Snabbintervjuer - rekrytera snabbt och enkelt via videosamtal

Transkribering av Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd, avsnitt 62: Snabbintervjuer – rekrytera snabbt och enkelt via videosamtal.

Medverkande:
Speaker/intro-outro: Sylvester Gyan (SG)

Programledare: Charlotte Lindman (CL)

Gäst: Barbro Hellström (BH)

Första inslagsgästen: Linnéa Wixner (LW)

Reporter i inslaget: Ellinor Wassberg (EW)

Andra inslagsgästen: Anne Hagelberg (AH)

Vinjettmusik (Bensound – Buddy)

SG: Gör som många arbetsgivare och använd snabbintervjuer i din rekrytering.
I detta avsnitt får vi höra flera citat från arbetsgivare som har provat rekryteringsverktyget och nu vill vi dela med oss hur snabbt, effektivt och enkelt ni kan intervjua kandidater. Arbetsförmedlingen har tagit fram detta kostnadsfria rekryteringsverktyg som finns tillgängligt för alla som har arbetsgivarkonto på Arbetsförmedlingen.se. Det här är Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd och programledaren är Charlotte Lindman.

Vinjettmusik (Bensound – Buddy)

CL: Välkommen hit, Barbro Hellström.

BH: Tack så mycket.

CL: Du är ambassadör för snabbintervjuer här på Arbetsförmedlingen och har ju faktiskt gästat arbetsgivarpodden tidigare.

BH: Ja, men det stämmer.

CL: Ja, och då pratade du just om snabbintervjuer.

BH: Ja, jag berättade väldigt mycket om hur de fungerar och hur man gör,
lite grann så där.

CL: Ja. Och snabbintervjuer är ett verktyg som väldigt många nu har fått upp ögonen för. Och i det här avsnittet så vill vi lyfta fram fördelarna och framför allt att fler ska få möjligheten eller ta chansen att använda det för att vi har sett att det finns så mycket bra med just att använda snabbintervjuer.

BH: Ja, men det stämmer. Och vi får ju… Ska vi kanske försöka räta ut några frågetecken och göra utropstecken utav dem?

CL: Ja.

BH: Så här: ”Passar det här mig verkligen? Jag är ju en liten arbetsgivare.”
Och det kan jag säga att det gör det, absolut.

CL: Och det spelar ju faktiskt ingen roll om man är ett jättestort företag eller om man är den här lilla företagaren som du säger. Men jag tänker att vi ska börja med att höra på ett klipp ifrån en arbetsgivare som har använt det här, som faktiskt har många lovord att säga och det är Linnéa Wixner som kommer från Skoterköket i Lofsdalen och hon säger så här:

LW: Det har gått riktigt bra. Vi har fått flera sökande och kommer gå vidare med flera stycken. Jag kommer absolut rekommendera andra.

CL: Ja, Barbro, vad säger du? Du har ju träffat Linnéa och Skoterköket.

BH: Ja, och jag har inte bara träffat Linnéa. Jag har… Även om jag inte har träffat fysiskt många, så har jag pratat med många arbetsgivare som har använt den här tjänsten. De är ju… Det de oftast säger är: ”Gud, vad enkelt det var och vad mycket tid jag sparade!”

CL: Om vi nu då ska, bara för att de som inte vet riktigt vad snabbintervjuer är, om vi ska bara snabbt eller lite kort förklara vad snabbintervjuer är för någonting och hur man har…eller vad är nyttan med det?

