Rapportera frånvaro och andra avvikelser till Arbetsförmedlingen

Här hittar du vanliga frågor och svar om varför leverantörer ska skicka avvikelserapporter och hur du praktiskt ska tillämpa riktlinjerna för avvikelserapportering i olika situationer.

För dig som avvikelserapporterar via Mina sidor för fristående aktörer är det i vissa fall inte möjligt att lämna alla uppgifter om frånvaro som vi efterfrågar i riktlinjerna för avvikelserapportering och i svaren här. Det beror på att fritextfält saknas för de flesta frånvaroorsaker. Vi beklagar det och jobbar för en lösning. Om du behöver skriva något i fritext ska du tillsvidare välja frånvaroorsak ”Annan orsak”, oavsett vilken frånvaroorsak det gäller. Där finns ett fritextfält.

Varför avvikelsrapportera?

Varför ska leverantörer avvikelserapportera?

Arbetsförmedlingen behöver information om händelser i kontakten mellan deltagare och leverantör för att vi ska kunna fullgöra vårt kontrolluppdrag. Därför är leverantörer skyldiga enligt avtal att skicka avvikelserapporter till oss.

I Arbetsförmedlingens uppdrag ingår att kontrollera att deltagaren uppfyller villkoren för sin ersättning och att besluta om varning eller avstängning från rätt till ersättning (sanktion) om deltagaren missköter sig eller förlänger sin arbetslöshet. Villkoren och kontrollen syftar bland annat till att tiden i arbetslöshet ska bli så kort som möjligt genom att stimulera deltagaren till att söka jobb och delta i lämpliga aktiviteter.

Avvikelserapporten kan även ge oss information om att tjänsten behöver anpassas för en deltagare, till exempel vid sjukfrånvaro. Vi kan också besluta om att avbryta tjänsten, till exempel vid långvarig frånvaro, om deltagaren missköter sig eller om hen inte kan tillgodogöra sig tjänsten och behöver annat stöd.

Hur vet jag i vilka situationer jag ska skicka en avvikelserapport?

Det framgår av riktlinjerna för avvikelserapportering (som du hittar längst ned på den här sidan) och i frågor och svar på den här sidan. Det är viktigt att du rapporterar all frånvaro och andra avvikelser utan att värdera till exempel orsaken till frånvaron eller deltagarens personliga situation. Deltagare ska behandlas lika, oavsett vilken tjänst de deltar i eller vilken leverantör de har kontakt med. Du informerar oss - vi sorterar informationen, utreder och beslutar om händelsen innebär att det finns grund för någon åtgärd.

Vad händer efter att jag har skickat en avvikelserapport?

Om händelsen kan påverka deltagarens rätt till ersättning startar vi en utredning och informerar deltagaren via brev. Deltagaren får möjlighet att komplettera uppgifterna. Ibland kontaktar vi även er för att få mer information.

Därefter tar vi ställning till om det utifrån regelverket finns godtagbara skäl eller om det finns grund för att besluta om sanktion. En sanktion innebär att deltagaren antingen får en varning eller blir avstängd från rätten till ersättning i en eller flera dagar. Vilken sanktion det blir beror dels på vad som inträffat, dels på om det var första gången eller om det har hänt tidigare. Deltagaren får ett brev med vårt beslut. Är hen missnöjd kan hen begära att vi omprövar beslutet.

Beroende på vad som har inträffat utreder vi ibland istället om vi ska avbryta tjänsten. Vi informerar er om det blir aktuellt att avbryta tjänsten för deltagaren.

När deltagare inte kommer till start

Vad ska jag göra om deltagaren meddelar att hen inte kan delta på startdagen?

Du ska skicka en avvikelserapport om frånvaro om deltagaren inte kommer på startdagen. Skicka även avvikelserapporter enligt vanlig rutin för efterföljande frånvarodagar, se rubriken Avvikelserapport vid frånvaro.

Om det i er tjänst ingår att boka ett första möte bokar du en ny tid första dagen deltagaren kan delta. När du senast måste erbjuda en ny mötestid varierar mellan olika tjänster, se avtal. Kan startsamtalet inte genomföras inom angivet antal arbetsdagar från beslutets startdatum meddelar du Arbetsförmedlingen detta via en informativ rapport. Därefter väntar du in besked från Arbetsförmedlingen om du ska kalla deltagaren till nytt möte eller om tjänsten inte längre är aktuell för deltagaren.

