Introducera nya medarbetare

(Signaturmelodi)

(Ellinor Wassberg)

Hur gör du en effektiv introduktion av din nya medarbetare,

så att hen både känner sig välkommen och snabbt kommer in

i arbetsuppgifterna? Jennie Wennerhav jobbar på

Arbetsförmedlingen, bland annat med att hjälpa arbetsgivare

att få till en bra introduktion för nyanställda och praktikanter.

I det här avsnittet ska du få tips från henne och

två arbetsgivare på hur du lyckas med introduktionen.

Du lyssnar på Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd med mig,

Ellinor Wassberg.

(Signaturmelodi)

(Ellinor)

Välkommen, Jennie.

(Jennie)

Tack så mycket.

(Ellinor)

Idag ska vi höra hur några olika arbetsgivare tänker

kring introduktion på arbetsplatsen, och så ska du få ge tips

utifrån dem också. Jag tänker att vi börjar med att lyssna på

den ena arbetsgivaren som heter Thomas Svensson, och han

har jobbat som produktionschef på Kockums Maskin och

vill dela med sig av ett misstag som han har gjort tidigare.

(Thomas Svensson)

Det kostar tid till att börja med. Men den tiden räknar man igen

för sen, så att det är ett jättemisstag man har gjort några

gånger, tyvärr. "Här kommer en ny. Kan du lära upp

den så fort som möjligt? Och sen kör ni vidare."

Det funkar liksom inte. Det blir varken kvalitet eller

framför allt blir det ingen bra känsla.

(Ellinor)

Ja, Jennie, vi hör ju på Thomas här

vikten av en introduktion. Men vad säger du?

Varför är det så viktigt att få till en riktigt bra introduktion?

(Jennie)

Precis som Thomas är inne på, så vinner man ju på det

i längden att få med sig den nyanställda direkt i början. Genom

att man har en introduktion som är välarbetad, så skapar man

ju en trygghet för den som är ny. Och den känner ju

genom det en delaktighet i verksamheten.

Och känner man sig delaktig och trygg i det här nya man ska

göra, som oftast är lite skrämmande, så är det mycket lättare

att både komma in i gruppen och lättare att ta till sig den

informationen, alla möten, all information som man behöver ha.

Då blir ju upplärningen mycket effektivare. Då kan man

komma igång med arbetet också produktivt,

och liksom bidra till något.

(Ellinor)

Och nu ska vi gå igenom några olika tips på hur man

lyckas med den här introduktionen eller "onboardingen".

Vi börjar med ett tips som handlar om förberedelser.

Här ska vi lyssna på vår andra arbetsgivare.

Det är Marcus Lundqvist som är chef över

leveransavdelningen på Talentech, och han poängterar

att du bör påbörja introduktionen väldigt tidigt.

(Marcus Lundqvist)

Ett bra tips att ha i åtanke när man ska introducera någon

är att tänka att introduktionen börjar egentligen sekunden efter

att personen har skrivit på sitt nya anställningsavtal hos er.

Därför tror jag att man behöver kommunicera både mjuka

och hårda värden till den här personen under tiden som man

väntar på att den ska börja hos sig. De hårda värdena har ju

att göra med de här praktiska delarna kring "så här

sjukanmäler du dig hos oss" eller "så här tidsrapporterar du

när du väl börjar."

Detta så att personen känner att den är så rustad som möjligt

innan det är dags att att faktiskt göra sina första dagar hos er

för att undvika korvstoppning. Men det kan också vara ett sätt

att till exempel be om att få information tillbaka som

arbetsgivare om man måste beställa arbetskläder eller datorer,

där man behöver ta in information som storlekar eller vilken

typ av utrustning man önskar. På så sätt tror jag att man som

medarbetare känner att det finns en plan och man är

välkommen när man väl börjar på sin nya arbetsplats.

(Ellinor)

Precis som Marcus säger blir det ju lite korvstoppning.

Det är så mycket nytt. Om den nya medarbetaren har fått

lite förhandsinformation, så kanske hen kan känna sig

lite tryggare. Jag kan ju själv känna att när jag har varit

ny och varit på någon genomgång där det är mycket nytt,

så är det väldigt härligt att faktiskt få känna att "ja just,

det där känner jag i alla fall igen", så att det blir

nån typ av igenkänning.

(Jennie)

Jag håller absolut med. Jag tror att det som Marcus är inne på

är väldigt viktigt. Genom att skapa ett schema för den här

introduktionen. Hur det kommer att gå till, vad det är som

kommer att ske de första veckorna. Och delge det till den

nyanställda innan den börjar jobba, så att man känner sig

välkommen och vet vad som händer. Så att man inte kommer

där första dagen och är helt blank och inte har en aning om

vad som kommer att hända.

