Hjälp med ansökan för att bli leverantör

Förfrågningsunderlaget hittar du via det digitala upphandlingssystemet Mercell Tendsign under rubriken Relaterad information.

Mercell Tendsign är ett digitalt upphandlingsverktyg som används av Arbetsförmedlingen för att genomföra digitaliserade upphandlingar. För att använda Mercell Tendsign behöver du skapa ett gratiskonto. Vill du bli leverantör hos Arbetsförmedlingen måste du först logga in i upphandlingsverktyget för att kunna hämta upphandlingsdokument eller lämna anbud. Arbetsförmedlingen kommer inte att beakta ansökningar som lämnas i annan form eller på annat sätt.

För tjänsten rusta och matcha 2 är ansökan bindande i fyra månader från och med att den är registrerad som inkommen i Mercell Tendsign.

Vem som kan ansöka och vad som krävs framgår av förfrågningsunderlaget under avsnitt ”Krav på leverantör” och ”Krav på tjänsten”.

För tjänsten rusta och matcha 2 kan ansökan lämnas löpande under den tid upphandlingen finns publicerad i Mercell Tendsign. Granskning av inkomna ansökningar sker fortlöpande i tur och ordning som de inkommer i Mercell Tendsign.

Läs förfrågningsunderlaget noggrant innan du skickar in din ansökan. Kontakta Arbetsförmedlingens avtalsförvaltning om du behöver komplettera din ansökan.

Avtalsförvaltningen

Arbetsförmedlingen kan, vid behov, under granskningen av inlämnade ansökningar i Mercell Tendsign begära komplettering eller förtydligande av delar i ansökan.

Då detta är en valfrihetstjänst är det väldigt viktigt att samtliga får samma information om tjänsten. Därav tillämpar vi den funktion som finns i Mercell Tendsign - Frågor och svar.

Frågor om förfrågningsunderlaget ska ställas via frågor- och svarsfunktionen i Mercell Tendsign. Arbetsförmedlingen besvarar frågor via samma funktion. Inga frågor gällande upphandlingen besvaras via telefon eller per e-post. Frågor- och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under Frågor och svar.

Om förfrågningsunderlaget upplevs som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att Arbetsförmedlingen kontaktas via frågor- och svarsfunktionen så att missförstånd kan undvikas. Observera att frågor, svar och generella informationsmeddelanden kommer att publiceras löpande i Frågor och svar under avtalstiden och att dessa blir en del av förfrågningsunderlaget.

Leverantören ansvarar för att hålla sig uppdaterad på den information som lämnas i Frågor och svar under hela avtalstiden. De leverantörer som ännu inte registrerat sig i systemet är skyldiga att själva bevaka eventuella frågor och svar i upphandlingen.

Frågor om Arbetsförmedlingens systemstöd, ekonomi, fakturor, Peppol och Arbetsförmedlingens hantering av händelser som påverkar hela myndigheten hänvisas till Arbetsförmedlingens webbplats. Frågor gällande avvikelserapportering, utöver det som står i förfrågningsunderlaget hänvisas till bilagan riktlinjer för avvikelserapportering (läs mer i våra upphandlade arbetsförmedlingstjänster under relaterad information), Arbetsförmedlingens föreskrifter om uppgiftsskyldighet samt till Arbetsförmedlingens webbplats (läs mer om uppgiftsskyldighet under relaterad information). Frågor om teknisk support kring upphandlingsverktyget ställs direkt till Mercell Tendsign.

Alla ansökningar blir allmänna handlingar när de inkommer till upphandlande myndighet och därmed blir uppgifterna i en ansökan som huvudregel offentliga. Läs mer i allmänna villkor under relaterad information.

Alla ansökningar blir allmänna handlingar när de inkommer till upphandlande myndighet och därmed blir uppgifterna i en ansökan som huvudregel offentliga. Uppgifter i ansökan kan hemlighållas endast om det av särskild anledning kan antas att sökanden lider skada om uppgifterna röjs, i enlighet med 31 kap. 16-17 §§ Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Inkomna ansökningar inom LOV prövas endast utifrån huruvida de uppfyller samtliga krav eller ej idet aktuella förfrågningsunderlaget. Ansökningarna rangordnas inte. Inom LOU rangordnas inkomna ansökningar i enlighet med den angivna utvärderingsmodellen och tilldelningsgrunder.

