När din ansökan som ny leverantör är godkänd

Publicerad: 2022-03-21

Som ny leverantör av tjänsten rusta och matcha kan du säkert ha en del frågor. Vi har tagit fram svaren på vanligt förekommande frågor som leverantörer kan ha.

Deltagare

Avtal är påskrivet, hur ser stegen ut fram tills att jag får mina första kunder?

Efter att handlingar (enligt följebrev vid godkänd ansökan) granskats och godkänts så tecknas avtal för tjänsten och därefter medverkar du som leverantör i en avtalsgenomgång med Arbetsförmedlingen. Därefter kallar Arbetsförmedlingen dig till ett uppstartsmöte i varje leveransområde. Då kan du redovisa namn på områdesansvarig personal genom avtalsforvaltning@arbetsformedlingen.se (se avsnitt 4.4.2 i förfrågningsunderlaget rusta och matcha). Om och när områdesansvarig personal byts ut ska du meddela Arbetsförmedlingen om detta via samma mejladress.

När uppstartsmötet är genomfört granskas och godkänns dina registrerade uppgifter i det elektroniska systemstödet och när uppgifterna är godkända blir du sök- och valbar för deltagare i tjänsten.

Hur går det till när en rusta och matcha deltagare väljer mig som leverantör?

Deltagare väljer en leverantör med hjälp av Arbetsförmedlingens webbaserade sökfunktion på arbetsformedlingen.se. De leverantörer som har avtal med Arbetsförmedlingen publiceras på vår webbplats. Om en deltagare inte kan eller vill välja leverantör själv tillämpas ett ickevalsalternativ, vilket innebär att den leverantör som har en sökbar lokal geografiskt närmast deltagarens bostadsadress och en tillgänglig plats utifrån eventuellt kapacitetstak, väljs.

Måste deltagaren ha något beslut från Arbetsförmedlingen innan de kommer till mig som leverantör eller kan jag ta emot deltagare genom egen kontakt?

Placering av deltagare ska endast ske via Arbetsförmedlingens elektroniska systemstöd. När deltagaren placerats i tjänsten och gjort sitt val, skickas ett placeringsmeddelande till dig som leverantör via Mina Sidor FA eller KA webbstöd (leverantör inom ett Europeiska socialfonden område).

Finns det några garantier för antal deltagare vi kan få?

Nej, det finns inga garantier för antalet deltagare.

Resultat

Vad är betygsmodellen? Hur fungerar den och varför syns jag inte i den? Hur lång tid tar det innan jag syns? Kan jag påverka mitt betyg?

Betygsmodellen är en modell där leverantörer av tjänsten rusta och matcha betygssätts efter hur väl de lyckas med uppdraget att stötta deltagarna. Inledningsvis visas betyg endast för leverantörer som var först att få tjänsten rusta och matcha, och endast för de leverantörer som har flera deltagare*.

* 18 deltagare i spannet mellan fyra och 20 månader före det månadsskifte som närmast föregår betygets publicering, och varit verksam i 12 månader

Vilka olika typer av resultatersättning finns?

Det finns olika typer av resultatersättning när deltagaren fått ett jobb eller utbildning.

Resultatersättning vid arbete:

  • Full resultatersättning utgår vid 100 % av maxbeloppet för nivå A-C om deltagaren har fått heltidsarbete eller arbete i önskad omfattning och inte längre står kvar som arbetssökande hos Arbetsförmedlingen.
  • Halv resultatersättning utgår vid 50 % av maxbeloppet för nivå A-C om deltagaren tillträder en anställning som motsvarar 50 % av arbetsutbudet och inte uppnår kraven för full resultatersättning. Vid oregelbunden omfattning ska genomsnittstiden vara minst 50 % per månad av arbetsutbudet.

Vid utbetalning av både full- och halv resultatersättning ska anställningen vara i minst fyra månader och tillträtts senast två månader efter avslutad placeringsperiod hos leverantören.

Ingen resultatersättning utgår vid anställning under 50 % av deltagarens arbetsutbud.

Resultatersättning vid utbildning:

Full resultatersättning utgår vid 100 % av maxbeloppet för nivå A-C om deltagaren:

  • Under minst fyra månader på heltid deltar i en CSN-berättigande utbildning på grundläggande, gymnasial eller eftergymnasialnivå, alternativt särvux (särskild utbildning för vuxna).
  • Under minst fyra månader deltar i en CSN-berättigande utbildning på grundläggande, gymnasial eller eftergymnasial nivå, alternativt särvux om den sker på mindre än heltid men endast om den då sker på minst 75 % och i kombination med SFI (svenska för invandrare) eller samhällsorientering.
  • På hela sitt arbetsutbud, under minst fyra månader, deltar i en utbildning som kombinerar eller integrerar CSN-berättigande utbildning med SFI.