BH: Mm, snabbintervjuer är då en tjänst som Arbetsförmedlingen har tagit fram.
Och den, det är, den är helt webbaserad och det betyder att man behöver inte ladda ner några appar eller program till vare sig sin dator eller mobiltelefon eller padda. Varifrån man nu väljer att delta. Den funkar på alla de olika enheterna.
Som arbetsgivare så har du då möjlighet att sätta upp en snabbintervju och då intervjua flera personer under säg en timme. Kanske du hinner intervjua så där sex till åtta personer. Det som är finessen med det här är att det är inte bara ett videomötesverktyg, utan det är, du har också ett HR-stöd. Det första som jag skulle vilja trycka på, det är det att du skickar ut en länk till alla dem du ska intervjua, så du behöver inte sitta och bjuda in varje enskild sökande eller kandidat en och en.
Utan du skickar ut en länk till alla som du vill intervjua då. Det är det första.
Och sen det här inbyggda HR-stödet gör att du under intervjuerna får en struktur och på slutet får ett jämförbart material när du har gjort alla dina intervjuer.
Så oavsett om du är en väldigt stor arbetsgivare som ska intervjua jättemånga, säg 20,30,40 kandidater, så då är ju det här HR-stödet väldigt användbart för dig, för att du kan sortera. Men är du också en liten arbetsgivare som kanske är ovan, så ger det dig, det här dig, ett extra stöd att ta dig igenom dina intervjuer på ett strukturerat sätt. Så att det inte blir ett sätt att du intervjuar kandidat nummer ett och ett helt annat sätt på kandidat nummer två. Så det är väl den stora skillnaden.
Det här är inte bara ett videomöte, utan det är lite mer för mig som arbetsgivare,
för det ger mig ett stöd i rekryteringsprocessen och sen kortar den oftast ner rekryteringsprocessen ganska mycket.

CL: Och där har vi ju faktiskt flera citat ifrån flera företag eller kommuner eller användare som använt det här och till exempel så har vi ju ett litet företag som hade nu under Coronatider inte möjlighet att träffa kandidaterna och de brukar intervjua väldigt, väldigt många.

BH: Ja.

CL: Och du får nästan berätta. Jag tror du vet vilken jag syftar på.

BH: Ja, det handlar om… De behövde anställa ett gäng ungdomar för att sälja bär utanför stormarknader över hela, vad ska man säga? Från västkusten ner till Sveriges sydspets och så upp en bit efter Blekingekusten. Och de använde det här snabbintervjuer för att det här ändamålet, särskilt nu under Coronatider då som det var när det var aktuellt för dem. Och de rev av 1 500 intervjuer, tror jag det var, under en tiodagarsperiod och det hade man ju aldrig klarat att göra ens en gång om man hade försökt göra det här fysiskt. Det hade inte gått. Och de la sina snabbintervjuer på de tider där de såg att ungdomarna som då kanske var i skolan kunde, så de hade snabbintervjuer på kvällarna mellan 18 och 20. Och de hade dem på lördagar och på söndagar. Så de kunde liksom använda det här precis som det passade dem och de som behövde söka eller som sökte tjänst hos dem.

CL: Och några citat därifrån, det är bland annat där en utav de som intervjuar där säger att: ”Det var enkelt att använda. De hade ganska stor datorvana, men det var inga konstigheter.”

BH: Nej.

CL: Och man behöver ju faktiskt inte ha någon stor datorvana.

BH: Nej, för kan du ha Facetime eller ett, någon annan form av videomöte med dina nära och kära, så kan du hantera snabbintervjuer också.

CL: Ett annat citat det var ju också att: ”Vi gallrade i snabbintervjuerna och sen genomförde dem fysiska intervjuerna i mindre omfattning.”

BH: Ja, men precis och det är det jag var inne på. Är man en liten arbetsgivare eller om man är en stor arbetsgivare spelar det ingen roll. Det här kan ju då, snabbintervjuer kan ju tjäna syftet att du hinner träffa så många fler än vad du skulle ha träffat i vanliga fall. Och du kan då använda det här som en del i gallringen istället för de här telefonsamtalen som man kanske måste sitta fem, sex personer och ringa ut och prata med olika sökande då. Sen har de då, i det här fallet har man gått vidare till att ha fysiska träffar, men alltså fysiska intervjuer då, när man har träffats personligen. Men jag vet också att det är jättemånga arbetsgivare som har använt snabbintervjuer även för en djupintervju.

CL: Man måste inte ha en snabb intervju bara för att det heter…

BH: Nej, bara för att det heter snabbintervju. Man kan ha en entimmesintervju med en enskild person också.