Inom ramen för LOV tecknar Arbetsförmedlingen avtal med samtliga leverantörer som uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget. Inom ramen för LOU tecknar Arbetsförmedlingen avtal endast med vinnande anbudsgivare.

Inom LOV kan en ansökande leverantör vars ansökan blivit avböjd löpande lämna in en ny ansökan till Arbetsförmedlingen enligt de villkor som gäller för detta förfrågningsunderlag. Inom LOU måste en ansökande leverantör vars ansökan blivit avböjd invänta annonseringen av en ny upphandling för att kunna lämna in ett nytt anbud.

Ett referensuppdrag är ett tidigare genomfört uppdrag som visar att den ansökande leverantören har erfarenhet av att arbeta med liknande uppdrag som det nu aktuella. Ett referensuppdrag kan jämföras med referenser som lämnas in till arbetsgivare inför en anställning.

Under Relaterad information hittar du en länk till mer information om referensuppdrag.

Dokumentation för att styrka ekonomisk förmåga att genomföra uppdraget, i enlighet med förfrågningsunderlaget, under hela avtalstiden kan exempelvis vara:

• Intyg från extern, auktoriserad revisor
• Intyg från annat kreditupplysningsföretag
• Vidimerad balans- och resultaträkning omfattande minst tre (3) av de senaste sex (6) månaderna.

Innan ansökan lämnas rekommenderas leverantören att kontrollera det egna företaget hos Creditsafe, mot den av Arbetsförmedlingen valda kreditmallen.

Enligt 5 kap. 2 § LOV får den ansökande leverantören vid behov åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet i ansökan. Sökanden ska genom att tillhandahålla ett åtagande från företagen i fråga eller på annat sätt kunna visa att han eller hon kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras.

För att säkerställa efterfrågad kvalitet i tjänsten ska leverantören ha ett kvalitetsledningssystem, det vill säga dokumenterade processer och rutiner för ledning, styrning och utveckling av sin verksamhet. Kvalitetsledningssystemet ska innefatta en beskrivning av företagets organisatoriska struktur samt rutiner för avvikelsehantering som säkerställer att negativa händelser och tillbud inte upprepas. Kvalitetsledningssystemet ska även innefatta rutiner som innebär att erfarenheter tas tillvara för att utveckla leverantörens verksamhet och leverans av tjänsten.

Det ska finnas en person hos leverantören som har ett tydligt uttalat ansvar för kvalitetsledningssystemet och för att systemet följs. Verksamhetens processer och rutiner ska vara kommunicerade och väl kända hos leverantören. Alla medarbetare ska ha tillgång till de processer och rutiner som krävs för att utföra sina respektive uppgifter.

Leverantören måste inte vara certifierad utan kan ha byggt upp och använda sig av ett eget system.

På Arbetsförmedlingens begäran ska leverantören redovisa namn på den eller de personer som ansvarar för leverantörens kvalitetsledningssystem samt redogöra för hur det fungerar. Systemet ska minst innehålla processer och rutiner inom följande områden:

1. Organisation och kompetens

• a) Ledningens och personalens roller och ansvar
• b) Rekrytering av medarbetare och eventuella underleverantörer
• c) Kompetensutveckling av medarbetare och eventuella underleverantörer
  
  2. Leverans av tjänsten

• a) Säkerställande av att lagenliga och avtalsenliga krav för tjänsten uppfylls
• b) Säkerställande av medarbetares och eventuella underleverantörers kunskap om tjänsten och de krav som är förenade med tjänsten
  
  3. Avvikelsehantering

• a) Hantering av klagomål och synpunkter från deltagare, anställda och Arbetsförmedlingen
• b) Hantering av interna brister i verksamheten
• c) Information till Arbetsförmedlingen om brister som kan påverka leverans av tjänsten
  
  4. Uppföljning och utveckling
• a) Uppföljning av verksamheten och leverans av tjänsten utifrån relevanta indikatorer såsom till exempel kundnöjdhet, klagomål och resultatmått
• b) Utveckling av verksamheten med utgångspunkt från inkomna synpunkter och klagomål samt observerade brister.