Det blir mycket lättare att förbereda sig. Det blir mycket lättare

att ta till sig introduktionen på det hela, och speciellt om man

då har dator, inlogg och arbetskläder, om det behövs,

redan från dag ett. Då känner man sig välkommen också.

(Ellinor)

Ja, men precis. Schema är du inne på.

Hur pass detaljerat ska ett schema vara?

(Jennie)

Det viktiga, tror jag, med ett schema är att det finns en balans

i det. Att man fördelar jämnt möten, självstudier, reflektionstid

och även tidsbokade raster. Om du kommer ny är det svårt

att kanske själv ta beslutet att man ska gå på en rast. Speciellt

i dessa tider när väldigt många jobbar hemma, vilket också

säkerligen kommer att följa med oss även framöver i tiden

- att alltmer blir hemarbete, distansarbeten och ortsoberoende.

Då är det jätteviktigt att det finns ett schema som inkluderar

både kontakt med dina kollegor och de närmsta cheferna.

Att det finns information som är viktig att ta till sig. Men det

finns också utrymme för självstudier, reflektion och hela den

biten. Schema tror jag är jättebra för att ha en grund, så att

personer ska komma in i det. Men det måste också finnas

en balans i det.

(Ellinor)

Vad mer tycker att man ska förbereda

innan medarbetaren börjar?

(Jennie)

Jag tänker att man kan se till att ha en handledare

som är utsedd redan från början, som vet att den här personen

ska börja. Kanske till och med att personen som tillsammans

med den nya chefen välkomnar någon vecka innan, skickar ut

den här introduktionen. Att handledaren är den som möter upp

en på arbetet första dagen, antingen fysiskt eller via ett möte,

när det är dags att börja jobba. Så att veta att man har

en person som man kan liksom kontakta direkt.

Det är jätteviktigt.

Också de här aspekterna, som du tar upp, att veta var jag

anmäler mig om jag är sjuk. Du kan ju faktiskt bli sjuk första

arbetsdagen, och då ska man inte stå där och vara orolig för

vart man ska vända sig. Utan då har man redan koll på

vart man hör av sig när man blir sjuk eller behöver vabba.

(Ellinor)

Just det. Men det är ju jättesmart. Och sen förhoppningsvis

börjar ju medarbetaren äntligen, och får det här schemat

och så. (Skratt) Vad har du för tips för den här första tiden

på arbetet?

(Jennie)

Dels är det bra om man får med de här olika aspekterna

som påverkar min anställning. Både mitt utövande,

men också det som påverkar mig inom organisationen.

Sen är det ju också viktigt att man har med de villkoren och

egentligen kanske den kulturen som finns på arbetsplatsen,

så att man vet lite vad som förväntas just där.

Hur är det, liksom? "Jaha, det är en halvtimmes lunch, fast det

är okej att ta 45 minuter." Det är ingen som står och

klockar en. Så att man får liksom en känsla av vad det är

för ställe, vad det är för kultur. Det är jättesvårt att förmedla

på distans. Det är framförallt svårt att skapa en kultur, men har

man en bibehållen kultur sen innan, så är det ändå ganska lätt.

(Ellinor)

Att vara tydlig med det, helt enkelt. Att prata om såna här saker

som man kanske själv kan känna, när man jobbar så är ju

de så självklara. Men när du kommer ny till ett ställe, så kan

det variera. Även om du har jobbat kanske med liknande

arbetsuppgifter tidigare, så kan det faktiskt variera

från arbetsplats till arbetsplats också.

(Jennie)

Och det är som du säger. Det är ju lätt att bli hemmablind

i sådana saker. Så att man behöver nog fundera lite själv.

"Om jag hade kommit ny in i detta, vad hade jag velat

veta och vad hade jag liksom egentligen inte kunnat ta för

givet?" Att man rannsakar sig lite och ställer sig ett steg ut.

Har man någon som kanske är ganska nyanställd, så

dubbelkolla med den personen och be om input. "Vad funkade

det bra i den introduktionen? Vad saknade den personen?"

Och sen är det ju jätteviktigt att man från början har bokat in

uppföljning med den som är ny för att även där få sådan input

ifall det är någonting som är oklart och så där.

(Ellinor)

Ja, men toppen. Det är ju jättebra att reflektera över.

"Vad har vi gjort bra tidigare och vad vad kan vi förbättra?

Och vad skulle jag själv ha funderat över?" Smart sätt att få in

saker som man annars kanske bara glömmer när man kör på.