CL: Vi har ju… Vi har ju flera kommuner som har använt det och även mindre kommuner som har använt det här som då inte har kanske, de har så många träffar, men som ändå ser smidigheten i det här. Tjörns kommun de säger bland annat så här: ”Smidigt och enkelt verktyg. Man får en bättre uppfattning då man också ser personen istället för att ha via telefon.”

BH: Ja, men precis. Och det är väl det man ska komma ihåg när man har ett videomöte över huvud taget med en person. Att den blir ju när den händer i realtid, när det inte är en inspelad videosnutt som någon skickar in till en, en sökande till exempel. Utan när man har ett, ett livevideomöte med en person så blir det ett högst personligt möte, även om det är i en digital inramning. Och det tror jag nog att alla efter den pandemisommaren känner igen sig i: Att det här är verkligen ett personligt möte. Att man får se personen som man pratar med.

CL: Det blir, det har ju blivit liksom det mer normala.

BH: Ja.

CL: Att man ses över en skärm, helt enkelt.

BH: Ja.

CL: Istället för att ses fysiskt och jag är nog beredd med att hålla med.
Det är helt normalt för alla, det är inga konstigheter där heller.

BH: Nej.

CL: Det är några flera citat här. Det är också handlar om det här med smidighet, alltså med köhanteringen. Och där har vi både ur den här bärfirman som du pratade om som säger så här: ”Skapade möten och köhanteringen var mycket smidigt.” En annan kommun säger också att: ”Tydligt med kön och skönt att man själv väljer när man ska ta nästa.”

BH: Ja, men precis. För det är ju jag som rekryterare eller jag som ska intervjua de sökande, det är jag som hanterar kön och jag har…håller mitt möte med första kandidaten och när jag då lägger på luren till den, så begagnar, eller använder jag mig av det här lilla HR-stödet. Där jag kan då fylla i, dels så klickar jag i om jag vill gå vidare med kandidaten, om jag kanske vill gå vidare med kandidaten, eller om jag inte vill gå vidare. Sen har jag möjlighet att göra en liten anteckning.
Och i den här lilla pausen också då innan jag släpper på nästa som jag ska intervjua, då hinner jag faktiskt skriva ner de här anteckningarna och reflektera lite grann, för det matas inte på, utan det är jag som trycker, lägger på, plockar upp eller lägger på luren då. Och sen kallar man in nästa. Och ska man sitta då i såna här jättelånga, som det här bärföretaget hade, då krävs det nog kanske att man också får sticka emellan med en femminuterspaus. I det här fallet så vet jag att de nog hade flera som var inne, flera rekryterare, alltså. Flera som intervjuade ifrån samma kö. Så man kan sitta hur många intervjuare och hur många sökande nästan som helst.
Det finns inga begränsningar på det.

CL: Men om man som är liten företagare då och som inte då har den här möjligheten med att ha en personalavdelning eller har HR-avdelning eller någon som ens sköter rekryteringen. Vad ser du för fördelar med att använda sig utav snabbintervjuer där?

BH: Det är lite det jag sa i början: Att det här HR-stödet som finns, i den så finns det då möjlighet att fördefiniera frågor och till exempel vissa kompetensord som man vill efterfråga. I och med att man fördefinierar det, då checkar man av det under varje intervju digitalt i… Dels så ställer man frågorna till den sökande, de ser inte de här frågorna, utan det är bara den som intervjuar som har det här som ett stöd då.
Och på så sätt så säkerställer jag att jag ställer samma frågor till allihopa och att jag ställer dem på samma sätt. Och att jag dessutom får svar ifrån dem då.
Är man då ovan att intervjua, så är det här faktiskt en, ett väldigt smidigt sätt att göra det på och du, du, och sen den här sorteringsfunktionen. När du väl är klar med alla dina intervjuer, då kan du, får du den här sammanställningen och då ser du vad du har skrivit och vilka kompetenser och vilka frågor man har svarat på.
Den största finessen med det här kan också vara det att när den första sökande som man har intervjuat, när de lägger på luren, eller när ni är klara med ert samtal då får de samma fråga: ”Är du fortfarande intresserad av den här tjänsten eller inte?”.
Då svarar de ja eller nej på det.

