Rekrytera fördomsfritt

Transkribering av Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd, avsnitt 63: Rekrytera fördomsfritt.

Vinjettmusik (Bensound – Buddy)

Forskning visar att mångfald på arbetsplatsen bidrar till ökad affärsnytta. Men hur gör man för att rekrytera fördomsfritt och hur undviker man att hamna i fällan att rekrytera personer bara för att de är lika en själv?

I dagens avsnitt av Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd diskuterar vi hur du med enkla medel kan utveckla en mer strukturerad och objektiv rekryteringsprocess. Programledare Karolina Brogan samtalar med Elin Öberg Mårtenzon, VD på företaget Tengai, och Katarina Riml, konsult på rekryteringsföretaget Home of Recruitment, och de delar med sig av sina erfarenheter.

KB: Välkomna hit. Vad innebär begreppet fördomsfri rekrytering och att rekrytera med mångfald, Katarina?

KR: Ja, jag tycker att det är ett begrepp som är lite problematiskt för mig, och som jag tycker att man tjänar på att problematisera lite grand.

Det är givetvis ett begrepp som indikerar en ambition, alltså att man vill rekrytera fördomsfritt, man vill rekrytera så objektivt som möjligt, vilket såklart är både sympatiskt och bra. Men det finns ju egentligen inte, skulle jag säga, fördomsfri rekrytering. Därför att, vi människor är subjektiva varelser och vi har med oss vår subjektivitet i form av våra erfarenheter, alla våra tankar, våra föreställningar i alla möten med kandidater, till exempel, men också varje gång vi öppnar ett cv eller, om vi jobbar med personliga brev, läser ett sådant. Så det kan vara lite farligt, nästan, att prata om fördomsfri rekrytering slentrianmässigt, för då får man bilden av att det finns någonting sådant. Då skulle jag säga att det inte finns.

Men det handlar ju om att försöka på olika sätt, med olika verktyg, genom ett strukturerat arbetssätt få till en så objektiv rekrytering som möjligt.

Ja, för att försöka få bort den subjektivitet som vi har med oss.

KB: Och det är ju precis det vi ska prata om lite i det här avsnittet.

Vilka olika typer av metoder och verktyg som arbetsgivare kan använda för att, så att säga, ja, för att uppnå en mer fördomsfri rekrytering.

Elin, vad skulle du säga, när det gäller begreppet fördomsfri rekrytering och att rekrytera med mångfald? Vad tolkar du in i begreppet?

EÖM: Jag håller med om problemfrågeställningen, men jag håller inte med om att det inte existerar, därför att vi vet så pass mycket både om teknik och process och så vidare i dag att vi faktiskt kan komma väldigt långt mot att bedriva våra processer helt objektivt. Men jag skulle säga att en fördomsfri process är en process som är inkluderande, den är i så lång grad som möjligt helt fri från diskriminering av olika slag, och så mycket som möjligt också fri från våra omedvetna tolkningar och förutfattade meningar. Och det kan vi på olika strukturerade arbetssätt, precis som Katarina också nämnde, komma ganska långt med. Men framförallt handlar fördomsfri rekrytering om att vi väljer kandidater på grund av deras kompetens och ingenting annan.

Inte på grund av hudfärg, ålder eller kön.

KB: Och då kommer vi in på det här, hur kan arbetsgivare uppnå en mer fördomsfri rekrytering? Vad kan arbetsgivare använda för metoder och verktyg för att rekrytera mer fördomsfritt? Vad skulle du säga, Katarina?

KR: Ja, jag tänker där att det handlar i grunden väldigt mycket om struktur. Alltså, att hitta olika arbetssätt och metoder som är strukturerade. En strukturerad intervju, en kompetensbaserad intervju, skulle jag säga. Men också en strukturerad process, från början till slut. Och också kunskap. Alltså kunskap om det här, det vi brukar förklara med system ett och system två. Alltså, att alla människor fungerar så, när vi tänker och när vi fattar komplexa beslut så har vi två system, där system ett är det man brukar kalla för magkänslan, som är fyllt av massa tidigare erfarenheter, föreställningar och en hel del fördomar, medan system två är egentligen det system vi behöver använda för att fatta mer komplexa beslut. Och rekrytering är ju ett komplext beslut. Så att hitta en strukturerad metod, från början till slut, inte bara i intervjusammanhang utan att utgå från kravprofilen och sedan lägga upp en strukturerad process, skulle jag säga. Det är liksom grunden för att kunna arbeta fördomsfritt med rekrytering. Men också just det här med kunskapen.

