Så här ser processen för att bli godkänd ut

Här har vi sammanställt en checklista för att beskriva processen steg för steg, från att din ansökan om att bli leverantör för rusta och matcha inkommer till Arbetsförmedlingen, tills att du får besked.

Ansökningsprocessen steg för steg

Du som har skickat in ansökan för att bli leverantör av tjänsten rusta och matcha hos Arbetsförmedlingen kommer att få besked om du är godkänd som leverantör eller inte. Här nedan har vi sammanställt en checklista för att beskriva processen steg för steg, från att din ansökan inkommer till Arbetsförmedlingen tills att du får besked. Dessutom finns checklista för tilläggsansökningar och ansökningar som inte blir godkända.

Ansökningsprocessen

Tilläggsansökan

Ej godkänd ansökan

Checklista ansökningsprocess

  1. Ansökan inkommen.
  2. Granskning av ansökan.
  3. Ansökan godkänd i Tendsign och en bekräftelse skickas till leverantören via Tendsign.
  4. Leverantören ska lämna in uppgifter till Arbetsförmedlingen enligt följebrev ”Uppgifter inför avtalstecknande i Kundval rusta och matcha”. Handlingar ska skickas till
    avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se.
  5. Inskickade handlingar (steg 4) granskas av inköpsavdelningen.
  6. Ofullständiga ansökningshandlingar kommer att behöva kompletteras. Ändringar/kompletteringar ska skickas till avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se. Det är viktigt att kontrollera att handlingarna uppfyller de krav som kompletteringsbegäran gäller innan de skickas in på nytt. Detta för att undvika ytterligare kompletteringar som fördröjer handläggningen av ärendet. Inskickade kompletteringar hamnar i turordning, vilket innebär att handlingstiden förlängs ytterligare.
  7. Avtal skapas i Tendsign när handlingar godkänts. Firmatecknare hos leverantören får en inbjudan via mail att e-signera avtal för rusta och matcha. Personuppgiftsbiträdes-avtal bifogas som bilaga vid tecknande av avtal och e-signeras samtidigt. Observera att firmatecknare ska vara anmäld till Chambersign (enligt avsnitt 2.8 i Förfrågningsunderlaget) för att inbjudan ska kunna ske.
  8. När leverantören är granskad och godkänd av Arbetsförmedlingen och ett avtal har tecknats, skickas ett så kallat ”Överlämningsdokument” till ansvarig strategisk inköpare för rusta och matcha. Denne skickar därefter ett e-postmeddelande till leverantören för inbjudan av avtalsgenomgång.
  9. I dagsläget sker avtalsgenomgång en gång i månaden. Oftast är det fler än en (1) leverantör som deltar på avtalsgenomgången.
  10. När avtalsgenomgången är genomförd skickar ansvarig strategisk inköpare information om detta till avtalsförvaltning och leverantörsuppföljning. Därefter bjuder regionala leverantörsuppföljare leverantörerna till ett uppstartsmöte. Syftet med uppstartsmötet är att skapa ett bra samarbete.
  11. Leverantören ska registrera uppgifter i KA webb; Utförande verksamhet (KA nummer) och Tjänstedeklaration. För mer information se i användarstöd under organisation.
  12. När leverantören registrerat sina uppgifter i KA webb kontrollerar inköpsavdelningen att uppgifterna överensstämmer med handlingar som leverantören har skickat in och som blivit godkända.
  13. Regionala leverantörsuppföljare måste ha genomfört och rapporterat in uppstartsmöte i nya leveransområden till inköpsavdelningen, innan uppgifter i KA webb granskas.
  14. Först när utförande verksamhet och tjänstedeklarationen har godkänts är verksamheten godkänd och sökbar på Arbetsförmedlingens hemsida.

Checklista ansökningsprocess - tilläggsansökan

Leverantörer som är godkända för tjänsten rusta och matcha kan ansöka om tillägg av ytterligare leveransområde och leveransort/adress.

  1. Ansökan om nytt leveransområde ska ske via Excel-fil (Ansökan om ytterligare leveransområde) i Tendsign.
  2. Leverantören ska meddela till avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se när ansökan är genomförd och bifoga handlingar enligt följebrev "Uppgifter tilläggsansökan i Kundval Rusta och matcha”.
  3. Vid ansökan om ytterligare leveransort/adress behöver leverantörer med befintliga avtal inte bifoga Excel-fil. Handlingar skickas istället till avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se.
  4. Inskickade handlingar (steg 2 och 3) granskas av inköpsavdelningen och ärenden hanteras i turordning enligt ankommet datum.
  5. Ofullständiga ansökningshandlingar kommer att behöva kompletteras. Ändringar/kompletteringar skickas till avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se. Det är viktigt att kontrollera att handlingarna uppfyller de krav som kompletteringsbegäran gäller innan de skickas in på nytt. Detta för att undvika ytterligare kompletteringar som fördröjer handläggningen av ärendet. Inskickade kompletteringar hanteras enligt god förvaltning, vilket innebär att vi behandlar alla kompletteringar lika och rättvist. Därför hamnar de i turordning enligt ankommet datum, vilket innebär att handläggningen fördröjs ytterligare.
  6. När strategiska inköpare informerat regionala leverantörsuppföljare att tilläggsansökan är godkänd, bjuds leverantören in till ett uppstartsmöte.
  7. Läs steg 11-14 i checklista ansökningsprocessen.

Checklista ansökningsprocess – ej godkänd ansökan

Leverantörer vars ansökan inte uppfyller kraven för att bli leverantör hos Arbetsförmedlingen kommer inte att få sin ansökan godkänd. De leverantörer som fortfarande är intresserade av att bli leverantörer kan lämna in en ny ansökan.

  1. Ansökan inkommen och diarieförd
  2. Granskning av ansökan
  3. Ansökan nekas i Tendsign, på grund av att leverantören inte uppfyller kraven. Information om avböjd ansökan skickas till leverantören via Tendsign.
  4. Ansökan kan avböjas direkt om den inte uppfyller kraven i Förfrågningsunderlaget eller så kan komplettering begäras in för att förtydliga vissa inlämnade uppgifter.
  5. Ofullständiga ansökningshandlingar kommer att behöva kompletteras. Ändringar/kompletteringar ska skickas till ärendet i TendSign som öppnats för kompletteringar av den ursprungliga ansökan. Om kompletteringen inte förändrar bedömningen att ansökan inte kan godkännas, kommer den att avböjas.
  6. Om bedömningen kvarstår att ansökan inte är godkänd för rusta och matcha, skickas ett meddelande om detta till leverantören i TendSign.
  7. Leverantören kan lämna in en ny ansökan till Arbetsförmedlingen om det fortfarande finns ett intresse för att bli leverantör.