CL: Det är ju faktiskt inte bara ena sidan som ska välja. Det är två som ska välja.

BH: Exakt och som arbetsgivare då så spar det massor av tid där du då kan se: ”Men det är de här jag vill gå vidare med och jobba med oss. Det är de jag ska fokusera på. Det är dem jag behöver fånga upp och ta vidare till nästa steg.”

CL: Vi ska faktiskt få lyssna på delar av en intervju som en kollega till mig höll för ett tag sen. Det är då Västerås kommun som också har använt snabbintervjuer.
Vi ska höra vad de tycker om snabbintervjuer.

EW: Vad tycker du om snabbintervjuer?

AH: Vet du, jag har bara positivt att säga om det. Jag har verkligen försökt att tänkt så här, att någonting, så att man verkligen förstår att det är så bra, men det är faktiskt så bra. Det var inte någonting som var negativt.

EW: Hur använder ni snabbintervjuer? Var det en del av en större rekryteringsprocess, eller…?

AH: Ja, men precis. Vissa träffar vi ju på kontoret och intervjuar medan andra som vi ser att de kommer vara svårt att boka in på en intervju här, de kallar vi in på de här snabbintervjuerna. Och det gör ju att vi uppfattas väldigt smidiga många gånger för det är svårt när man, till exempel, studerar till tandläkare i Polen och få ihop det hur man ska jobba här i sommar. Men man kanske inte är här förrän i sommar.
Nu kan vi träffa dem och använda tekniken till att få ihop det.

EW: Så det har gett er en möjlighet till att träffa kandidater som ni inte hade kunnat träffa annars.

CL: Barbro, du som har jobbat som expert, eller jobbar som expert på det här området och har träffat många arbetsgivare. Vad ser du är den största fördelen med snabbintervjuer?

BH: Den största fördelen var och är och har blivit absolut aktuellt under den här pandemisommaren som vi har haft här, det är att det är tillgängligt.
Du kan fortfarande intervjua personer och du kan intervjua dem oavsett var du befinner dig och var de befinner sig. Så det är absolut det enskilt största fördelen.
Du kan intervjua som i vårt första exempel, du kan intervjua för en tjänst i Norrlands inland och du kan intervjua kockar som sitter i Tunis, om du vill i såna fall.

CL: Och det enda man behöver ha, vad är det?

BH: En dator, en telefon, en padda. Som intervjuare skulle jag rekommendera att man använder sin dator för att man ska kunna nyttja det här HR-stödet till fullo för det blir väldigt plottrigt om man ska titta på en mobiltelefon. De sökande kan delta från vilken enhet de vill. Det man behöver är ju så klart en enhet med både videokamera och någon form av mikrofon eller headset eller liknande.

CL: Men det vi i alla fall har fått höra är att det är väldigt enkelt, det är lättillgängligt, som du säger, och framför allt så vill vi ju lyfta upp möjligheten att alla kan använda det här och det finns ju att få tillgång till på Arbetsförmedlingen.se/snabbintervjuer.

BH: Ja, men precis. Det enda man behöver som arbetsgivare är att man har ett arbetsgivarkonto registrerat på Arbetsförmedlingen och det är vår lilla check på att ni är en seriös arbetsgivare.

CL: Tack så jättemycket. Det får avsluta det här avsnittet, Barbro Hellström.

BH: Tack ska du ha, Charlotte.

Vinjettmusik (Bensound – Buddy)

SG: Du har lyssnat på Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd med Barbro Hellström och Charlotte Lindman. Tekniker var Sylvester Gyan. Har du frågor, tips eller funderingar? Kontakta oss på podcast@arbetsformedlingen.se.
Det här avsnittet producerades i september 2020.

Vinjettmusik (Bensound – Buddy)