23 september 2021

Kom igång med ”Mina sidor för fristående aktörer”

Från och med den 29 september kommer leverantörer av rusta och matcha hantera nya deltagare i en ny digital lösning, ”Mina sidor för fristående aktörer”.

Utse en ansvarig administratör

För att komma igång med den nya lösningen behöver du som leverantör utse en ansvarig behörighetsadministratör, som kommer att kunna lägga upp personalkonton till de medarbetare som ska arbeta i ”Mina sidor för fristående aktörer”.

Som leverantör av rusta och matcha får du en förfrågan från Arbetsförmedlingen om vem hos er som ska vara ansvarig behörighetsadministratör. Du skickar in uppgifter för EN person. Den personen kan sedan lägga upp flera behörighetsadministratörer.

Använd bank-id

Personen ni har utsett till behörighetsadministratör får sedan en länk som går till inloggningssidan för ”Mina sidor för fristående aktörer”. För att logga in identifierar man sig med bank-id/mobilt bank-id.

Du som är behörighetsadministratör kan därefter lägga upp personalkonton med olika kombinationer av de behörigheter de olika medarbetarna behöver ha.

Behörigheter i tre nivåer

Ett personalkonto i ”Mina sidor för fristående aktörer” består av behörigheter i tre nivåer:

  1. Tillhörighet till en organisation
    Vilken organisation tillhör personen? En person kan vara anställd på en, eller flera organisationer.
  2. Utförande verksamheter och adresser inom organisationen
    Inom vilken del av organisationen och på vilket kontor arbetar personen? En person kan arbeta på flera utförande verksamheter och på flera kontor.
  3. Vad personen ska kunna arbeta med i ”Mina sidor för fristående aktörer”
    Vilken behörighet behöver personen för att kunna utföra sina arbetsuppgifter?

Det finns tre olika behörigheter indelade efter vilka uppgifter man ska utföra i Mina sidor för fristående aktörer:

  1. Administrera behörigheter
  2. Ta emot (och fördela) nya deltagare
  3. Rapportering, planering och information om deltagare

De olika behörigheterna går att kombinera med varandra och en person kan ha en, två eller tre olika behörigheter. Det är du som leverantör som bestämmer vilka behörigheter dina olika medarbetare behöver.

Administrera behörigheter

Behörigheten ”Administrera behörigheter” passar personer som ska administrera behörigheter i systemet. Vi rekommenderar att endast ett fåtal personer får den här behörigheten, till exempel firmatecknare, eller någon annan person som ska kunna administrera personalens behörigheter. Personer med den här behörigheten får tillgång till att administrera behörigheter för alla utförande verksamheter inom en organisation. Det går inte att ha behörigheten för endast en eller några få utförande verksamheter.

Ger personen behörighet att:

  • Skapa nya personalkonton
  • Se personallista
  • Se och ändra personalkonton och dess behörigheter
  • Ta bort personalkonton

Ta emot (och fördela) nya deltagare

Behörigheten ”Ta emot (och fördela) nya deltagare” passar medarbetare som behöver kunna se nya deltagare och som ska arbeta med att tilldela nya deltagare till handledare. Behörigheten kan exempelvis användas av samordnande roller, handledare eller administratörer. Behörigheten gäller för de utförande verksamheter och adresser personen har tillgång till.

Ger personen behörighet att:

  • Se lista över nya deltagare som inkommit
  • Tilldela handledare till nya deltagare
  • Ta bort nya deltagare där beslut om avbrott skett innan tjänsten startat

Rapportering, planering och information om deltagare

Behörigheten ”Rapportering, panering och information om deltagare” passar medarbetare som arbetar nära deltagare och som behöver se information om deltagare, planera aktiviteter med deltagare eller hantera deltagares rapporter. Exempelvis handledare, coacher, studie- och yrkesvägledare och lärare. Behörigheten gäller för de utförande verksamheter och adresser personen har tillgång till.

Ger personen behörighet att:

  • Se lista över deltagare
  • Se information om deltagare
  • Planera aktiviteter i en gemensam planering
  • Skicka och se avvikelserapporter, resultatredovisningar, periodiska redovisningar, slutredovisningar och informativa rapporter

Förutom behörigheten ”Administrera behörigheter” som alltid gäller för alla utförande verksamheter inom en organisation så kan en person inte kan ha olika behörigheter för olika utförande verksamheter eller adresser. Om en person har behörigheterna ”Rapportering, planering och information om deltagare” och ”Ta emot nya deltagare” så gäller de behörigheterna på alla de verksamheter och adresser personen har tillgång till inom den organisationen.

Under relaterad information finns en instruktion för hur du lägger upp personalkonton och behörigheter i ”Mina sidor för fristående aktörer”.

Lägga upp utförande verksamheter i KA-webb

Utöver att skapa personalkonton med behörigheter i ”Mina sidor för fristående aktörer” så behöver dina utförande verksamheter läggas upp per tjänst i KA-webb. Det är först när de finns registrerade i KA-webb som det går att lägga till behörighet till dem i ett personalkonto i ”Mina sidor för fristående aktörer. Ni behöver inte lägga upp utförande verksamheter i ”Mina sidor för fristående aktörer”

Under relaterad information hittar du en instruktion för hur du lägger till utförande verksamhet och adresser i KA-webb.