(Jennie)

Ja, precis.

(Ellinor)

En fråga som vi har fått in från en arbetsgivare är:

Hur lång ska en introduktion vara?

(Jennie)

Jag tror inte att det finns något fastställt.

Ser man till Arbetsförmedlingen, så har man tidigare haft

en introduktion på sex månader, och den har man nu

bearbetat och effektiviserat och kortat ner tre månader.

Det innebär ju inte att den introduktionen är sämre för att den

är kortare, utan det kanske att man har lagt mer kvalitet i

de momenten som man genomför. Så att förslagsvis, i början,

kanske man ska ha det lite mer intensivt, för att man ska få

en förståelse för "vad är det jag ska göra i min yrkesroll

och vad är det som gäller här?"

Men sen, efter de här kanske två-tre veckorna, så får man

balansera ut det lite. Och sen får ju introduktionen fortlöpa

tills man känner att personen är trygg i det den ska göra.

Sen lär man ju sig alltid. Det är ju det som är så härligt.

Man utvecklas ju alltid och lär sig nytt hur länge man än

har jobbat på en arbetsplats. Så att jag skulle inte säga att det

finns någon fast gräns, men man kan ju ta det lite mer

intensivt. Två-tre veckor i början, i alla fall.

(Ellinor)

Ja, man precis. Så är det nån som har jobbat med liknande

saker tidigare, kanske det bara behövs ett par dagar eller ett

par veckor eller nåt sånt där. Och är det nån som är helt ny

för den här branschen eller för de här arbetsuppgifterna,

så kanske det tar lite längre tid.

Och som du säger, köra mer intensivt i början. Sen kanske

det handlar om att man går någon kurs eller har någon

avstämning per månad egentligen upp till kanske ett halvår

senare, bara för att checka av och följa upp. Så att det

behöver inte vara lika intensivt därefter.

(Jennie)

Nej, precis.

(Ellinor)

Vi ska lyssna till arbetsgivaren Thomas Svensson igen

och hans tankar kring att dela upp introduktionen

mellan olika medarbetare.

(Thomas)

Man är ju specialist på sitt. Att man har en produktionsledare.

Han klarar inte av alla bitarna där, utan vi har teknikern.

Vi har HR-funktioner, som sagt. När en ny kommer,

så träffar den HR och går igenom alla sådana praktiska bitar.

Nästa steg vi kommer ner till - till verkstan - så är det

huvudskyddsombudet som tar en skyddsrond med varje,

i lugn och ro. Man får lägga ner en till två timmar där man går

igenom... Ja, allting vad det gäller utrymningsvägar

eller andra säkerhetsbitar, och träffa alla kollegor.

Man går runt. Man träffar tvärfunktionella kvaliteter.

Man pratar teknik. För att man kommer säkerligen att råka på

dem vad det lider. Och då har man redan skaffat sig

en liten fördel där.

(Jennie)

Det här är ju ett jätteviktigt ämne som han tar upp. Alltså,

genom att man inkluderar fler anställda och inte bara

en handledare, utan fler anställda på arbetsplatsen i

introduktionen, så vinner du ju jättemånga bitar på det.

Det skapar ju tillfälle för den nyanställde att bekanta sig med

verksamhetens alla olika professioner. Då skapar det ju också

en inkludering i det hela.

Personen känner jag att "ja det här, det är mina kollegor".

Man får inte bara ett eller två ansikten som man

ser eller hör under en kort tid, utan man får se och träffa alla.

Det visar ju också på att alla de här har en viktig roll i

verksamheten. Att inte någon är mer betydelsefull än någon

annan. Och samtidigt så innebär det ju faktiskt att de

personerna får ställa upp och berätta om sina professioner

eller det är de är duktiga på.

Det blir ju en kompetensutveckling för de medarbetarna.

För de får lära sig att förmedla sin kunskap på ett pedagogiskt

sätt till den nyanställde också. Och den nyanställde vet då

vem jag ska vända mig till om jag vill veta något just i det här

ärendet. Så att inte allting vänds till handledaren eller chefen.

Så att det är ett superbra tips.

(Ellinor)

Och vi pratade ju om tidigare att man kanske ska ha

en handledare eller mentor på arbetsplatsen som är bra

att ta de här allmänna frågorna till. Och vill man veta mer om

just handledning på arbetet, så har vi ett poddavsnitt som

handlar om precis det. Då kan man söka fram poddavsnittet

"Handledning på arbetet", om man vill fördjupa sig lite i "vad

ska jag tänka på när jag väljer ut en handledare

eller en mentor, och vad ska den personen göra?"