Vad ska jag göra om deltagaren uteblir på startdagen och inte har hört av sig innan?

Du ska skicka en avvikelserapport om frånvaro. Skriv i rapporten att det gäller frånvaro första dagen. Skicka även avvikelserapporter enligt vanlig rutin för efterföljande frånvarodagar, se rubriken Avvikelserapport vid frånvaro.

Om det i er tjänst ingår att boka ett första möte behöver du därefter vänta in besked från Arbetsförmedlingen om du ska kalla deltagaren till nytt möte eller om tjänsten inte längre är aktuell för deltagaren. Du ska alltså inte kalla till nytt möte innan du har fått återkoppling från Arbetsförmedlingen.

I avtalet för vår tjänst ingår att vi ska vi boka det första mötet. Vad ska jag göra om jag inte får tag på deltagaren?

Du ska skicka en avvikelserapport om frånvaro på startdagen när mötet skulle ha genomförts. Beskriv i rapporten att du inte har fått tag på deltagaren för att boka det första mötet. Därefter väntar du in besked från Arbetsförmedlingen om du ska kalla deltagaren till nytt möte eller om tjänsten inte längre är aktuell för deltagaren. Du ska alltså inte kalla till nytt möte innan du har fått återkoppling från Arbetsförmedlingen. Du behöver inte skicka ytterligare avvikelserapporter om frånvaro i den här situationen.

Vi rekommenderar att du skickar kallelse till första mötet via post.

Avvikelserapport vid frånvaro

Vad räknas som frånvaro?

Om en deltagare inte genomför eller inte deltar i en planerad eller schemalagd aktivitet ska du skicka en avvikelserapport, oavsett orsaken till frånvaron. Det gäller även hemarbete eller andra tidsatta aktiviteter som ska genomföras på distans, till exempel om en deltagare inte skickar in en hemuppgift inom utsatt tid. Arbetsförmedlingen avgör om det påverkar deltagarens ersättning eller inte.

Ska jag skicka en avvikelserapport när en deltagare är på sfi?

Om en deltagare uteblir från en planerad eller schemalagd aktivitet på grund av sfi (svenska för invandrare) ska du skicka en avvikelserapport om frånvaro och ange att det handlar om sfi. Vi tittar då på om sfi ingår i planeringen med Arbetsförmedlingen.

Har deltagaren ett beslut på deltid hos er och studerar sfi på annan tid skickar du inte någon avvikelserapport. Deltagaren har då inte uteblivit från någon aktivitet hos er.

Sfi kan även vara en del av tjänsten rusta och matcha. Då ska sfi ingå i er planering och ni ska anpassa schemat för övriga aktiviteter så att deltagaren kan gå på sin sfi-undervisning. Det bör alltså inte uppstå någon frånvaro från era aktiviteter på grund av sfi och därmed inte heller anledning att skicka en avvikelserapport.

Ska jag skicka en avvikelserapport när deltagaren har en annan insats som krockar med vår och därför inte deltar i sin aktivitet hos oss?

Ja, du ska rapportera all frånvaro från planerade eller schemalagda aktiviteter hos er, oavsett orsaken till frånvaron. Om du känner till vilken insats deltagaren istället varit på skriver du det i avvikelserapporten. Vi behöver få informationen för att se om vi bör göra en annan planering och för att kontrollera att det finns ett beslut om annan insats.

Ska jag skicka en avvikelserapport om en deltagare börjar jobba eller går på en jobbintervju och därför inte kan delta i sin aktivitet?

Ja, du ska rapportera all frånvaro från planerade eller schemalagda aktiviteter, oavsett orsaken till frånvaron. Att en deltagare jobbar eller går på jobbintervju är förstås positivt och innebär inte att hen får en sanktion men vi vill ha all information om frånvaro via avvikelserapporter. Om en deltagare jobbar mycket kan det bli aktuellt att anpassa eller avbryta tjänsten.

Vad ska jag göra om en deltagare behöver sova efter nattjobb och därför inte kan delta i sin aktivitet?

Då skickar du en avvikelserapport om frånvaro på grund av jobb.

Ska jag skicka en avvikelserapport bara första dagen i en frånvaroperiod eller ska jag skicka en ny rapport för varje frånvarodag?