Där jobbar vi mycket med att utbilda chefer, till exempel. Jag tänker, alla som är involverade i rekryteringsarbetet behöver ju känna till det här och behöver förstå hur vi fungerar som människor, att vi är subjektiva varelser. För det skulle jag säga är kanske också den främsta metoden, att vara medveten om sin egen subjektivitet när man som människa och rekryterare, eller rekryterande chef, jobbar med rekrytering.

KB: Vad skulle du säga, Elin, när det gäller att utveckla metoder för fördomsfri rekrytering? Vad kan arbetsgivare använda för metoder?

EÖM: Jag tror att mycket handlar om att försöka förstå redan från början hur man ska strukturera den där processen. Det vill säga, vad ska vi mäta i processen? Och den frågan är egentligen, vad är kompetens?

Vad ska jag mäta min kravprofil mot? Och det där en är ganska komplex fråga för de flesta och är väldigt svår att svara på. Vad är kompetens?

Och då är det ju också viktigt att definiera det. Vad är kompetens i den här specifika situationen? Det är viktigt att titta på, till exempel, vad är det för kunskaper vi eftersöker? Vad är det för motivationsfaktorer vi eftersöker? Vad är det för personliga egenskaper vi eftersöker? Och var behöver man liksom befinna sig när det kommer till komplexitet i rollen? Och kan man hitta den här definitionsmodellen då kan man också komma väldigt långt med att göra sin process mätbar, strukturerad och dessutom kanske datadriven, till och med, så att vi kan plocka bort vår subjektivitet så långt som möjligt i processen. Och jag håller också med om det här med att kunna medvetandegöra, egentligen, våra egna förutfattade meningar är också väldigt viktigt. Men vi kommer bara så långt med det, därför att hjärnan fattar ju också massor med omedvetna beslut åt oss, utan att vi vet om det. Och ju mer vi kan, liksom, undanröja de där små, små grejorna som vi gör omedvetet desto bättre tror jag.

KB: Jag tänker att intervjuroboten, Tengai, hur fungerar den, när det gäller fördomsfri rekrytering?

EÖM: Mm, Tengai är ju som sagt en intervjurobot. Så för de som inte sett den tidigare så är ju det ett robothuvud, kan man säga, som är format som en människa och som intervjuar kandidater. Och det man kan säga är att Tengai bryr sig ju inte om vem man är, var man kommer ifrån, hur gammal man är, vilket kön man har, hur man ser ut. Utan det fungerar mer som en blindintervju. Så Tengai påverkas ju inte av visuella intryck på något sätt. Och visuella intryck i en intervjusituation är ju otroligt svåra att råda bot på. De första intrycken vi ger direkt när vi tar i hand eller direkt när vi får se varandra. Redan då har vi börjat bilda oss en uppfattning om den andra personen. Och den uppfattningen tenderar ju att följa med oss in i intervjuprocessen och påverkar vårt beslut, positivt eller negativt.

Och det är den biten som Tengai delvis tar bort. Tengai tar ju också bort möjligheten att göra en intervju helt ostrukturerat, utan bygger på vetenskapliga metoder för hur man genomför en intervju. Så alla kandidater får samma chans, samma intervju, samma upplevelse och också samma behandling. Och det innebär också att vi kan inkludera fler kandidater i processen, öppna upp processen och skapa mer mångfald därifrån. För att vi fattar beslut baserat på fakta och inte magkänsla.

KB: Vilka är de vanligaste fördomarna bland arbetsgivare tror du, Katarina?

KR: Ja, jag tänker att vi alla människor som sagt har en massa fördomar med oss. Jag skulle säga att det är väl sådant som handlar om, ja, men jag tänker att man kan ha fördomar baserat på ålder. Att det finns många som kanske tänker att en person i en viss ålder inte har liksom någon teknisk kompetens, eller att man inte är så driven. Det finns en massa undersökningar som visar det, att man har sådana fördomar.

Det kan ju handa om, ni vet, det här gamla med luckor i cv:t, att det kan stå för en massa saker. Eller fördomar om att någon som har bytt jobb ofta inte skulle stanna kvar. Alltså, mycket det här som ju är system ett.

Vi bygger upp erfarenheter, vi vill ju förenkla för oss som människor, det är det subjektivitet handlar om tänker jag. Så mycket sådana saker, alltså det här kring bilder av personer som handlar om att en person som, ja, men lite det här med ålder eller utseende som Elin var inne på, eller någonting sådant. Men jag tycker att det är lite svårt samtidigt att säga att just arbetsgivare har en viss sorts fördomar.