Det är viktigt att komma ihåg att även om du som chef

delegerar ansvar kring att inkludera, så är det fortfarande du

som är ansvarig för att introduktionen funkar bra och att ha

det yttersta ansvaret för medarbetaren.

(Jennie)

Precis. Just så.

(Ellinor)

Ett potentiellt misstag som jag själv har sett på nära håll

är att chefen undviker att ge feedback. Att chefen kanske

tänker: "Nej, men hen gör inte rätt just nu, men kommer att

lära sig snart och kollar väl på sina kollegor och kommer in

i det." Till slut så har det gått så lång tid att det faktiskt blir

lite pinsamt att ta upp någonting som har gjorts fel i flera

månader. Jennie, vad har du för tips kring kommunikation

och feedback under introduktionen?

(Jennie)

Då är det ju jätteviktigt att från början ha en bra dialog.

Man ska inte känna och man behöver inte ta det på ett sätt

att man pekar ut eller att man liksom lägger nån skam i det

hela, utan personen är ju där för att lära sig och lära upp,

så att ta den dialogen direkt.

Jag har ju haft arbetsgivare som har personer anställda i ett

halvår eller praktik eller så där, och där det sedan framkommer

att den här personen går i godan ro att allt fungerar bra, så

visar det sig att arbetsgivaren inte alls tycker att det funkat bra

för att man har inte förstått sig på kulturen eller

arbetsvillkorens innebörd och sånt där, och vill ändå inte

ta den dialogen med personen så att det kan bli någonting att

nyttja framåt. Och det blir jättefel. Man måste ta det från

början, för att man måste ju också se till verksamheten.

Det är ingen som vinner på att en person jobbar på och tror

att man ska göra på ett visst sätt, fast det blir fel, och inte får

den återkopplingen. Så återkoppla, ge feedback.

Men se till att ha det konstruktivt också, så att man lär sig av

den återkoppling som ges.

(Ellinor)

Jättebra. Våga och gör det avdramatiserat.

(Jennie)

Ja, precis.

(Ellinor)

Sedan coronapandemins start 2020, så ökar ju arbetet

hemifrån extremt mycket. Precis som du var inne på tidigare.

Och det har ju också gjort att introduktion av nyanställda sker

alltmer på distans. Jag skulle vilja att vi avrundar det här

avsnittet med några tips ifall man introducerar nån som inte

befinner sig på samma plats som en själv. Jag tänker att vi

ska börja med att lyssna till Marcus Lundqvist igen.

(Marcus)

Något som är en utmaning nu för tiden är ju det här med

att introducera någon på distans. Alltså, hur får du någon

att känna sig välkommen när man kanske sitter och gör sina

introduktionspass hemifrån? Man kanske har två

introduktionspass på en arbetsdag på åtta timmar. Vad fyller

man då de andra timmarna med under den dagen, som man

vanligtvis kanske hade spenderat genom att skugga någon

eller att träffa personer i fikarummet, eller vad som helst?

Därför tror jag det är viktigt att man även har en plan för hur

man introducerar någon in i de sociala sammanhangen. Alltså,

genom täta check-ins med sin nyanställde, eller med spontana

fikor digitalt. Att på något sätt försöka förmedla den kultur

som ändå finns på bolaget, fastän man gör det på distans då,

tror jag är minst lika viktigt att ha en plan för, som att faktiskt

lära sig sina nya arbetsuppgifter, då det är en utmaning

när vi alla jobbar hemifrån.

(Jennie)

Han är ju inne på något jätteviktigt. Och det är ju det här

med att skapa ett socialt sammanhang för de nyanställda.

Där tror jag att det är viktigt att man som chef uppmuntrar

kollegorna att ta kontakt med den nyanställda. Att man kanske

hittar ett substitut för de här småpauserna som annars

förekommer när man är inne på plats. När man kanske

stannar till vid kaffemaskinen och småpratar lite.

Man går förbi någons rum och säger hej, eller man kanske

jobbar i en butik och har möjlighet att snacka medan man gör

grejer och ställer i ordning och sånt där. Så att det är

jätteviktigt att man hittar substitut till det . Det kan vara att man

bara bokar in ett litet digitalt möte, 15-30 minuter. Att man

bara liksom tittar in och säger hej och frågar hur det går

eller lär känna varandra. Man kanske kan be alla

medarbetarna att få in en 10-15 minuters lära känna-tid.

Man kan också göra så att man vid ett APT eller så ber

kollegorna att presentera varandra. Genom att göra det så kan

det säkert bli en del skratt, och då blir det lättare för den

nyanställda att hänga med i de här skratten och dialogerna

när det är någon annan som har pratat om den kollega som

sitter där eller där. Så att det är verkligen jätteviktigt.

