detta nya sätt att rapportera på?

Arbetsförmedlingen arbetar endast med systemet KA webbstöd.

Relaterad information