Vid frånvaro på grund av sjukdom, vård av barn (vab) eller arbete ska du skicka en avvikelserapport första dagen i varje sammanhängande frånvaroperiod. Vid sjukdom eller vård av barn ska du därefter skicka en ny avvikelserapport den 8:e kalenderdagen om deltagaren då är fortsatt frånvarande. Det gäller även vid sjukskrivning på deltid. Har deltagaren närvarat vid en aktivitet mellan frånvarotillfällena är det inte en sammanhängande frånvaroperiod (deltidssjukrivning undantaget). Då skickar du en ny avvikelserapport vid det andra frånvarotillfället.

Vid andra frånvaroorsaker än sjukdom, vab eller arbete skickar du en ny avvikelserapport för varje dag deltagaren är frånvarande, även om frånvarodagarna är i en följd.

Varför ska vi skicka en avvikelserapport varje frånvarodag även när vi vet att deltagaren ska vara borta flera dagar?

Det är viktigt att Arbetsförmedlingen utan dröjsmål får korrekt information om en deltagares frånvaro då det bland annat kan påverka deltagarens rätt till ersättning. Ni behöver därför skicka en avvikelserapport varje frånvarodag eftersom en planerad ledighet eller annan frånvaro kan komma att ändras. Undantag från att rapportera varje frånvarodag finns för sjukdom, vård av barn (VAB) och arbete.

Vad betyder sammanhängande frånvaroperiod?

Vid frånvaro på grund av sjukdom, vård av barn (vab) eller arbete ska du skicka en avvikelserapport första dagen i varje sammanhängande frånvaroperiod. Har deltagaren närvarat vid en aktivitet mellan frånvarotillfällena är det inte en sammanhängande frånvaroperiod (deltidssjukrivning undantaget). Då skickar du en ny avvikelserapport vid det andra frånvarotillfället.

Ska jag skicka en avvikelserapport om en deltagare kommer för sent eller går tidigare från en aktivitet?

Du ska alltid skicka en avvikelserapport om deltagaren uteblir 15 minuter eller mer från en aktivitet, oavsett orsaken till frånvaron. Arbetsförmedlingen avgör om det påverkar ersättningen eller inte. Visar vår utredning att det är att betrakta som misskötsel beslutar vi om en sanktion. Då kan deltagaren få en varning eller bli avstängd från rätten till ersättning i en eller flera dagar. Vilken sanktion det blir beror på om det är första gången deltagaren missköter sig eller om det har hänt tidigare.

Vad ska jag göra om en deltagare meddelar att hen skulle behöva gå ifrån aktiviteten eller vara ledig en dag för ett läkarbesök eller annan personlig angelägenhet?

Leverantören kan inte bevilja ledighet, utan deltagaren måste kontakta Arbetsförmedlingen för att ansöka om ledighet i förväg. Det gäller oavsett om hen behöver vara ledig del av dag eller heldag. Det finns möjlighet att i vissa situationer få ledighet beviljad och samtidigt behålla sin ersättning, till exempel för besök hos läkare eller tandläkare.

Du ska alltid skicka en avvikelserapport när en deltagare uteblir, även om hen har meddelat att Arbetsförmedlingen har godkänt ledigheten. Har Arbetsförmedlingen inte godkänt ledigheten riskerar deltagaren att få en sanktion.

Hur länge ska jag fortsätta skicka avvikelserapporter om kontakten med deltagaren upphör och jag inte får tag på hen?

Du fortsätter skicka en avvikelserapport för varje frånvarodag till dess att deltagaren åter närvarar eller Arbetsförmedlingen avbryter tjänsten.

Tidpunkt för avvikelserapporteringen

Vad betyder det att jag ska skicka en avvikelserapport utan dröjsmål?

Du ska skicka en avvikelserapport samma dag som händelsen inträffade eller senast närmast efterföljande vardag. Om du får kännedom om en händelse i efterhand skickar du rapporten samma dag du fick kännedom om den eller senast närmast efterföljande vardag.

Vi behöver få informationen utan dröjsmål för att kunna utreda och besluta så snart som möjligt efter att händelsen inträffat. Syftet är att deltagaren ska få en tydlig koppling mellan händelse och konsekvens och möjlighet att göra rätt i fortsättningen för att undvika ytterligare sanktioner för liknande händelser. Vi vill också undvika att Försäkringskassan återkräver ersättning, vilket kan bli aktuellt om ersättning redan har betalats ut för perioden när händelsen inträffade.