Deltagaren ska ha påbörjat utbildningen alternativt ansökt till utbildningen under pågående placeringsperiod eller senast två månader efter avslutad placeringsperiod hos leverantören.

När och hur mäts vår leverans?

Arbetsförmedlingen mäter er leverans enligt betygsmodellen som är en modell där leverantörer av tjänsten rusta och matcha betygssätts efter hur väl de lyckas med uppdraget att stötta deltagarna. Inledningsvis visas betyg endast för leverantörer som var först att få tjänsten rusta och matcha, och endast för de leverantörer som har flera deltagare. *

* 18 deltagare i spannet mellan fyra och 20 månader före det månadsskifte som närmast föregår betygets publicering, och varit verksam i 12 månader.

Vi har tankar om hur vi skulle kunna förbättra vår leverans/utveckla den? Vem kan vi prata med?

Arbetsförmedlingen erbjuder forum som leverantörs- och tjänstedialoger för leverantörer. I dessa forum har ni möjlighet att träffa representanter från Arbetsförmedlingen och få information samt ställa frågor. Dessutom kan ni lämna synpunkter på vår verksamhet via vår webbplats.

Kontakt

Vad är ett uppstartsmöte? Vem ansvarar för det och vem deltar?

Uppstartsmötet är en obligatorisk genomgång av aktuell tjänst där både du som leverantör och personal från Arbetsförmedlingen deltar för att säkerställa att alla parter känner till vad tjänsten innebär och vilka krav som ställs.

Vilken kontakt måste jag ha med Arbetsförmedlingen under avtalet?

Som leverantör måste du medverka vid kontroll eller uppföljning av tjänst. Dessutom ska du delta i leverantörs- och tjänstedialoger. Ni behöver kontakta Arbetsförmedlingen om ni till exempel vill utöka er leverans till fler leveransområden, då behöver ni skicka in handlingar, det gäller även när ni anlitar underleverantörer.

Jag förstår inte Arbetsförmedlingens regelverk/avtalet? Var kan jag få stöd?

Ni kan läsa förfrågningsunderlaget rusta och matcha och de användarstöd som Arbetsförmedlingen har. Se under relaterad information längst ner på sidan.

Dessutom har ni möjlighet att ställa frågor i TendSign samt läsa tidigare frågor och svar som ställts. Ni kan även kontakta Arbetsförmedlingen via kontakt för leverantörer på vår webbplats.

Hur ser mina relationer ut till Arbetsförmedlingen under avtalets löptid? Förväntas jag samarbeta med andra än Arbetsförmedlingen?

Som leverantör ska du samverka med Arbetsförmedlingen och med samtliga parter som Arbetsförmedlingen begär:

  • Leverantören ska stödja deltagare mot målet i tjänsten utifrån arbetsmarknadens krav och behov. Vilket förutsätter ett samarbete med arbetsgivare.
  • Deltagare som har behov av utbildning för att nå varaktig etablering på arbetsmarknaden ska vägledas och stödjas. Förutsätter kunskap om vuxenutbildningens aktörer och aktuellt utbildningsutbud.
  • Om behov av annan arbetsmarknadspolitisk insats identifieras samt om en deltagare inte kan tillgodogöra sig tjänsten ska leverantören informera Arbetsförmedlingen.

För mer information se förfrågningsunderlag rusta och matcha under relaterad information längst ner på sidan.

Kontroll, stöd och uppföljning

Vad är avvikelserapport och varför ska jag göra det?

Avvikelserapporten syftar till att ge Arbetsförmedlingen underlag till uppföljning av den arbetssökandes deltagande i tjänsterna hos leverantör och till att Arbetsförmedlingen rättssäkert ska kunna fullgöra sin myndighetsutövning. Arbetsförmedlingen går igenom den på avtalsgenomgången under uppstartsmötet med leverantören. För mer information se användarstöd under relaterad information längst ner på sidan.

Vad är slutredovisning?

Slutredovisningen sammanfattar deltagarens genomförda aktiviteter under hela tjänsten. Den beskriver vad som har fungerat och vad som inte har fungerat samt innehåller ett förslag på lämpligt nästa steg för deltagaren (se avsnitt 4.3 i förfrågningsunderlaget rusta och matcha under relaterad information längst ner på sidan).