Jag tror att det är väldigt olika för att vi är olika människor.

KB: Vad skulle du säga Elin när det gäller de vanligaste fördomarna bland arbetsgivare?

EÖM: Det man kan se ifrån undersökningar inom det här området är att ålder är i särklass den mest utpräglade fördomen som man har, det vill säga att man oftast väljer bort kandidater på grund av ålder, för ungt eller för gammalt till exempel. Den andra man kan se är kön och därefter kommer också religion eller etnicitet till exempel. Det är de vanligaste.

Vi kan också se väldigt, väldigt tydligt att man färgas ju som sagt av sina första intryck, och det är ju utseendet. Det kan vara alla möjliga saker som vägs in i det och vad vi har för erfarenheter sedan tidigare som vi lägger in i det intrycket så att säga. Det skulle jag säga är de vanligaste.

KB: Finns det någon koppling mellan kön och ålder, exempelvis.

Att det är mer åldersdiskriminering när det gäller att rekrytera personer med kvinnligt kön, exempelvis.

EÖM: Inte vad vi kan se från, nu jämför jag ju med TNG:s undersökning som vi jobbar med för arbetsrekrytering och har gjort länge.

Det finns ju sådana avarter också, absolut. Men jag skulle säga att det är liksom i den ordningen, ålder, kön.

KB: Varför bidrar mångfaldsrekrytering till affärsnytta i en organisation? Finns det några studier på det här ämnet och vad säger de, Elin?

EÖM: Ja, det finns studier på det här området och jag tycker också att vi kan se det med företag som jobbar på det här sättet, att de upplever att de får större framgång också. Det finns ju en studie från McKinsey bland annat, sen ett par år sedan tillbaka, där man kunnat påvisa en ökad innovationskraft i de företagen som har haft både en ökad mångfald i sina grupper, som har haft fler kvinnor i sina styrelser, som har haft fler kvinnor i ledningsgrupper och så vidare, där man kunnat se på en ökad innovationskraft och ökad produktivitet. Så det finns en jättetydlig koppling. Och jag tror att, börjar man jobba på det här sättet och öppnar upp sin process för liksom mångfaldsfrågan och för att jobba mer fördomsfritt så kommer mångfalden på köpet, då kommer hållbarheten på köpet och därigenom kommer också innovationskraften.

KB: Men jag tänker att om den här intervjuroboten, Tengai, programmeras av människor så kan ju det innebära att Tangai, intervjuroboten, blir programmerad av de existerade fördomarna som människorna som programmerar roboten har. Vad säger du Elin?

EÖM: Jag tror att det är en ganska vanlig missuppfattning kring hur man programmerar och vad man programmerar. Och det grundar sig nog, skulle jag säga, i ett väldigt tydligt tidigare exempel som vi sett från Amazon, bland annat, som tog fram en selekteringsapplikation, eller en selekteringsalgoritm, som direkt blev diskriminerande mot kvinnor för att de som utvecklade den bara hade tränat på … det var liksom bara män i utvecklargruppen och som bara hade tränat på manliga cv:n, dessutom, och per automatisk selekterade fram manliga cv:n. Men när man bygger en intervjurobot så är det ju väldigt viktigt att förstå vad det är vi ska mäta. Och Tangai är ju framtagen med vetenskap, beteendevetenskap, och det är ju precis så som vi vill göra själva selekteringsprocessen i en strukturerad form också. Så vi har ju plockat bort allting egentligen som har med diskriminerande faktorer att göra, till exempel ålder och kön och så vidare. Så de här sakerna finns liksom inte ens med i någon form av bedömning, utan vi bedömer bara personliga egenskaper. Och vi gör det dessutom i en form där vi bara använder kandidatens röst egentligen. Så i den här modellen så finns inte den möjligheten. Men givetvis så måste man ju också iaktta åtgärder för den frågan för att det på sikt skulle kunna hända, när man börjar jobba mer och mer med automatiska algoritmer och så vidare. Och då är det jätteviktigt att titta på: har man ett diversifierat utvecklingsteam, finns det liksom en representation i befolkningen som också är med att fatta de här besluten, när man ska komma till beslut, och också i rekryteringsprocessen, är det flera som fattar beslut eller är det enskilda individer som använder det här systemet? Sen kan man ju göra kodgranskningar och sådana saker och för att verkligen förstå att ens kod är objektiv och det kommer mer och mer, liksom, den typen av metodik, att kunna titta på också när det gäller objektiv programmering.

