6 september 2021

Snart dags för nytt fakturahanteringssystem

Nu genomför vi en övergång från dagens självfakturaflöde till e-handel via PEPPOL. Den sker i samband med etapp 2 i övergången från stöd och matchning till rusta och matcha som är planerad till den 29 september. I samband med detta lanseras den nya digitala infrastrukturen för leverantörer vilken är tänkt att ersätta nuvarande KA Webb.

Börja arbeta i PEPPOL från 29 september

All order- och fakturahantering kommer från den 29 september att hanteras genom PEPPOL, ett europeiskt nätverk för e-handel med ett standardiserat kommunikationsgränssnitt för order- och fakturameddelanden mellan två parter. Rent praktiskt innebär att från den 29 september kommer order läggas till er via PEPPOL-strukturen och att er digitala faktura ska skickas tillbaka till oss på samma sätt.

Alla nya beslut görs genom PEPPOL med undantag av ESF-projekt
Detta gäller alla NYA beslut i tjänsten rusta och matcha i etapp 2. Är ni redan befintlig leverantör av tjänsten rusta och matcha gäller detta även alla nya beslut i etapp 1 med undantag av de kommuner som ingår i ESF-projektet rusta och matcha. För pågående beslut, förlängningar och alla beslut som fattas i de kommuner som tillhör ESF-projektet ska dessa tillsvidare fortsatt hanteras i KA Webb. För dig som leverantör kan detta innebära att du behöver arbeta i parallella system under en period.

Kom igång med implementering snarast

Är ni inte redan igång med arbetet att implementera PEPPOL-strukturen hos er är det viktigt att ni påbörjar denna process. För att tydliggöra vilken information som ni kommer att behöva kunna ta emot samt skicka finns teknisk dokumentation som ni kan ladda ner.

  • Avseende order:
    En teknisk bilaga för att beskriva ordern bifogas. Därutöver även två orderfiler i XML-format för testinläsning, en preliminär som är den uppsättning som gäller från den 29/9 samt den definitiva som vi räknar med skall användas från mitten av november. Skillnaden avser enbart genomförandereferensens taggning.
  • Avseende faktura:
    En instruktion där såväl bakgrund som en beskrivning av de tekniska kraven på fakturan presenteras. Till detta bifogas även en teknisk bilaga med tydligare fältdefinitioner, en exempelfaktura i pdf-format samt en exempelfakturafil XML-format.

Utöver att säkerställa att ni kan ta emot elektronisk order samt kunna skicka elektronisk faktura i specificerat format kommer ni även att behöva lägga upp de framtida artiklarna i ert ekonomisystem.

Förbered anpassningen genom planering och kontakt

För att kunna säkerställa att ni kan möta dessa krav är det viktigt att ni upprättar kontakt med er VAN-operatör och/eller affärssystemsleverantör och planerar vad ni eventuell behöver ha anpassat till den 29 september.
Har ni har ytterligare frågor eller upplever svårigheter få anpassningarna på plats i tid kan ni ta kontakt med ekonomiavdelningen via denna mailadress:

ekonomistod@arbetsformedlingen.se