Får jag veta om det kommer in klagomål på vår leverans/vårt företag?

Både Arbetsförmedlingen och allmänheten kan registrera ett klagomål. Ni får veta om ni fått klagomål och ges då möjlighet att bemöta innehållet i klagomålet samt inkomma med en åtgärdsplan.

Vilka konsekvenser kan det få om vi får många klagomål?

Det beror på vilken typ av klagomål som inkommit. Brister i leverans påtalas skriftligen till leverantören senast 90 kalenderdagar efter att bristen kommit till Arbetsförmedlingens kännedom. Vid brister i leverans kan Arbetsförmedlingen vidta avtalsrättsliga åtgärder och tillämpa sanktioner (se avsnitt 6.7 i förfrågningsunderlaget rusta och matcha under relaterad information).

Hur hanterar Arbetsförmedlingen klagomål? Hur går en utredning till och vem ansvarar för utredningen?

Klagomål utreds av enheten Leverantörsuppföljning och ska utredas skyndsamt. En del klagomål är enkla att åtgärda medan andra kräver en åtgärdsplan som löper över en längre tidsperiod. I vissa fall kan enheten Leverantörsuppföljning genomföra en kvalitetsrevision hos er som leverantör. Ni som leverantör ges möjlighet att bemöta klagomålet och inkomma med en åtgärdsplan.

Arbetsförmedlingen misstänker att vår leverans avviker från avtal. Hur hanteras det och hur involveras vi?

Efter att ett klagomål registreras meddelas ni att klagomål inkommit. Ni ges möjlighet att bemöta innehållet i klagomålet samt inkomma med en åtgärdsplan. Beroende på vad klagomålet innebär kan Arbetsförmedlingen besluta om att inleda en granskning av er avtalsefterlevnad. Avvikelse från själva avtalet kan leda till sanktioner. Läs mer i förfrågningsunderlaget rusta och matcha, under relaterad information.

Vad kan vi göra om vi och Arbetsförmedlingen inte är överens om klagomålet?

Utredning av klagomål sker enligt klagomålshantering som Arbetsförmedlingen har på myndigheten. Ni ges tillfälle att inkomma med synpunkter och/eller begärt underlag.

Hur går Arbetsförmedlingens kontroll och uppföljning av avtal, leverans och företag till?

Arbetsförmedlingen gör en uppföljning av er verksamhet och resultat för att säkerställa att vi får det vi avtalat om samt att eventuella missförhållanden fångas upp i tid och åtgärdas. Uppföljningen, som är en central del av vårt samarbete med er leverantörer, bidrar till att både vi på Arbetsförmedlingen och ni som leverantör utvecklar våra verksamheter.

Jag har synpunkter/klagomål på Arbetsförmedlingens leverans, vart kan jag vända mig för att framföra det?

Du som är leverantör kan lämna synpunkter på vår webbplats. Vi gör en bedömning av ditt ärende och hör av oss om vi bedömer att behov finns. Möjligheten till återkoppling till dig som leverantör beror på vilken typ av ärende det avser. Leverantörer som är knutna till en branschorganisation kan lämna synpunkter även den vägen för vidare dialog.

Jag misstänker att några av mina konkurrenter missköter sig. Hur kan jag anmäla det till Arbetsförmedlingen?

Du som är leverantör kan lämna synpunkter på vår webbplats. Vill du vara anonym går det bra att använda vår visselblåsartjänst.

Vi gör en bedömning av ditt ärende och hör av oss om vi bedömer att behov finns. Möjligheten till återkoppling till dig som leverantör beror på vilken typ av ärende det avser.

Jag har deltagare som inte sköter sig, vad kan jag göra?

Om ni har deltagare som inte sköter sig ska ni skicka in en avvikelserapport i Mina Sidor FA.

Vad gör jag när det skett en olycka i våra lokaler eller om en elev har hotat eller förorsakat skada? Hur kan jag göra för att förebygga olyckor, vilka försäkringar finns?

Vid akuta lägen ber vi er ringa till 112. Om en deltagare är hotfull ska du som leverantör polisanmäla deltagaren. Därefter ska du genom en avvikelserapport meddela Arbetsförmedlingen att personen misskött sig.

Under hela avtalstiden ska du som leverantör ha en företagsförsäkring med ansvarsförsäkring. Arbetssökande som deltar i ett arbetsmarknadspolitiskt program omfattas av personskade- och grupplivförsäkringar. I vissa fall kan skadeersättning ingå för skador som har orsakats av deltagare, då ska ni kontakta Arbetsförmedlingen. För mer information läs på vår webbplats.