För det skapar ett mervärde i längden för de nyanställda.

(Ellinor)

En sak som du nämnde nu, vill jag verkligen poängtera,

för att det är så viktigt. Du sa att man kunde också höra av sig

och bara liksom stämma av. Det tror jag verkligen. Just att

"tänk nu att den här personen sitter ju på distans, kanske

hemma eller någon annanstans, själv. Att du hör av dig.

Vänta inte. Medarbetaren vet ju att hen kan höra av sig om

hen har frågor, men förekom. 'Hej, jag ville bara checka av

och kolla hur det går för dig. Hur känns det?'"

Bara det lilla, tror jag också. Jag håller med, verkligen.

Det gör nog stor skillnad.

(Jennie)

Ja, och där tror jag också att istället för att mejla och fråga när

man har någon undran eller så, ringa upp personen på Skype

eller vad det är för typ av digitalt verktyg man använder för

chattfunktion. Och om det funkar, ha ett videosamtal.

Sätt igång videon, se till att se varandra, prata. Det blir också

lättare att se hur den andra personen mår.

Man kan göra så himla mycket med de här digitala verktygen.

Man kan ju också, som han var inne på, kanske skugga

någon. Men det kan du göra. Dela skärmen och låt den andra

sitta och titta på. Vad är det du gör? Då blir det också lättare

för den att förstå systemen och hur de hänger ihop och hela

den biten. Du kan ju ha en skyddsrond via datorn, genom

att dela kartan över lokalen. Då får du nästan till och med

en bättre överblick än om du står i lokalen rakt upp och ner.

"Här är den, och sen går vi bort hit och här har du

den brandsläckaren."

Har du en karta över lokalen, så ser du hur de förhåller sig till

varandra och var nödutgången är och var brandsläckare,

brandfilt och ficklampa och allting sånt finns. Det kan till

och med finnas fördelar, faktiskt, med det digitala. Precis som

att du kan ha en introduktion som består av inspelade filmer på

hur olika saker fungerar, eller där andra presenterar sig.

Då kan den nya spola tillbaka och lära sig i sin egen takt.

Så det finns faktiskt många fördelar med distansbiten.

(Ellinor)

Vad smart. Och kom också ihåg arbetsmiljöansvaret.

För det gäller ju även hemma hos medarbetaren.

(Jennie)

Ja, så är det. Det är där videosamtalen kan göra jättemycket.

För det är mycket lättare för en chef eller medarbetare, som

sagt, att se den andra. Man ser hur den mår och så vidare.

Och det är ju faktiskt så att vi har ett arbetsmiljöansvar för

varandra, så det är inte bara chefens uppgift. Utan som

kollega är du skyldig att reagera och agera om man märker

att en kollega mår dåligt.

Så att det är jätteviktigt att tänka på de bitarna och se till

att det finns förutsättningar för personen att jobba hemma

när det gäller ergonomi också. Att det är liksom bra miljöer.

Att det finns extra tangentbord och såna saker.

Till och med skärmar.

(Ellinor)

Precis. Om man behöver teknisk support, så kanske det

finns någon att kontakta också. Och vem är det, i sånt fall?

Så att man får den typen av information också.

(Jennie)

Ja, exakt. Där är det ju många som behöver tänka på att

man har en automatisk anslutning till det nätverket när man

jobbar hemma. För att de som sitter på den tekniska supporten

ska kunna komma åt datorn om man själv inte kommer in

i den. Det är också jätteviktigt, men det är det inte alla

som tänker på.

(Ellinor)

Nej. Ja, nu har vi fått ett helt gäng med tips för att lyckas med

introduktionen. Stort tack till Marcus, Thomas och till dig,

Jennie, för att du delade med dig av alla dina tips.

(Jennie)

Tack själv. Vad kul att vara med.

(Signaturmelodi)

(Ellinor)

Du har lyssnat på Arbetsförmedlingens arbetsgivarpodd

med Jennie Wennerhav och mig, Ellinor Wassberg.

I avsnittet hörde du också Thomas Svensson och

Marcus Lundqvist. Tekniker för avsnittet var P-G Nordström.

Vill du höra hur du lyckas med handledarbiten av

introduktionen? Lyssna på vårt poddavsnitt "Handledning på

arbetet" som släpptes våren 2019. Kom ihåg att prenumerera

på podden för att ta del av nästa avsnitt.

Det här avsnittet producerades våren 2021.

(Signaturmelodi)