Hur ska jag avvikelserapportera när jag får kännedom om en händelse i efterhand?

Du ska skicka en avvikelserapport utan dröjsmål när du får kännedom om en händelse som inträffat tidigare under den period som deltagaren varit hos er. I rapporten anger du både vilket datum händelsen inträffade och vilket datum du fått kännedom om händelsen.

Hur ska jag avvikelserapportera när jag får kännedom om frånvaro i förväg? Till exempel om en deltagare ska opereras och vara sjukskriven nästa vecka.

Vänta till första frånvarodagen och skicka avvikelserapporten då. Du ska inte avvikelserapportera i förväg om planerad frånvaro eftersom ändringar kan ske.

Deltagaren måste sjukanmäla sig till Arbetsförmedlingen första sjukdagen för att få behålla sin ersättning under sjukfrånvaron. Om deltagaren behöver vara ledig måste hen kontakta Arbetsförmedlingen för att ansöka om ledighet.

Rättningar kompletteringar och känsliga uppgifter

Hur ska jag rätta om det blivit fel i en tidigare lämnad avvikelserapport?

Du skickar en ny avvikelserapport med rätt uppgifter. Skriv att det är en rättning av en tidigare rapport, vilket datum du fick den nya informationen och vilket datum ni skickat den tidigare rapporten.

Vad ska jag göra om jag upptäcker att vi tidigare missat att skicka in en avvikelserapport?

Du ska skicka en avvikelserapport så fort du upptäcker att en händelse som inträffat tidigare inte är avvikelserapportrad. Det gäller under förutsättning att händelsen inträffat under den period som deltagaren varit hos er. I rapporten anger du vilket datum händelsen inträffade.

Om vi skickat en avvikelserapport om frånvaro, okänd orsak, och i efterhand får veta anledningen till frånvaron, ska jag då komplettera den tidigare rapporten?

Vi kontaktar alltid deltagaren innan vi beslutar om en sanktion. Då ansvarar deltagaren för att lämna uppgifter till oss, till exempel om orsaken till frånvaro. Du behöver därför inte komplettera i dessa fall. Vill du ändå komplettera gör du det genom att skicka en ny avvikelserapport. Skriv då att det är en komplettering av en tidigare rapport och vilket datum ni skickat den tidigare rapporten.

Hur ska jag göra om det finns känsliga eller ömtåliga uppgifter som jag inte får skriva i avvikelserapporten?”

Då skriver du i avvikelserapporten att det finns ytterligare uppgifter och att Arbetsförmedlingen ska kontakta er för mer information. Ange namn och telefonnummer till kontaktperson.

Vid frågor från deltagare

Vart ska jag hänvisa deltagaren om hen har synpunkter på att vi har avvikelserapporterat och vad det har lett till?

På vår webbplats finns information till deltagare om villkoren för ersättning i program och vad leverantören respektive Arbetsförmedlingen ansvarar för.

Villkor för ersättning i program

Deltagare som har ytterligare frågor kan kontakta Arbetsförmedlingen på telefon 0771-416 416 eller via chatt.

Blir det aktuellt med en sanktionsutredning eller att avbryta (återkalla) hela programmet får deltagaren alltid ett brev från oss innan vi fattar slutligt beslut. Deltagaren får då möjlighet att lämna kompletterande uppgifter. Hur och var hen gör det framgår av brevet. Är deltagaren missnöjd med ett beslut från oss kan hen begära att vi omprövar det. I beslutsbrevet finns information om hur hen ska göra då.

Vart ska jag hänvisa deltagaren om hen har frågor om villkoren och sin ersättning?

På vår webbplats finns information till deltagare om villkoren för ersättning i program.

Villkor för ersättning i program

Deltagare som har ytterligare frågor kan kontakta Arbetsförmedlingen på telefon 0771-416 416 eller via chatt.

Har deltagaren frågor om sin ersättningsansökan, utbetalning eller nivån på ersättningen ska hen vända sig till Försäkringskassan.

Ersättning för dig som deltar i ett program hos Arbetsförmedlingen (Försäkringskassans webbplats)