KB: Om man som arbetsgivare har begränsade resurser när man ska rekrytera, man kanske inte har en stor och välutvecklad HR-avdelning, exempelvis, har ni några korta, konkreta, handfasta tips på hur man kan få in mer fördomsfri rekrytering i sin rekryteringsprocess?

Vad säger du, Katarina?

KR: Ja men, jag tänker det går ju verkligen och jag tänker att det handlar väldigt mycket om struktur, med risk för att låta som en papegoja här som upprepar mig. Men att oavsett vilka verktyg man har, oavsett vilket rekryteringsstöd man har, så tänker jag att med en strukturerad metod, där man helt enkelt, precis som Elin har beskrivit tidigare, gör ett ordentligt jobb med att ta fram en kravprofil. Vad är det jag letar efter? Och tittar på, både det vi brukar kalla för formella kompetenser, alltså utbildning, erfarenhet. Tittar på vad är faktiskt ett ska-krav och vad är meriterande. Med också försöker ringa in de här personliga kompetenserna. Alltså, vad är det för beteenden, hur agerar en person som är framgångsrik i den här rollen, till exempel. Att man börjar med att göra ett jobb kring kravprofilen och inte stressar igenom det. Och sen att man … jag brukar tänka att jag har med mig kravprofilen under armen genom hela rekryteringsprocessen, för det är den som är utgångspunkten för allting. Man kan jobba med urvalsfrågor, som då speglar de här formella kompetenserna, till exempel. Om man har krav på utbildning eller en viss erfarenhet, så kan man på ett enkelt sätt ställa frågor kring det.

Det innebär att, man behöver inte efterfråga cv och man behöver inte efterfråga personligt brev. Sen kan man i nästa steg, utifrån sin kravprofil, ta fram en strukturerad intervjuguide, så bra man kan, givetvis.

Men det är ju bättre med en strukturerad intervju än en ostrukturerad.

Så man kommer ganska långt även på det. Och även i följande steg, referenstagning, arbetsprov om man jobbar med det. Att man hela tiden har en struktur, har förberett sig och hela tiden kan koppla det till kravprofilen. Så att man inte börjar titta på andra saker. Att man inte börjar slira i vad det är man faktiskt letar efter eller vilka man premierar genom processen. Så, att skapa en struktur och göra ett ordentligt jobb med sin kravprofil, det kommer man långt på.

Även om man inte har så mycket resurser på olika sätt.

KB: Vad säger du Elin, när det gäller arbetsgivare som ska rekrytera men som har begränsade resurser och som kanske inte kan anställa ett utvecklingsteam och utveckla en ny intervjurobot, utan det är ett mindre företag och man ska rekrytera in och man har inte en utvecklad HR-avdelning. Har du några handfasta, konkreta tips?

EÖM: Ja, förutom det här som Katarina nämnde, som var superbra tips tycker jag, så tycker jag att man kanske också ska våga utmana sig själv lite grand, för hur vi är som människor. En väldigt enkel och handfast grej är att försöka anonymisera hela processen. Det vill säga, vad skulle hända om vi bara gjorde urval på den fakta vi har och inget annat? Därför att vi gör så otroligt många saker hela tiden som människor, vi är ju fantastiska, hjärnan är fantastisk på att göra liksom olika kopplingar hela tiden.

Men vad händer om vi slår av den funktionen och bara tittar på den fakta som vi faktiskt har på bordet? Tittar på den strukturen vi har och det vi de facto skulle mäta genom processen. Jag tycker att många arbetsgivare som jag har mött genom min karriär inom det här området glömmer lite grand bort vad det är man skulle mäta genom processen, för att man kanske fastnar för någon som var karismatisk eller liknande. Sedan så tänker man, ”ja det var ju den där, vi klickade så himla bra” eller ”den där skulle fungera bra, vi kan gå och dricka öl tillsammans eller spela golf” och sådana saker. Om man kopplar bort sig själv från den situationen och blir lite mer, tolka mig rätt nu, men datastyrd, liksom i sin urvalsmetodik, desto mer har man att vinna i slutändan. För då kommer man också få kandidater som de facto också matchar det man eftersöker när det kommer till de konkreta grejer som man har ”specat”.

KB: Tack för att ni kom hit till Arbetsgivarpodden!

Du har lyssnat på Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd med Elin Öberg Mårtenzon från Tengai, Katarina Riml från Home of Recruitment och programledare Karolina Brogan. Tekniker var Sylvester Gyan. Avsnittet producerades i oktober 2020. Katarina Riml gästade även avsnitt 41 om arbetsprover. Lyssna gärna på det för att få fler tips från henne.